Dans les modules précédents, nous avons discuté des différentes catégories de griefs, des différents niveaux des diverses procédures de règlement des griefs, des secteurs de compétence et de la transmission des griefs. Pendant ces discussions, nous avons appris que les griefs doivent être présentés et transmis dans des délais prescrits et que la consultation doit avoir lieu dans ces délais, à moins qu'une prolongation des délais ne soit convenue.
Si certains griefs se règlent au stade de la plainte ou au premier palier de la procédure de règlement des griefs, ce n'est malheureusement pas ainsi que les choses se passent la plupart du temps. Lorsqu'il n'a pas été réglé à la satisfaction du plaignant-e au premier palier, le grief est habituellement transmis aux paliers successifs de la procédure de règlement des griefs jusqu'à ce que la question soit réglée de façon satisfaisante ou jusqu'à épuisement de tous les paliers. Comme la plaignante ou le plaignant peut être représenté-e aux divers paliers par jusqu'à cinq représentants différents de l'agent négociateur, il est de la plus haute importance que le dossier de grief soit bien documenté et bien organisé.
SE RÉFÉRER À L'EXEMPLE DE DOSSIER DE GRIEF FOURNI AVEC LE MANUEL DES PARTICIPANTS
Les dossiers de grief qui sont incomplets, mal organisés ou en désordre entraînent des retards dans la présentation du grief, retardent la justice pour la plaignante ou le plaignant et diminuent les chances de succès dans la procédure de règlement des griefs. En outre, ces retards peuvent parfois créer des difficultés indues pour la plaignante ou le plaignant, surtout dans les cas de perte de revenu ou d'emploi.
Ainsi, il est de la plus haute importance que le / la représentant-e à chaque palier de la procédure de règlement des griefs veille à ce que le dossier soit maintenu en ordre afin de réduire au minimum les problèmes et retards éventuels.
Dossier de grief physique
Voici une méthode proposée d'organisation du dossier de grief pour assurer l'uniformité à tous les paliers et obtenir tous les avantages possibles.
1. Il faut conserver chaque grief avec la documentation connexe dans des chemises portant le nom du plaignant-e, le numéro du grief et la nature du grief.
2. CONTENU
Nous suggérons de fixer le contenu du dossier à l'aide d'attaches ACCO.
2(1) CÔTÉ GAUCHE DE LA CHEMISE
Sur le côté gauche intérieur de la chemise, il faut agrafer les documents et les renseignements suivants :
a) LA FORMULE DE PRÉSENTATION DU GRIEF
La formule de présentation du grief doit être bien remplie. De nombreuses formules de présentation que nous recevons sont illisibles; par conséquent, nous recommandons fortement d'écrire en lettres d'imprimerie ou de dactylographier tous les renseignements à inscrire sur la formule. La formule remplie doit renfermer au moins les renseignements suivants :
(i) le nom complet du plaignant-e;
(ii) l'adresse complète du plaignant-e (y compris le code postal);
(iii) les numéros de téléphone au travail et à la maison du plaignant;
(iv) la classification (groupe et niveau) du / de la plaignant-e (ce renseignement indique au / à la représentant-e quelle convention collective s'applique.)
(v) la section de travail du / de la plaignant-e;
(vi) le lieu de travail du / de la plaignant-e.
b) FORMULES DE TRANSMISSION
Toutes les formules de transmission des griefs doivent être dûment remplies. (Ces renseignements sont nécessaires lorsqu'on remplit les formules pour renvoyer un grief à l'arbitrage, vu qu'il faut inscrire sur les formules les dates auxquelles les griefs ont été présentés au premier et au dernier palier).
c) FORMULE D’AUTORISATION
Si le besoin se présente, la plaignante ou le plaignant peut remplir un formulaire d'autorisation autorisant un-e représentant-e syndical-e ou un-e agent-e des relations de travail du SEI ou des représentants de l'AFPC pour le / la représenter sur son grief et d'obtenir des documents en son nom.
d) RENONCIATIONS
Lorsqu'un-e plaignant-e choisit de renoncer au palier 2 ou 3 aux termes de l'article 18.08, ou lorsqu'il y a eu renonciation à d'autres paliers par consentement mutuel en vertu de l'article 18.16, il faut joindre une déclaration signée par la plaignante ou le plaignant, le / la représentant-e de la plaignante ou du plaignant et le / la représentant-e de l'employeur.
e) PROLONGATION DES DÉLAIS
Lorsque les délais pour la présentation ou la réponse ont été prolongés en vertu de l'article 18. 03 de la convention collective, il faut joindre une déclaration à cet effet portant la signature du / de la plaignant-e, du/de la représentant-e du / de la plaignant-e et du/de la représentant-e de l'employeur.
f) RÉPONSES
La réponse de l'employeur à chaque palier de la procédure de règlement des griefs doit être jointe; la réponse la plus récente doit être sur le dessus.
2(2) CÔTÉ DROIT DE LA CHEMISE
Sur le côté droit intérieur de la chemise, il faut agrafer les documents et les renseignements suivants :
a) TABLE DES MATIÈRES
La table des matières énumère la preuve documentaire et la présentation qui sera jointe du côté droit. Il n'est pas nécessaire d'inclure la table des matières des documents contenus sur le côté gauche de la chemise.
Pour permettre à chaque représentant-e syndical-e d'ajouter à la table des matières, il faut énumérer les documents par ordre chronologique, avec le plus vieux document-source en premier (au fond). Lorsque les documents sont organisés dans la chemise, cependant, il faut les verser au dossier en mettant le plus vieux au fond et le plus récent sur le dessus. Cela permet, aussi, au représentant du/de la plaignant-e aux paliers successifs d'ajouter à la preuve documentaire sans avoir à réassembler le dossier de grief chaque fois qu'il reçoit de l'information. La table des matières doit préciser ce qui suit :
(i) la nature du document;
(ii) l'auteur
(iii) le destinataire
(iv) l'objet
(v) la date
b) FORMULAIRE D’ACTIVITÉ
Liste des événements dans lesquels la "date", l’"action" et le "document" est enregistré dans un ordre chronologique.
c) DÉCLARATION DE LA PLAIGNANTE OU DU PLAIGNANT
Ce sommaire doit renfermer les renseignements suivants :
- le nom complet du/de la plaignant-e;
- le titre du poste du/de la plaignant-e;
- les noms et numéros de téléphone au travail et à domicile du/de la représentant-e;
- les faits pertinents au grief;
- les arguments avancés par la plaignante ou le plaignant et (ou) la représentante ou représentant du/de la plaignant-e;
- la preuve documentaire pertinente (citez les politiques, les procédures, les articles, les lois, etc.)
- les noms, les adresses, les numéros de téléphone des témoins et la relation des témoins, le cas échéant, avec la plaignante ou le plaignant (c.àd. collègue, médecin, etc.);
- les déclarations des témoins, le cas échéant;
- la déclaration du/de la plaignant-e et
- la position de l'employeur.
Souvent, la réponse de l'employeur ne reflète pas sa position initiale.
d) PREUVE
La preuve mentionnée dans le sommaire doit être incluse dans le dossier. Cette preuve documentaire pourrait être formée de :
(i) déclarations écrites;
(ii) correspondance connexe;
(iii) politiques;
(iv) procédures écrites;
(v) copies de demandes de remboursement, reçus, etc.; ou
(vi) tous autres documents pertinents.
(Cette preuve documentaire doit aussi être jointe par ordre chronologique, les documents les plus récents étant sur le dessus.)
3. GRIEFS COLLECTIFS
Il faut également suivre la procédure suivante pour organiser les griefs collectifs :
- Lorsque l’Agence a attribué un seul numéro de grief pour le grief collectif, il faut joindre une liste des plaignants par ordre alphabétique rigoureux à la formule de présentation du grief et du côté droit du dossier.
- Lorsque l’Agence a attribué des numéros de griefs individuels, il faut joindre une liste des plaignant(e)s par ordre numérique du côté droit du dossier.
4. RENVOI RAPIDE DES GRIEFS
Au moment de la transmission d'un grief à chaque palier successif, il faut respecter rigoureusement les indications qui suivent :
1) le dossier doit être organisé selon la description donnée au numéro 2 ci‑dessus,
2) il faut photocopier le dossier pour le cas où il se perdrait en cours de route ou pour le cas où le / la représentant-e du / de la plaignant-e aux divers paliers aurait besoin d'information sur un document particulier ou aurait besoin de se reporter à un document particulier, 3) le dossier original doit être transmis immédiatement au représentant au palier suivant, en personne, par la poste ou par messager, avec une lettre d'accompagnement dûment datée.
5. GÉNÉRALITÉS
Il faut remettre des copies de cette procédure proposée aux représentant(e)s responsables de la représentation au grief à tous les paliers des procédures de règlement des griefs.
DOSSIER DE GRIEF NUMÉRIQUE
Maintenant que nous vous avons montré notre méthode d'organisation d'un dossier de grief physique, nous allons vous donner nos suggestions pour un dossier de grief numérique. Avec un dossier de grief physique, nous avons un côté gauche et un côté droit. Afin d'obtenir ce résultat avec un dossier numérique, nous suggérons de numéroter les documents du côté gauche comme indiqué ci-dessous. En numérotant de la manière suggérée, ces documents resteront toujours en tête du dossier numérique.
Numérotation des dossiers de griefs numériques
01. Couverture du dossier de grief / Détails du membre (à l'usage exclusif du Bureau national)
02. Formulaire de présentation d'un grief
03. Réponse du 1er palier
04. Transmission du 2e palier ou choix de renoncer au 2e palier ou demande de renoncer au 2e palier
05. Réponse du 2e palier
06. Transmission du 3e palier ou choix de renoncer au 3e palier ou demande de renoncer au 2e palier
07. Réponse du 3e palier
08. Transmission du 4e palier
09. Réponse au palier final
10. Formulaire d'examen du dossier de grief (à l'usage exclusif du bureau national)
Tous les documents du côté droit peuvent être placés dans le fichier numérique par ordre alphabétique.