Procès-verbal de la réunion du Sous-comité des changements technologiques

ENTRE L’AGENCE DU REVENU DU CANADA ET LE SYNDICAT DES EMPLOYÉ(E)S DE L’IMPÔT 

PARTICIPANTS

Direction                                                      Syndicat

Rick Leigh                                                     Doug Gaetz
Ted Gallivan                                                 Pierre Mulvihill
Heather Dewar                                             Denis Lalancette
Brenda Watkins                                            Brian Oldford
Joanne Heidgerken                                     Gary Esslinger
Lynn Livingston
Nathalie Sawyer
Leanne Given

MOT D’OUVERTURE

M. Doug Gaetz, vice-président régional, région de l’Atlantique, et coprésident du syndicat, souhaite la bienvenue à tous les participants de la réunion. Il demande à ce que le procès-verbal tienne compte du fait que les mises à jour écrites ne feront plus partie de l’ordre du jour, étant donné que les discussions seront plus représentatives du premier mandat du Comité des changements technologiques. Le SEI s’attend à une réunion productive.

M. Rick Leigh, sous-commissaire adjoint, Direction générale des services de cotisation et de prestations, et coprésident de la direction, souhaite également la bienvenue aux participants. Il souligne le bon travail accompli par le Comité, ainsi que la relation de travail solide établie au fil des années. À cet égard, la direction approuve la demande du syndicat consistant à supprimer les mises à jour écrites.

PROJET PILOTE DE L’ÉQUIPE DE COMPTABILITÉ TACTIQUE

La direction indique que le projet pilote de l’Équipe de comptabilité tactique (ECT) a été mis sur pied afin de mieux servir les grandes entreprises et les entreprises complexes qui ont un nombre important de numéros d’entreprise (p. ex., de 500 à 600 NE).

Le projet pilote a été lancé au début de 2012 et couvrira une période d’un an tout en ayant pour objectif de constituer de façon permanente des ECT en 2013­2014. Il est prévu qu’il y aura un besoin de 10 à 15 ETP au niveau SP-05 dans le cadre du projet pilote. S’il est déterminé qu’il y a un besoin d’examiner les descriptions de travail, étant donné la complexité du travail, la direction s’assurera que le SEI a été consulté.

La direction fait également remarquer que l’introduction des ECT créera un effet subtil à l’Administration centrale (AC). Par le passé, les employés à l’AC ont consacré 10 à 20 % de leur temps à travailler sur les cas complexes; en raison de l’introduction des ECT, ils consacreront tout leur temps au soutien des bureaux locaux. De plus, il n’y aura aucune incidence sur les ressources humaines à la suite des changements.

MON DOSSIER POUR LES PARTICULIERS – IMPÔT SUR LE REVENU ET PRESTATIONS

La direction mentionne que l’équipe de Mon dossier collabore avec les autres initiatives électroniques, telles que la livraison électronique et les documents électroniques, afin d’appuyer la mise en œuvre et le déploiement de ces efforts. De même, l’équipe travaille à la mise à jour sur le visionnement de Mes dossiers afin de satisfaire aux exigences en matière d’accessibilité établies par le Conseil du Trésor à la suite de l’affaire Jodhan.

En février 2012, plusieurs changements ont été intégrés à la sous-application des Prestations, et tous ont eu une incidence sur l’utilisation par les clients par opposition à l’utilisation par les employés à l’Agence. Certains des changements comprennent la fonctionnalité Changer mon état civil, la mise en œuvre des lignes directrices sur la Normalisation des sites Internet à la sous-application en ligne de « Prestations pour enfants et familles » et la demande en ligne de prestations. Des changements supplémentaires sont prévus pour mai 2012, y compris l’accès à la Prestation Trillium de l’Ontario et au Supplément scolaire du Nouveau-Brunswick. De même, la sous-application en ligne de « Prestations pour enfants et familles » ajoutera une fonctionnalité qui informera les clients des raisons pour lesquelles ils ne sont pas admissibles aux crédits pour la TPS/TVH. On prévoit qu’aucun des changements n’aura pas une incidence sur les ETP.

Le syndicat demande des détails supplémentaires sur les progrès réalisés quant à la mise à jour des outils en ligne afin de satisfaire aux exigences en matière d’accès pour les personnes handicapées. De plus, le syndicat se dit préoccupé au sujet du nombre de mesures de libre-service accessibles en ligne et des incidences possibles sur les ressources humaines pour les employés des centres fiscaux.

La direction explique que d’autres détails seront fournis au cours de la discussion sur les Services en ligne sécurisés ultérieurement dans l’ordre du jour. En ce qui concerne la deuxième question, la direction indique que l’élaboration prévue concernant Mon dossier pour les particuliers pour les six à douze prochains mois est minime. Il n’y a pas de renseignements disponibles permettant de mettre en corrélation une augmentation des données en ligne avec une réduction des appels téléphoniques; en effet, un certain nombre de demandes de renseignements deviennent plus complexes. De plus, la direction mentionne que les centres fiscaux comptent beaucoup sur les employés nommés pour une période déterminée; par conséquent, on pourra gérer toute incidence en modifiant le nombre et la durée des contrats à durée déterminée.

Le syndicat affirme que, dans le passé, l’« incidence » renvoyait au nombre total d’employés, nommés pour une période déterminée et indéterminée, touchés par un changement donné plutôt que les ETP, ce qui pourra concerner un plus grand nombre de personnes.

La direction reconnaît le point de vue du syndicat et cherchera à préciser la terminologie lorsqu’elle renvoie aux incidences sur les ressources humaines.

MON DOSSIER D’ENTREPRISE

La direction affirme que Mon dossier d’entreprise est un portail qui permet aux entreprises d’avoir accès à un certain nombre de services. L’Agence a constaté une augmentation importante du nombre d’entreprises qui ont accédé au portail au moins une fois. De récentes mises à jour sur le portail comprennent ce qui suit : Mes Demandes de renseignements, un service qui permet à un contribuable de présenter des questions au sujet des cotisations et de recevoir une réponse écrite; la fonctionnalité « Changement d’adresse »; le Centre de messages, un produit de substitution électronique pour l’envoi postal de documents; et « Produire une demande de remboursement », qui permet aux entreprises de produire une demande de remboursement de la TPS par voie électronique. La portée des services dans Mon dossier d’entreprise s’élargit étant donné que l’ARC recommande d’utiliser les services aux contribuables.

Un examen manuel supplémentaire a également été mis sur pied dans le processus afin de s’assurer que les renseignements fournis sont exhaustifs et précis. Par conséquent, alors que le besoin des travaux relatifs à la saisie des données diminuera, les travaux d’examen augmenteront.

Le syndicat fait remarquer que la direction s’est précédemment engagée à examiner si on prévoit que les taux de participation augmenteront et si l’Agence a tenu compte des incidences éventuelles sur les ressources humaines découlant de l’initiative.

La direction s’efforcera de fournir plus de détails concrets à une date ultérieure concernant les incidences sur les RH, mais mentionne que, comme pour Mon dossier pour les particuliers, l’utilisation accrue des outils de libre-service réduit souvent le besoin en employés dans un secteur, mais crée un besoin dans les autres. Pour cette raison, les incidences complètes sur les ressources humaines sont difficiles à évaluer. En ce qui concerne les taux de participation, la direction affirme qu’elle souhaiterait voir toutes les déclarations initiales présentées par voie électronique au cours des trois prochaines années.

Le syndicat demande à la direction d’envisager de fournir la formation qui permettra aux SP-01 et aux SP-02 de réussir la transition de travailleurs chargés du traitement à travailleurs du savoir.

SYSTÈME DE VÉRIFICATION DES COMPTES DE FIDUCIE

Tel qu’il a été discuté à la dernière réunion du Sous-comité des changements technologiques, le Système de vérification des comptes de fiducie (SVCF) n’est plus appuyé par la Direction générale de l’informatique (DGI); le nouveau modèle sera tenu à jour par la DGI et aura éventuellement l’avantage d’être en mesure d’établir un lien avec les autres systèmes. Le nouveau système a été renommé Outil de l’observation des comptes de fiducie (OOCF) afin d’éviter toute confusion.

La direction en est aux étapes finales de la mise à l’essai de l’OOCF à l’AC. Une fois que l’outil est stabilisé, la prochaine étape consistera à mettre le système à l’essai. Halifax, Québec, Toronto-Nord, Winnipeg et Burnaby-Fraser font partie des sites sélectionnés pour le projet pilote. La direction prévoit la mise en œuvre de l’OOCF d’ici avril 2013. On prévoit que la formation à l’intention des employés durera un à deux jours.

Le syndicat demande si les employés sélectionnés pour le projet pilote utiliseront le système pour travailler sur les dossiers. Le SEI fait également part des rumeurs dans les bureaux locaux concernant les retards.

La direction confirme que les participants du projet pilote utiliseront le nouveau système pour traiter leurs dossiers. Alors que la direction reconnaît les retards, de bons progrès ont été réalisés et la date de début du projet pilote a été prévue pour septembre 2012. On a consacré plus de temps à la mise à l’essai à l’AC que ce qui était prévu initialement afin de s’assurer que le produit est stabilisé avant le projet pilote.

La direction informe le syndicat que des détails supplémentaires seront fournis une fois que le projet pilote sera mis en œuvre.

DEMANDE DE PRESTATIONS AUTOMATISÉE

La direction indique que la Demande de prestation automatisée permettra aux nouvelles mères de présenter une demande de prestations pour enfants par l’entremise de leur bureau provincial de l’état civil lorsqu’elles remplissent le formulaire d’enregistrement de la naissance. Un formulaire pourra être utilisé pour plusieurs fonctions, tel que présenter une demande de prestation fiscale pour enfants. La nouvelle fonctionnalité sera éventuellement affectée à toutes les provinces en commençant par l’Alberta au cours des prochaines semaines, ainsi que Terre-Neuve-et-Labrador et le Nouveau-Brunswick en 2013. La nouvelle fonctionnalité a également été ajoutée afin de mettre à jour les changements d’adresse de la mi-année.

L’analyse des incidences sur les ressources humaines (AIRH) initiale menée en 2009 indique qu’il n’y aura aucune incidence sur les employés permanents. Grâce à l’ajout de la nouvelle fonctionnalité, la direction prévoit une diminution du nombre global d’ETP parce que moins de demandes ont été marquées aux fins d’examen, entraînant ainsi moins de travail pour les employés. L’AIRH sera mise à jour afin de tenir compte de ces changements.

Le syndicat se dit préoccupé au sujet des incidences possibles sur les employés et demande quand il peut espérer avoir les chiffres mis à jour.

La direction affirme qu’il n’a pas de délai en ce qui concerne la mise à jour des renseignements; toutefois, on fournira au SEI les données révisées. Elle mentionne ensuite que les effets cumulatifs sur le nombre d’ETP depuis 2009 sont de 54. Cela comprend les changements de taux de naissance, la fonctionnalité du changement d’adresse, ainsi que l’ajout de provinces. Même s’il y a une augmentation, elle ne s’attend pas à ce qu’elle soit importante.

Le syndicat indique que même la plus petite incidence est considérée comme importante.

MODERNISATION DU SYSTÈME D’IDENTIFICATION DES REPRÉSENTANTS DES CONTRIBUABLES  

La direction affirme qu’une présentation électronique a été intégrée aux formulaires T1013. Parallèlement, un programme de surveillance a été mis en œuvre afin d’examiner les présentations électroniques reçues. Par conséquent, les ETP qui ont précédemment traité les présentations du formulaire T1013 travailleront désormais dans le programme de surveillance. La direction ajoute que, même si le type de travail a changé, le nombre d’ETP demeure le même.

Le syndicat demande si les employés qui étaient chargés du traitement du travail assumeront également des fonctions de surveillance ou si on aura besoin de différents employés. En d’autres mots, les employés conserveront-ils les mêmes descriptions de travail?

La direction explique que le traitement a été généralement effectué au cours des périodes de pointe, alors que les travaux de surveillance seront effectués de mai à octobre. En règle générale, les employés passent d’un type de charge de travail à un autre, au besoin. La direction est responsable de la gestion du circuit de travail, mais ajoute qu’il n’y a aucune raison que les mêmes employés ne puissent pas exécuter les fonctions, étant donné qu’ils sont passés par diverses charges de travail. Elle examinera la question du SEI concernant la description de travail et reviendra au syndicat.

SERVICES EN LIGNE SÉCURISÉS

La direction mentionne qu’à la suite de la Vérification des services transactionnels menée en 2008, la Direction générale des services de cotisation et de prestations (DGSCP) a été chargée de coordonner, d’élaborer et de diriger une stratégie pour les services en ligne de l’ARC.

La direction fournit au syndicat une présentation sur les Services en ligne sécurisés (SELS) qui met en évidence le contexte, l’approche, la stratégie, les principes et les prochaines étapes, y compris les documents électroniques, la livraison électronique et les paiements électroniques.

La direction fait remarquer que le comité des SELS forme la structure de gouvernance. Il était dirigé par la DGSCP et comprend toutes les directions générales opérationnelles, ainsi que la Direction générale de l’informatique et la Direction générale des affaires publiques.

On s’attend à ce que les incidences sur les ressources humaines qui découlent des offres de nouveaux services soient gérées principalement au moyen des départs naturels; cependant, la situation continuera d’être surveillée.

La direction propose de retirer les mises à jour de Mon dossier de l’ordre du jour, étant donné que l’élaboration est actuellement axée sur les solutions des nouveaux SELS. Un certain nombre de divers services en ligne pourront être abordés au moyen des discussions au sujet des SELS. Les mises à jour de Mon dossier d’entreprise se poursuivront normalement.

Le syndicat tiendra compte de la demande de la direction et lui reviendra avec une réponse. Le syndicat demande à ce que la direction tienne le comité informé des incidences sur les RH dès que plus de renseignements sont disponibles. La direction accepte.

Le syndicat demande si l’utilisation de différents appareils, tels qu’un BlackBerry ou un iPad, nécessitera un traitement différent en ce qui concerne les services.

La direction indique que la priorité a été l’accès aux services par ordinateur. Aucune analyse n’a été menée en ce qui concerne les autres types d’appareils.

Restructuration des systèmes T1

La direction mentionne que, depuis la dernière mise à jour, le nom du projet a été officiellement changé à Restructuration des systèmes T1 afin de s’assurer de l’uniformité avec la présentation au Conseil du Trésor. La Restructuration des systèmes T1 était une partie de la Direction de la transformation opérationnelle, Direction générale des services de cotisation et de prestations.

La Restructuration des systèmes T1 s’harmonise avec les activités relatives aux Services en ligne sécurisés et s’appuiera sur la charge de travail des SELS. Elle est actuellement à l’étape de lancement de projet; par conséquent, il est prématuré de discuter des incidences sur les RH. La direction tiendra le SEI informé dès que plus de renseignements seront disponibles.

La direction fournit au SEI une présentation et discute des points clés, tels que le contexte, le but du projet, les hypothèses, les facteurs clés, la portée, les consultations avec les intervenants, ainsi que la vision.

Le syndicat demande à savoir qui a été consulté au cours des visites aux CF et comment le message concernant les séances a été diffusé.

La direction répond que le syndicat est au courant de la situation et y est engagée. De plus, les représentants du SEI ont été invités à participer aux présentations, mais ils ne pourront pas confirmer une présence précise. Le message a été envoyé aux directeurs et a été communiqué aux équipes.

Le syndicat fera le suivi auprès de leurs représentants locaux afin de déterminer qui a participé à ces séances; cependant, il suggère qu’on mette davantage l’accent sur l’enregistrement de ceux qui ont participé à la séance. Il a ensuite précisé que la principale question consiste à déterminer si l’invitation a été élargie au syndicat, plutôt que de déterminer si le SEI y a participé.

La direction apprécie la suggestion du syndicat et s’efforcera de vérifier si les représentants syndicaux ont participé soit aux séances à l’AC, soit aux séances de consultation au préalable.

Le syndicat demande si la direction informera de l’éventualité que d’autres réunions se tiennent à Ottawa, étant donné qu’il souhaiterait informer ses délégués et représentants syndicaux. Il affirme également que la direction s’est engagée à examiner si les rapports sur la rétroaction peuvent être communiqués au syndicat.

La direction reconnaît la suggestion du syndicat et affirme qu’il n’y a plus d’autres séances de consultation prévues à ce moment-ci; cependant, elle s’attend à ce qu’il y ait des consultations continues tout au long du cycle de vie du projet une fois qu’il est approuvé par le président du Conseil du Trésor. De plus, un résumé des commentaires reçus a été consigné et il est prévu qu’au cours des prochains mois, le rapport sera achevé et communiqué au SEI, ainsi qu’aux directeurs des CF.

Le syndicat demande à savoir quand la présentation du plan de projet au président du Conseil du Trésor aura lieu.

La direction indique que le président doit accepter le rapport avant la fin de l’exercice. Son but est de présenter le document en octobre.

Le syndicat demande à la direction de fournir plus de renseignements au sujet de la possibilité de la production obligatoire par voie électronique.

La direction indique que la production obligatoire par voie électronique pourrait être une exigence dans l’avenir, possiblement à la suite des changements législatifs, mais que c’est une inconnue pour le moment.

MOT DE LA FIN

Le syndicat demande de quelle façon la direction proposera le traitement des engagements en cours pris lors des réunions des changements technologiques.

Les Relations de travail mentionnent que, dans la plupart des cas, les engagements préalables seront abordés par courriel avant la prochaine réunion programmée. Cependant, s’il y a des engagements restants dont on ne s'est pas encore occupé avant la prochaine réunion, la direction fournira un rapport d'état à ce moment-là.

La direction et le syndicat remercient tous les participants de leur présence et de leur participation.

Originale signée par Rick Leigh pour       Originale signée par Rick Leigh pour