Procès-verbal de la réunion du Comité consultatif national sur le mieux-être (CCN-ME)

Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération (DRMTR) 

• Natalie Waples, présidente et directrice générale, DRMTR
• Marc Bellavance, directrice, Division du mieux-être et de la santé et de la sécurité au travail
• Kyla McGuire, directrice adjointe, Section du mieux-être 
• Geneviève Maurice, Gestionnaire, Programme d’aide aux employés (PAE), Politiques et programmes
• Lisa Beaulieu-Picard, gestionnaire clinique, PAE
• Fanny Poncin, gestionnaire, Bureau national du programme de résolution informelle de conflits (RIC)
• Natalie Cherryholme, analyste principale, Intervention précoce et retour au travail (IPRT)
• Lise Breau-Emond, gestionnaire, Bureau national du mieux-être (BNME) 
• Katelin Pepper, agente principale de projet et Secrétariat

Représentants de la direction 

• Pam Vendette au nom de Jonathan Carty, directeur intérimaire, BSF du Nord de l’Ontario 
• Pansy Leung, directrice générale intérimaire, Direction de l’information et des données, Direction générale du service, de l’innovation et de l’intégration (DGSII)

Relations syndicales-patronales

• Khaled Messaoudi, analyste 

Invitée(s)

• Jaime Robinson, directrice adjointe, Programme de santé et de sécurité au travail

Mot de bienvenue et d’ouverture

• La présidente souhaite la bienvenue au Comité et effectue un appel nominal des membres de la DRMTR.
• La présidente présente les représentants de la direction et souhaite la bienvenue à Pam Vendette au nom du nouveau représentant de la direction, Jonathan Carty.
• On rappelle aux membres que les principes de confiance et de respect mutuels de l’approche syndicale-patronale, ainsi qu’un engagement à être constructif, équitable, sensible et courtois dans nos relations avec les autres, seraient respectés. Lorsque des points qui ne relèvent pas de la portée de ce comité sont soulevés, ils seront réacheminés au forum approprié.
• On invite les membres à participer dans la langue officielle de leur choix.
• Le groupe Vérification, finances et sciences (VFS) et le Syndicat des employé-e-s de l’impôt (SEI) font un bref mot d’ouverture.

Modifications du mandat

• La présidente remercie les personnes qui ont fourni une rétroaction sur le mandat. Les changements ont été envoyés aux membres du Comité en avril 2024.
• Le SEI souligne qu’il y a une phrase à la section 2 : Portée qui a été supprimée. L’équipe des relations syndicales-patronales explique que la phrase en question provient d’une version datant de deux ans du mandat qui aurait été soumise aux fins d’examen par le Comité et qui aurait été discutée lors des réunions précédentes. La phrase en question est « Dans les cas de problèmes locaux ou régionaux non résolus liés au PAE, à la RIC ou à l’IPRT, le Comité peut fournir des conseils ou une orientation. Toutefois, la résolution de ces problèmes sera abordée dans le cadre des processus de consultation syndicale-patronale habituels au niveau de la région ou de la direction générale. »
  Cette section a été rajoutée au mandat.
• À la section 3 : Composition, le SEI demande l’ajout d’un représentant du centre d’appels pour se joindre au Comité. La présidente convient qu’il s’agit d’une bonne suggestion. Ce point a depuis été traité.
• Le SEI indique également que ce serait une bonne idée de modifier l’annexe afin d’inclure uniquement les postes plutôt que de nommer des personnes, car les représentants de la direction changent souvent.
• La présidente s’engage à faire un suivi de ces suggestions dans le cadre d’une discussion ponctuelle.

Mises à jour du programme 

Programme d’aide aux employés (PAE)

• Les bulletins du PAE sur des sujets liés à la santé mentale et au mieux-être continuent d’être promus sur une base mensuelle auprès de tous les employés de l’Agence du revenu du Canada au moyen d’un communiqué.
• Le PAE a également publié des renseignements dans le bulletin du groupe EX et le bulletin des ressources humaines à plusieurs reprises sur des sujets liés à la santé mentale ou pour promouvoir une journée ou une semaine désignée.
• Le PAE a souligné la Journée Bell Cause pour la cause (le 24 janvier 2024) et la Semaine de la santé mentale (du 6 au 12 mai 2024). Des messages nationaux ont été affichés dans InfoZone en tant qu’éléments en vedette. À ces deux occasions, la bannière InfoZone a été réservée pour promouvoir la journée ou la semaine. Pour la Semaine de la santé mentale, un tableau des activités régionales a été créé et promu à l’échelle nationale afin d’augmenter les taux de participation. Plus de 2 000 employés ont participé à des événements organisés pour la Semaine de la santé mentale cette année.
• Le Bureau national du PAE indique qu’il organise ses toutes premières séances d’information nationales sur le PAE qui auront lieu le 25 juin en anglais et le 26 juin en français à partir de 14 h à 15 h (HNE). Le gestionnaire du PAE demande aux syndicats d’aider à promouvoir ces séances. À titre de mise à jour, ces séances ont depuis eu lieu avec 569 participants à la séance en anglais et 102 participants à la séance en français. Plus de 120 questionnaires sur la satisfaction de la clientèle ont été reçus et la majorité des commentaires étaient très positifs.
• Le SEI demande comment nous pouvons nous assurer que les employés qui travaillent dans les centres d’appels sont au courant des événements et des possibilités de formation et qu’ils ont la chance de participer. Le directeur adjoint du mieux-être demande aux membres de la table des suggestions sur la façon de s’assurer que ce groupe a les mêmes possibilités de participer à la formation que les autres employés de l’Agence. Il pourrait s’agir d’un point à l’ordre du jour d’une prochaine réunion.
• « Prévention du suicide : Quoi dire et comment en parler » est une nouvelle fiche d’information à l’intention des employés qui se trouve sur la page d’apprentissage autonome sur le mieux-être. Elle sera publiée sur la page Sensibilisation au suicide, prévention et soutien dans InfoZone. Cette page sera remaniée et promue, ainsi que la nouvelle fiche d’information, au cours de la Journée mondiale de la prévention du suicide, le 10 septembre 2024.
• Le Bureau national du PAE et la haute direction examinent la question des clients qui ne se présentent pas à leurs rendez-vous chez Homewood Santé ou qui annulent trop tard. Ils tentent activement de trouver des solutions qui aideraient à réduire les occurrences.
• Le SEI est très satisfait du travail effectué par le PAE. La gestionnaire du PAE rappelle aux syndicats qu’ils peuvent communiquer directement avec elle s’ils souhaitent inclure du contenu du PAE ou des coordonnées dans leurs messages.
• Le gestionnaire indique que le PAE est maintenant invité à faire une présentation au cours de la séance d’orientation de la Direction générale des ressources humaines (DGRH) pour les nouveaux employés de la DGRH. La séance a eu lieu le 19 juin. Le Programme de résolution informelle de conflits a également été invité à faire une présentation.

Programme de résolution informelle de conflits (RIC)

• La Direction du leadership et de l’apprentissage (DLA) s’attend à achever l’examen des Conversations sur la résolution des conflits – Partie 1 (dirigé par un formateur et en ligne) au cours de l’été. Une fois que la partie 1 des conversations sur la résolution des conflits sera terminée, nous commencerons l’examen de la partie 2 des conversations sur la résolution des conflits.
• Le programme de la RIC examine actuellement son atelier sur la confiance de 90 minutes et il devrait être prêt cet automne.
• En collaboration avec l’équipe de gestion du rendement, le programme de RIC élabore un nouvel atelier national sur la façon de donner et de recevoir de la rétroaction.
• Une nouvelle fiche de conseils sur la communication avec intention est disponible dans InfoZone.
• Chaque année, l’équipe de la RIC élabore un plan de communication axé sur l’atténuation de la stigmatisation liée à l’accès aux services de la RIC, les avantages de la résolution des conflits, la sensibilisation au fait que les conflits font partie intégrante de l’interaction humaine et la mise en évidence du fait que les services du Programme de la RIC sont impartiaux et confidentiels.
• L’équipe de la RIC offre une présentation trimestrielle sur l’aperçu du programme dans les deux langues officielles. Ces présentations sont promues à l’échelle nationale dans le calendrier des événements de l’Agence et ont des taux de participation élevés.
• Cette année, la Journée pour la résolution des conflits aura lieu le 17 octobre 2024.
• En mai 2023, l’équipe de la RIC a participé à un groupe de discussion à l’intention des dirigeants, des gestionnaires et des cadres avec l’équipe du leadership fondé sur le caractère pendant la Semaine internationale du coaching pour aider à promouvoir le coaching en résolution de conflits. .
• Le Programme de la RIC fournit des articles sur divers sujets de la RIC pour les bulletins, comme « Ce mois-ci » de la DGRH, « Quoi de neuf aux RH » et le bulletin du Réseau du groupe des EX.
• Les praticiens de la RIC ont fait la promotion des services en participant à des séances d’orientation trimestrielles pour les nouveaux employés de la DGRH et ceux qui retournent au travail. La prochaine séance aura lieu en anglais le 19 juin 2024.
• Le SEI pose des questions sur les statistiques des participants qui participent aux séances de la RIC. Par exemple, pouvons-nous voir si les employés des centres d’appels assistent aux séances? Le gestionnaire de la RIC remercie le SEI pour sa question et fera un suivi.

Intervention précoce et retour au travail (IPRT) 

• L’outil de passeport du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) est mis en place afin que les employés puissent déterminer les situations dans lesquelles ils rencontrent des obstacles en milieu de travail, les particularités de ces obstacles et les solutions possibles. Son but est de donner aux employés un autre moyen d’entamer la conversation avec leur superviseur au sujet de leurs besoins en matière d’adaptation. Le lancement prévu en mars a été retardé en raison de problèmes d’accessibilité de la version numérique. Le passeport demeure disponible dans Microsoft Word. La DGRH cherche à publier un message de mise à jour dans InfoZone.
• Le processus visant à déterminer les solutions d’adaptation n’a pas changé avec le retour au bureau. Si les mesures d’adaptation comprennent le télétravail à temps plein, il faut maintenant obtenir une approbation de niveau NG-02.
• Le SEI indique que les personnes qui avaient des ententes permanentes avant la pandémie sont envoyées à l’IPRT, alors ces employés doivent suivre le processus de nouveau. L’analyste principal a expliqué que les employés qui avaient reçu l’approbation avant la pandémie auraient fait l’objet d’un examen de la situation par un gestionnaire de niveau NG-02.
• Un processus de renouvellement a été mis en place lorsque les approbations initiales du télétravail à temps plein à titre de mesure d’adaptation prennent fin (l’approbation est pour un maximum d’un an). Si les circonstances personnelles et professionnelles de l’employé n’ont pas changé, tout ce qui devra être soumis aux fins d’approbation au niveau NG-2 est une attestation (aucun formulaire prescrit) ainsi que le formulaire original. L’attestation n’est pas un formulaire, mais un courriel au superviseur indiquant que la situation n’a pas changé et que son aménagement fonctionne toujours.
• À la lumière des engagements pris dans le plan d’accessibilité de l’Agence et dans la Stratégie de recrutement, d’intégration et de maintien en poste des personnes en situation de handicap, l’équipe d’IPRT de l’Agence étudie les améliorations possibles au processus qui permettront d’accroître la sensibilisation et d’améliorer l’efficacité du processus d’adaptation de l’IPRT.

Bureau national du mieux-être (BNME)

• La gestionnaire annonce qu’elle rencontrera le Conseil de direction en juin à la suite d’une demande de renseignements sur la façon dont l’Agence adaptera son approche à l’égard du mieux-être et de la santé et de la sécurité psychologiques en fonction des données du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) de 2022. Elle fournit un résumé des données du SAFF et de la façon dont l’Agence se comporte en ce qui a trait aux facteurs liés au milieu de travail. La gestion de la charge de travail est le facteur ayant obtenu la note la plus faible à l’Agence et dans l’ensemble de la fonction publique.
• La gestionnaire parle du projet pilote de l’Ontario et de la participation à l’expérimentation et à la conception conjointe pour mettre à l’essai de nouveaux outils et ressources sur le mieux-être. Il y a beaucoup d’intérêt à l’égard de la sensibilisation aux 13 facteurs en milieu de travail pour les employés.
• Le BNBE continue de publier des articles sur des sujets liés au mieux-être au sein de la DGRH ce mois-ci et sur les nouveautés en matière de ressources humaines. De nouveaux cours de l’École de la fonction publique du Canada ont été ajoutés à la page Web d’apprentissage autonome sur le mieux-être dans InfoZone.

Discussion sur les statistiques du PAE

• Le rapport statistique annuel du PAE n’a pas été communiqué aux participants avant la réunion, mais a été envoyé par courriel par la suite. Le retard a été attribué à une nouvelle collaboration entre le PAE et la Division des données pour traiter et compiler les données.
• Le gestionnaire clinique du PAE donne un aperçu des statistiques et répond aux questions des membres du Comité.

Tour de table

• Le SEI exprime son intérêt à accroître la collaboration et le soutien des programmes.

Mot de la fin

• La présidente, le SEI et le groupe VFS prononcent le mot de la fin.
• La prochaine réunion aura lieu à l’automne 2024, et les membres sont encouragés à soumettre tout point à l’ordre du jour lorsque l’appel sera lancé avant la réunion.