Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et sécurité

DATE :                   Le 3 décembre 2015                   HEURE : De 13 h 30 à 16 h 00
ENDROIT :             Salle de conférence du 8e étage au 395, avenue Terminal, salle 8070

MOT D’OUVERTURE

Monsieur Doug Mason souhaite la bienvenue aux membres du comité à la dernière réunion de l’année et commence en confirmant que madame Andrea Holmes remplacera madame Debbie Ferguson pendant la réunion. Monsieur Mason mentionne qu'il était heureux d’examiner le Rapport annuel sur la santé et sécurité au travail (SST) et le travail accompli au cours de la dernière année. Plus particulièrement, il souligne qu'il est heureux de constater une baisse du nombre de blessures de nature ergonomique en 2013­2014 et profite de l'occasion pour reconnaître le travail accompli jusqu'à maintenant quant au progrès du Programme d’ergonomie de l’Agence.

Monsieur Mason reconnaît également que le travail se poursuit dans plusieurs dossiers clés, y compris la norme psychologique, les procédures de la violence en milieu de travail, les communications avec les comités de santé et sécurité, la formation en SST, de même que l’accueil et l’intégration des employés.

Monsieur Doug Gaetz exprime sa reconnaissance à l’Agence pour la participation de celle-ci à la Conférence nationale du Syndicat des employé(e)s de l'impôt (SEI) sur la santé et la sécurité au travail qui s'est tenue à Ottawa du 6 au 8 novembre 2015. Il remercie particulièrement monsieur Claude Tremblay et madame Jaime Robinson pour leur participation et indique que leurs présentations ont été très bien reçues par les participants.

Avant que monsieur Mason ne prenne la parole pour présider la réunion, madame Diane Lorenzato profite de l’occasion pour remercier les membres de leur travail jusqu’à maintenant et mentionne qu’elle est impatiente de travailler en collaboration afin d’élaborer le plan de travail du comité pour la prochaine année.

1. PROMESSE DE CONFORMITÉ VOLONTAIRE (PCV) ET DIRECTIVES

On fournit une mise à jour au CNOSS sur la promesse de conformité volontaire (PCV) qui a été reçue par le bureau situé à Windsor dans l’édifice Paul Martin. La PCV est liée à une plainte présentée par un employé au sujet de l’état de la façade de l'édifice.

Les membres du comité sont informés que, le 23 septembre 2015, l’agent de santé et de sécurité (ASS) d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) a émis une PCV. La PCV indiquait que l’employeur n’avait pas cerné et évalué les risques dans le milieu de travail, surtout ceux propres au milieu de travail situé au 185, avenue Ouellette à Windsor, en Ontario. On informe le CNOSS qu’une réponse à la PCV a été fournie à l’ASS le 16 octobre 2015.

La réponse indiquait qu’une ébauche du programme local de prévention des risques avait été préparée afin que la direction puisse travailler avec le comité local de santé et sécurité en vue de cerner et d’évaluer les risques propres au milieu de travail. De plus, la réponse indiquait que la date d'achèvement prévue du plan d'action est le 15 avril 2016. L'ASS confirme qu'aucun autre renseignement n'est requis pour le moment et que le dossier est actuellement fermé jusqu'à ce qu'un suivi ait lieu après la mise en œuvre du plan d'action.

À la suite de la mise à jour, les représentants des employés expriment leurs préoccupations continues concernant l’état global de l’immeuble, y compris les problèmes d’entretien continus ainsi que le délai quant à la communication des renseignements. Les membres profitent aussi de l’occasion pour discuter du lancement de l'offre de Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC) de réparer la façade de l’édifice et conviennent que tout problème d’entretien signalé au site de Windsor devra être traité rapidement.

2. PROGRAMME DE SST DE L’Agence du Revenu du Canada (ARC)

Rapport annuel sur la santé et sécurité au travail

On présente un aperçu du rapport annuel sur la SST de 2014­2015 au CNOSS. Le rapport, qui a été communiqué au Conseil de direction le 9 septembre 2015, et aux membres du comité le 30 novembre 2015, présente certains des principaux progrès du programme par rapport à l’année dernière, y compris les suivants :

• la mise en œuvre et la communication de diverses modifications à la partie II du Code canadien du travail;
• le lancement, en décembre 2014, de la formation à l’intention des employés sur place qui effectuent des visites hors sites;
• l’examen des instruments de politique d’entreprise au moyen de l’exercice de simplification des politiques et du plan d’action de l’Analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM), ainsi que l’élaboration de diverses procédures normales d’exploitation (PNE) et de procédures de travail sécuritaires (PTS); et
• l’amélioration de la capacité de surveillance de l’Agence à l’aide du lancement de l’outil d’établissement de rapports électronique pour les activités du comité de santé et sécurité.

Le rapport comprend aussi un résumé de la directive reçue par l’Agence concernant le Bureau des services fiscaux (BSF) de Windsor, qui a déjà été fourni au CNOSS, de même que les deux cas de non­conformité émis en réponse aux préoccupations exprimées par le BSF de Winnipeg.

Les membres du comité reçoivent aussi un résumé de certains indicateurs de rendement clés de la SST, y compris les statistiques liées aux exigences législatives, à la formation, aux dépenses et aux blessures professionnelles énoncées dans le rapport. Le comité examine aussi les types d’accidents les plus courants ayant été signalés à l'Agence, dont ceux de nature ergonomique, environnementale et les glissades et les chutes. Voici quelques stratégies mises en place afin de protéger les employés :

• fournir à tous les employés un accès facile aux renseignements sur la prévention, comme l’outil d’autoajustement ergonomique, et la capacité de communiquer avec un coach en ergonomie;
• créer une nouvelle ressource Web (dont le lancement est prévu en janvier 2016) qui fournira des renseignements supplémentaires sur la prévention, une orientation et des liens aux ressources destinées aux employés et aux gestionnaires sur le groupe des blessures « environnementales »;
• mettre à jour le Rapport d’enquête de situation comportant des risques et les renseignements à l’appui et continuer d’y apporter des améliorations afin de faciliter l’établissement de rapports exacts sur les blessures et les maladies au travail; et
• travailler avec la Direction de la formation et de l’apprentissage afin d’élaborer un certain nombre de solutions sur SavoirFaire liées à la santé et à la sécurité, et explorer la possibilité d’inclure des renseignements sur la prévention des glissades et des chutes.

Les membres décident que le comité se concentrera sur la formation des employés au sujet des risques associés aux glissades et aux chutes. On convient que la Section nationale de la SST étudiera le travail que comprend l’analyse des données actuelles afin que les communications puissent être efficacement ciblées.

Norme psychologique

On fournit au CNOSS une mise à jour concernant la réunion du Groupe de travail sur la norme psychologique qui s’est tenue le 2 décembre 2015. Les membres se sont rencontrés afin d’examiner les résultats de l'analyse des données concernant le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux et d’en discuter, de même que de la façon dont le groupe poursuivra son activité. On s’accorde sur le fait que les membres étudieront l’exemple de l’outil de vérification, mais qu’ils doivent d’abord examiner le rapport du comité technique qui a été récemment remis au comité directeur sur la santé mentale en milieu de travail afin de déterminer les prochaines étapes.

Prévention de la violence en milieu de travail

À la suite de la réunion du groupe de travail du 2 septembre 2015, la Section nationale de la SST a intégré la rétroaction à l’ébauche du Guide de prévention de la violence en milieu de travail ainsi qu’à l’ébauche du formulaire servant à signaler les incidents de violence en milieu de travail. Une ébauche des procédures a été communiquée aux représentants des employés le 10 novembre 2015. Les membres du groupe de travail se sont réunis le 2 décembre 2015 afin d’étudier la dernière ébauche des procédures et du guide à la suite d'une ronde de consultation subséquente avec les intervenants.

Les représentants des employés réitèrent leurs préoccupations concernant le rôle d’observateur et, à la suite de discussions, le comité décide qu’un résumé de la rétroaction et des révisions apportées aux procédures sera communiqué aux représentants des employés. On convient également qu’entre-temps, le guide sera affiché après un dernier examen par les représentants des employés, alors que les procédures demeureront sous leur forme d’ébauche.

Sujets supplémentaires

Après les discussions sur la violence en milieu de travail, madame Dana­Lynne Hills confirme que la réunion du Groupe de travail sur le cadre d’atténuation des menaces pour les employés est reportée et que les représentants des employés fourniront des dates potentielles pour la prochaine réunion.

On convient également qu'une réunion sera organisée entre les représentants des employés et ceux de la Direction des biens immobiliers et de l’intégration des services afin de discuter des préoccupations continues concernant la Procédure de règlement des différends liés à l’environnement de travail physique, ainsi que la communication sur les petits électroménagers au travail.

Monsieur Mason indique que le comité attend une réponse au sujet de l’analyse de rentabilité de Sudbury concernant le retrait des noms d’employés des lettres aux contribuables pour certains programmes.

On confirme également que les représentants de la Section nationale de la SST et de la Division des négociations collectives, interprétations et recours se réuniront avec les représentants des employés pour discuter de leurs préoccupations au sujet du recours dans les politiques de l’ARC.

Enfin, monsieur Mason suggère que, dans le cadre du plan de travail, le comité envisage une proposition de Calgary d'utiliser des rappels automatiques pour les étirements en réponse aux préoccupations de santé associées au fait d’être assis pendant des périodes prolongées.

3. EFFICACITÉ DU COMITÉ LOCAL DE SANTÉ ET DE SÉCURITÉ

Fiche d’évaluation du Comité en milieu de travail

Un résumé des fiches d’évaluation de mi­année est fourni au CNOSS. Les fiches d’évaluation ont été envoyées aux régions le 27 novembre 2015 et aux représentants des employés le 30 novembre 2015.

On informe les membres que de façon générale, les résultats des fiches d’évaluation de mi­année sont positifs. Au niveau national, 99 % des comités sont en voie de satisfaire à l’exigence de se réunir neuf fois par année, et 91 % des comités ont satisfait à l’exigence de mener des inspections mensuelles. Le comité est informé que toutes les régions sont en voie de satisfaire à l’exigence de se réunir neuf fois par année, à l’exception d’un emplacement à l’Administration centrale pour lequel il manquait des données. En ce qui concerne les inspections mensuelles, la région du Pacifique et celle du Québec les ont toutes achevées, alors que la région de l'Atlantique, de l'Ontario et des Prairies les ont achevées à 90 %. L’Administration centrale est à 76 %; quatre de ses sites n’atteignent pas les objectifs.

Le CNOSS profite de l’occasion pour souligner la réussite continue de plusieurs régions quant à s’assurer qu’elles satisfont aux « exigences en matière de réunions » :

• les quatre dernières années pour la région de l’Atlantique;
• trois années pour la région des Prairies;
• les deux dernières années pour la région du Pacifique et celle du Québec.

On mentionne également que la région du Pacifique a maintenu un taux d'achèvement de 100 % en ce qui concerne ses inspections mensuelles, et ce, depuis 2014.

Lorsque l’on compare les statistiques d'une année à l'autre, le nombre de comités ayant satisfait aux exigences pour ce qui est du nombre de réunions annuelles et d'inspections mensuelles a continué à s’améliorer de façon globale sous la supervision du CNOSS. On informe les membres que les agents de santé et sécurité ont également été proactifs en encourageant l'utilisation de l'outil électronique Rapport sur la SST. Ils ont aussi effectué un suivi auprès des comités n’ayant pas satisfait à leurs exigences législatives à la mi­année.

On confirme aussi qu’au nom des coprésidents du CNOSS, un courriel sera envoyé après la réunion aux comités locaux qui n’ont pas satisfait à leurs exigences, leur rappelant leurs obligations imposées par la loi. On confirme que les sous-commissaires respectifs seront mis en copie conforme.

Initiative de formation des comités en milieu de travail

Le comité est informé que le lancement de la partie en ligne du cours est prévu avant la fin de 2015. L'examen technique du contenu français est achevé et la version définitive a été communiquée aux représentants des employés le 1er décembre 2015.

L’Unité 5 de la partie en classe a été communiquée aux représentants des employés le 29 octobre 2015 et les membres sont informés que la date prévue de la mise en œuvre du projet pilote est en janvier 2016.

Procédure normale d’exploitation pour les comités de santé et de sécurité et les représentants en matière de santé et sécurité

On informe le CNOSS que la procédure normale d’exploitation (PNE) a été approuvée et sera lancée le 17 décembre 2015. On confirme aussi que plusieurs documents connexes, y compris le guide du mandat du comité de santé et sécurité et le modèle de procès-verbal, seront mis à jour conformément à ce nouveau document.

On convient qu’un élément sera ajouté à un numéro futur du bulletin afin de préciser que les comités de santé et sécurité devront traiter les questions liées aux immeubles avec leurs représentants locaux des biens immobiliers.

Bulletin du Comité en milieu de travail

Le bulletin d’automne a été publié le 25 novembre 2015 et comprenait ce qui suit :

• un résumé des modifications au nouveau Règlement sur les comités d’orientation, les comités et les représentants en matière de santé et sécurité;
• des renseignements sur la prévention de la grippe;
• des astuces pour les comités concernant la planification annuelle des réunions et des inspections;
• des mises à jour apportées aux rapports sur la SST;
• un rappel qu’un formulaire manuel T4009 (pas une version en ligne) devrait être utilisé pour signaler les situations de violence en milieu de travail.

La parution du prochain bulletin est prévue en janvier 2016 et ciblera les nouveaux instruments de politique.

4. PRESTATION DES COURS DE L’ÉCOLE DE LA FONCTION PUBLIQUE DU CANADA

Monsieur Tim Olaveson, directeur de la Division de la politique et de l’analyse stratégiques en matière d’apprentissage de la Direction de la formation et de l’apprentissage (DFA), fournit au CNOSS une mise à jour sur la nouvelle approche à l’échelle de l’entreprise à l’égard de l’apprentissage à l’École de la fonction publique du Canada (EFPC).

Monsieur Olaveson explique qu’en mars 2014, un nouveau mandat a été établi pour l’EFPC et qu’à partir de maintenant, l'EFPC concevra et offrira une formation et un perfectionnement professionnel à l’échelle de l’entreprise à tous les fonctionnaires de l’ensemble des ministères et organismes. L’intention du nouveau modèle est de diminuer le chevauchement de la conception, de l’élaboration et de la prestation dans l’ensemble de la fonction publique. Parmi les avantages prévus de la transition vers un nouveau modèle de l’EFPC, on compte les suivants :

• le contenu des cours sera mis à jour par l’école afin de tenir compte des changements aux politiques;
• formation uniforme pour tous les employés et gestionnaires;
• économies associées à l’élaboration et à la prestation des cours;
• possibilités de réseautage dans l’ensemble des ministères et organismes.

Cette nouvelle approche d’apprentissage sera appliquée par étapes sur une période de trois ans, à compter de 2014­2015 et l’achèvement de sa mise en œuvre est prévu en 2016­2017. Par conséquent, l’ARC éliminera progressivement les cours de leadership et d’entreprise que l’EFPC compte offrir. Cela permettra à l’Agence de se concentrer sur une formation technique et propre à l’ARC.

On mentionne que l’EFPC a établi un partenariat avec le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCHST) afin d'offrir un large éventail de cours en ligne pertinents et à jour sur la santé et la sécurité. Ces cours hautement spécialisés ont été examinés par des représentants du personnel et des employeurs, tant du secteur public que du secteur privé. La DFA a dirigé un exercice de « concordance » avec plusieurs directions générales afin de comparer les cours de l’ARC à ceux offerts par l’EFPC. Une partie de cet exercice comptait un examen des cours de santé et sécurité offerts par l’EFPC.

Dans le cadre de l’exercice de concordance, une analyse du contenu des huit cours sur la santé et la sécurité au travail à l’ARC a eu lieu par des experts en la matière de la Section nationale de la SST. Les résultats préliminaires indiquent qu’une transition vers l’EFPC peut se faire pour trois cours. Il a été déterminé que les trois cours suivants sont des équivalents possibles et pourraient être transférés :

• Formation en santé et sécurité à l’intention des employés;
• Formation en santé et sécurité à l’intention des gestionnaires;
• Formation sur la prévention de la violence en milieu de travail.

Comme l’EFPC n’offre pas de cours équivalents à l’heure actuelle, voici les cinq cours restants qui continueront à être offerts à l'ARC :

• Formation sur la santé et la sécurité pour les membres du comité;
• Formation générale en premiers soins;
• Formation en DEA et recertification;
• Ergonomie au bureau : Outil d’autoajustement;
• Sensibilisation à la santé et à la sécurité pour les employés sur place.

On informe les membres que les employés seront informés avant la transition au moyen de communications de la part de la Direction générale des ressources humaines, et que le nouveau système d'accueil et d'intégration des employés sera établi afin d’associer facilement les employés aux cours requis.

Les membres profitent de l’occasion pour discuter de la question du cours de recyclage obligatoire pour la violence en milieu de travail. On confirme que la Section nationale de la SST examinera le nombre d’employés qui nécessitent un cours de recyclage aux fins de discussion à la prochaine réunion du CNOSS en mars 2015. Entre-temps, on mentionne que les employés qui souhaitent suivre le cours devront l’ajouter à leur plan personnel d’apprentissage (PPA) afin d’en discuter avec leur gestionnaire.

Finalement, on informe le CNOSS qu'avant la transition des cours vers l'EFPC, l'Agence s'assurera que toute question non résolue concernant le suivi et l'accessibilité en ligne des cours soit traitée.

5. TEMPS VIOLENT – ORIENTATION CONCERNANT LA FERMETURE DES IMMEUBLES

En 2014­2015, l’Agence a connu un nombre sans précédent de fermetures d’immeubles ou d’ouvertures retardées à la suite d'incidents liés au temps violent, comme des tempêtes de neige, des inondations et des pannes de courant. Cela a soulevé des préoccupations et a entraîné des griefs liés à la santé et à la sécurité des employés.

Même s’il existe des normes et des limites qui déterminent lorsqu’un immeuble doit être fermé, comme lorsqu’il n’y a pas d’eau dans l’immeuble, il n’y a pas d’orientation pour aider les autorités responsables d’immeubles (ARI) à prendre la décision de fermer un immeuble en cas d’événements liés au temps violent. Par conséquent, la Division de la gestion des urgences et des incidents (DGUI) a reçu la tâche d’élaborer un document d’orientation afin d’aider les ARI à gérer ces situations tout en s’assurant de la santé et de la sécurité des employés au niveau local.

Comme première étape, une réunion a eu lieu le 22 octobre 2015 avec les représentants de la DGUI et les représentants des employés afin de cerner certains facteurs et questions clés à prendre en considération. On informe le CNOSS qu’une ébauche du document d’orientation est en cours d’élaboration afin d’aider les ARI à gérer ces situations.

Les représentants des employés expriment leurs préoccupations concernant l’uniformité du processus décisionnel pour la fermeture des immeubles. Ils suggèrent que les ARI soient fortement encouragées à utiliser le document. Madame Hills explique que le but du document est d’aider à s’assurer que les ARI considèrent tous les facteurs avant de prendre la décision de fermer un immeuble en raison de temps violent.

On mentionne au comité qu'il sera tenu informé de l'état de l'élaboration du document et qu'il aura la possibilité de fournir de la rétroaction sur l'ébauche avant son lancement.

MISES À JOUR ÉCRITES

Statistiques pour la formation sur la santé et la sécurité

En date du 3 novembre 2015, le nombre d'employés non formés en santé et sécurité au travail (SST) a diminué de 236 globalement, ce qui représente toujours 3 % des employés à l'échelle nationale. Toutes les régions ont connu une diminution de 1 % dans le nombre d’employés non formés depuis juin 2015, à l’exception de l’Administration centrale (hausse de 1 %) et de la région du Québec (diminution de 2 %).

Les statistiques de novembre 2015 pour la formation des gestionnaires sur la santé et la sécurité démontrent que le nombre de gestionnaires non formés a augmenté de 9 % à 10 % à l’échelle nationale. La région de l’Ontario, la région des Prairies et la région du Québec ont vu des baisses du nombre de gestionnaires non formés, alors que les régions de l’Atlantique, l’Administration centrale et la région du Pacifique ont vu de légères hausses du nombre de gestionnaires non formés. Même si le pourcentage des gestionnaires qui ont terminé la formation demeure relativement constant (la hausse ne représente que huit (8) autres gestionnaires nécessitant une formation depuis juin 2015), il y a eu une hausse de 1 % chez les gestionnaires non formés pour chaque trimestre depuis avril 2015.

Formation sur la prévention de la violence en milieu de travail

On informe les membres qu’au niveau national, le nombre d’employés et de gestionnaires formés sur la prévention de la violence en milieu de travail continue d’augmenter. Globalement, 95 % des employés et des gestionnaires ont été formés dans le cadre de ce cours, et depuis juin 2015, le nombre d'employés et de gestionnaires non formés a été réduit de 331. Les statistiques montrent une amélioration constante du nombre d’employés et de gestionnaires formés sur une base trimestrielle pour toutes les régions.

Les membres du comité sont avisés que la Section nationale de la SST a distribué les statistiques de la formation à chaque région afin de veiller à ce que le progrès soit suivi et de renforcer l’importance d’une stratégie de communication en vue de cibler des secteurs où il faut apporter des améliorations. Monsieur Gaetz exprime sa préoccupation quant aux statistiques de l’Administration centrale qui continuent de ressortir par rapport aux autres régions. On convient que madame Lorenzato communiquera avec ses collègues afin de demander leur aide pour diminuer le nombre de gestionnaires et d'employés non formés à l'Administration centrale.

Plan de communication en matière de santé et de sécurité au travail

On présente au comité une mise à jour relative au plan de communication national en matière de SST pour 2015-2016. Les messages de la SST concernant la formation obligatoire en SST et la prévention de la grippe ont été communiqués entre septembre 2015 et décembre 2015. On informe également les membres que le calendrier des communications sera communiqué de façon continue aux directeurs régionaux des ressources humaines.

Même si aucune préoccupation n’a été exprimée au sujet du plan de communication, les représentants des employés soulignent l’importance de diffuser dans les meilleurs délais les communications concernant le Jour de deuil national.

Rapports d’incidents de sécurité trimestriels

On présente au comité les rapports d’incidents de sécurité trimestriels pour les mois de juillet à septembre 2015. Bien qu’aucune question n’ait été soulevée concernant le rapport actuel, madame Hills, à titre de suivi de la réunion de septembre, confirme que l’incident d'avril 2015 dans la région du Pacifique ne se trouve pas dans le rapport étant donné qu'il a été catégorisé comme du vandalisme plutôt que comme un incident de sécurité.

MOT DE LA FIN

Dans son mot de la fin, monsieur Mason profite de l’occasion pour féliciter madame Robinson et madame Heather DiPenta pour leur nouvelle affectation intérimaire. Monsieur Mason suggère aussi que le comité étudie l’utilisation des filtres à lumière dans le milieu de travail du point de vue de la SST. Monsieur Mason et madame Lorenzato remercient les membres de leur travail au cours de l'année et leur souhaitent un temps des Fêtes joyeux et sécuritaire.