Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS)

Cette réunion est présidée par Doug Gaetz, coprésident représentant les employés. 

MOT D’OUVERTURE

Le coprésident représentant les employés ouvre la réunion et souhaite la bienvenue aux participants à la réunion du 5 mars 2024. 

Natalie Waples, coprésidente intérimaire de l’employeur, prononce le mot d’ouverture. Elle commence par remercier Deirdra Finn pour son travail à titre de directrice de la Division du mieux-être et de la santé et de la sécurité au travail, et souhaite la bienvenue à Marc Bellavance dans ce rôle. Mme Waples présente un aperçu des communications qui ont été publiées et annonce que l’allocation pour les chaussures de sécurité avait été augmentée à 185 $. En conclusion, il est mentionné qu’une demande de propositions a été publiée pour chercher des fournisseurs afin de remplacer les défibrillateurs externes automatisés (DEA) actuellement en place à l’Agence du revenu du Canada (ARC), car le contrat actuel expirera bientôt.

EXAMEN DES DOCUMENTS

Procès-verbal de la réunion du CNOSS du 12 décembre 2023

Le procès-verbal est signé et envoyé aux fins de publication. 

Rapport sur les mesures de suivi

Le rapport sur les mesures de suivi de la réunion du CNOSS du 12 décembre 2023 est examiné et accepté. Les éléments traités sont fermés.

Ordre du jour des prochaines réunions

L’ordre du jour des prochaines réunions est examiné et approuvé par les membres. 

Plan de communication en matière de santé et de sécurité au travail (SST)   

On note qu’un certain nombre de communications ont été publiées. Les communications à venir de la Semaine de la sécurité et de la santé seront axées sur le rôle des comités de santé et de sécurité (CSS) en milieu de travail. 
 

MISE À JOUR VERBALE DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES RESSOURCES HUMAINES (DGRH) – PROGRAMME NATIONAL DE SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL 

Prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail (PHVLT)

Le groupe de travail sur la PHVLT s’est réuni en janvier 2024 pour poursuivre son examen des procédures actuelles de la PHVLT, qui doivent être officiellement examinées tous les trois ans. L’ébauche des procédures a été communiquée au groupe de travail, et elle sera communiquée plus largement aux fins de consultation une fois que les commentaires du groupe de travail auront été intégrés.

La mise à jour du module de formation autonome sur la PHVLT de l’ARC (FP1599-007) est maintenant en ligne. Cela remplace l’ancienne formation en deux parties, y compris la formation VMT-101. Il n’existe aucune exigence particulière visant les employés à reprendre la formation avant leur date de reprise ayant lieu tous les trois ans, et le code de cours de l’ARC demeure le même.

Compte tenu de la nature obligatoire des diverses formations en (SST), on demande s’il existe une façon de déterminer le temps écoulé pour les employés qui n’ont pas suivi la formation obligatoire. Cette question sera reprise et examinée pour voir si ces renseignements peuvent être déterminés.

Mieux-être et à la santé et la sécurité psychologiques (SSP)

Le groupe de travail sur la SSP s’est réuni le 25 janvier 2024 pour poursuivre ses travaux visant à intégrer la SSP dans tous les secteurs de l’ARC.

Le 26 janvier, lors de la Journée Bell Cause pour la cause, la haute direction a envoyé un message à tous les employés en réitérant l’importance de la santé mentale des employés et en fournissant des liens vers les ressources internes en santé mentale et les services offerts aux employés. Les documents à l’intention des employés sur les « 13 facteurs en milieu de travail qui ont une incidence sur le mieux-être » ont été publiés et lancés dans le sommaire des nouvelles d’InfoZone. Cette ressource vise à accroître la sensibilisation au sujet des facteurs de risque psychosocial et servira de fondement pour les produits futurs.

Une ébauche d’un bulletin d’information sur la santé et la sécurité psychologiques dans les centres d’appels a été transmise au groupe de travail sur la santé et la sécurité psychologiques le 1er février 2024 aux fins d’examen et de rétroaction. Le 29 février, le groupe de travail a également reçu l’ébauche d’une « ressource de sensibilisation sur les 13 facteurs en milieu de travail » adaptée aux comités de santé et de sécurité et aux représentants. Ces deux ressources devraient être publiées au printemps 2024.

On remarque toujours un grand intérêt à ce que Mme Kyla McGuire, directrice adjointe de la Division du mieux-être au sein de la Division du mieux-être et de la santé et de la sécurité au travail, présente la nouvelle approche sur le mieux-être et la santé et la sécurité psychologiques à différents groupes à l’échelle de l’ARC. Pour répondre à cette demande, on espère que les champions régionaux du mieux-être seront en mesure de donner cette présentation, ce qui augmentera sa disponibilité.

Surveillance du Programme de SST 

Le CNOSS reçoit une mise à jour sur la surveillance du Programme de SST, plus précisément sur la nature de la surveillance du Programme de SST et sur les changements qui sont intégrés aux outils de surveillance mis à jour. On informe le Comité que les cycles de surveillance précédents ont été mis en suspens en raison de la pandémie de 2020 et qu’ils devraient reprendre à l’automne 2024. Le nouveau cycle de surveillance comprendra des sondages en ligne auprès des employés et examinera l’expérience de travail hybride.

À l’heure actuelle, le plan consiste à commencer le cycle de deux ans, avec les immeubles qui ont des secteurs de travail à risque élevé, comme les entrepôts, les salles du courrier et les centres d’appels. Les stratégies de communication et de planification seront communiquées plus en détail à ce comité au fur et à mesure qu’elles seront accessibles.

MISE À JOUR VERBALE DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES FINANCES ET DE L’ADMINISTRATION (DGFA)

Fourniture de produits menstruels en milieu de travail 

Le Comité reçoit une mise à jour concernant les produits menstruels en milieu de travail. Bien que le programme ait été entièrement mis en œuvre dans l’ensemble de l’ARC, il y a eu un certain nombre de problèmes liés au vandalisme. Des messages ont été transmis à tous les employés pour leur rappeler leurs obligations de se comporter de façon respectueuse en vertu du code de conduite. Des messages ciblés seront communiqués dans les endroits où le vandalisme continue de se produire, avec d’autres mesures précises à prendre.

Guide de lutte contre les punaises de lit

Le nouveau guide devrait être publié, ce qui permettra d’adopter une approche rapide et uniforme en matière d’assainissement si des punaises de lit se trouvent dans un endroit. Ce manuel sera transmis aux comités locaux de santé et de sécurité.

MISE À JOUR VERBALE DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DE LA SÉCURITÉ (DGS)

Système de notification de l’ARC (SNA)

Une mise à jour est fournie sur le nouveau système de notification de l’ARC qui a remplacé la ligne de l’état de l’immeuble. Au cours de la phase 1, tous les employés étaient automatiquement inscrits avec leur courriel, mais seulement 60 % des employés ont mis à jour leur profil afin de s’assurer de recevoir des alertes en temps opportun en cas de fermetures d’immeubles ou d’autres problèmes liés aux immeubles. Des mesures sont en cours pour inciter davantage les employés à mettre à jour leur profil de notification.

Une question est soulevée concernant le moment où les décisions sont prises pour fermer un immeuble et le moment où les avis sont réellement envoyés aux employés pour annoncer les fermetures d’immeubles, plus précisément, s’il a été envisagé d’envoyer les messages avant que les employés ne commencent à se rendre au travail en cas d’intempéries. M. Harry Gill, sous-commissaire de la Direction générale de la sécurité, mentionne que cela a été déterminé individuellement par chaque lieu de travail et que, une fois entrée dans le SNA, la notification est envoyée presque immédiatement aux employés. D’autres communications seront examinées afin de transmettre cette information, ainsi que l’importance d’envoyer un préavis, au Gestionnaire principal responsable des situations d’urgence et d’évacuations (GPRSUE).

Une question est également posée au sujet de la mise à jour des listes d’immeubles et de la fréquence à laquelle elle est effectuée. Une mise à jour sera fournie à la prochaine réunion du CNOSS en juin.

MISES À JOUR ÉCRITES

Les membres ont reçu les mises à jour écrites suivantes avant la réunion.

Mise à jour du Programme national de SST

Tableau de bord national de la SST 

Parallèlement à la mise à jour écrite, le Comité reçoit le tableau de bord national de la SST du troisième trimestre de 2023-2024, ainsi que le tableau de bord national de la SST pour l’année civile 2023, représentant les mesures du programme en ce qui concerne :

• Les promesses de conformité volontaire et directives d’Emploi et Développement social Canada (EDSC);
• Les taux d’achèvement de la formation obligatoire en SST;
• Les taux d’efficacité du comité et du représentant de santé et de sécurité;
• La prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail;
• Le programme des premiers soins et d’utilisation d’un DEA;
• Le programme d’ergonomie;
• Les blessures et maladies professionnelles;
• Les dangers et les plaintes en matière de sécurité.

Plusieurs commentaires sont formulés au sujet des renseignements du tableau de bord, plus précisément sur le statut des inspections mensuelles en milieu de travail qui n’ont pas été effectuées. Bien que les agents de SST continuent de communiquer avec les comités et de les éduquer sur leur obligation prescrite par la loi d’effectuer au moins une inspection par mois, les résultats demeurent décevants. On mentionne qu’il incombe ultimement aux GPRSUE de s’assurer que l’obligation est respectée. La discussion se poursuit sur la façon dont la responsabilité pourrait être suivie et dont un plan d’action pourrait être mis en place. D’autres communications dédiées aux membres du CSS, ainsi qu’aux GPRSUE seront envisagées afin de s’assurer qu’ils comprennent leurs rôles et leurs responsabilités. La coprésidente intérimaire de l’employeur s’engage à présenter cette question au sous-commissaire de la Direction générale des ressources humaines (DGRH) pour qu’une discussion sur les stratégies de mise en œuvre ait lieu avec les comités de la haute direction.

Groupe de travail sur l’Analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM)

La prochaine réunion du groupe de travail aura lieu en avril 2024 et portera sur l’examen des titres actuels de plusieurs procédures de travail sécuritaires afin de déterminer si elles peuvent être plus génériques, couvrant ainsi l’équipement supplémentaire. La conversation se poursuivra sur la vidange sécuritaire des boîtes de dépôt situées à l’externe dans les lieux de travail de l’ARC.

Groupe de travail de l’Analyse du risque professionnel (ARP) pour les employés sur place

Une réunion du groupe de travail a eu lieu le 29 janvier 2024 afin de poursuivre la conversation sur la sécurité des employés de l’ARC qui exécutent des mandats de perquisition et sur la possibilité d’un risque accru pendant cette opération. Les représentants des employés continuent de faire partie de leurs préoccupations à l’égard du fonctionnement du groupe de travail et du fait que les personnes qui participent au groupe de travail n’ont pas une connaissance approfondie du travail faisant l’objet de discussions. Le représentant pour l’employeur accepte de continuer à examiner ces préoccupations et le comité sera informé des progrès.

Comité de santé et de sécurité (CSS)/Programme des représentants en matière de santé et de sécurité (RSS)

La séance de formation des formateurs du CSS/RSS devrait être lancée au cours du prochain mois. Cette formation se déroulera virtuellement, mais le coprésident pour les employés réitère que la formation réelle des membres du CSS devrait avoir lieu en personne. À l’heure actuelle, la détermination de la formation en personne ou virtuelle se fait à l’échelle locale. Une analyse plus approfondie continuera de déterminer des façons rentables de tenir une formation en personne dans des endroits centralisés au sein des régions, tout en étant sensibles aux restrictions budgétaires en place à l’heure actuelle.

Le recrutement de nouveaux formateurs des CSS locaux se poursuit. La coprésidente pour l’employeur, Natalie Waples, demande qu’une analyse de l’environnement soit effectuée afin d’examiner la représentation actuelle et les emplacements des formateurs, ainsi que l’endroit où la formation doit être effectuée pour les membres du CSS.

État des cours de formation sur la SST

Prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail

Le Comité reçoit les statistiques relatives aux cas de harcèlement et de violence en milieu de travail qui sont signalés à l’ARC au cours du dernier trimestre (troisième trimestre de 2023 à 2024) ainsi qu’au cours de l’année civile 2022 et 2023. Le représentant du groupe Vérification, finances et sciences (VFS) demande une confirmation de l’une des statistiques. Cette question sera renvoyée au Programme national de SST et une réponse sera fournie aux membres du Comité.

Opérations de santé et de sécurité au travail

Le Comité reçoit une mise à jour sur le fonctionnement et la visibilité du Centre de prévention et d’observation en matière de santé et sécurité au travail et du Centre de prévention du harcèlement et de la violence :

Comités de la santé et sécurité et représentants en matière de santé et sécurité 

Dans le cadre de leurs activités régulières, les agents de SST continuent de veiller à ce que les réunions et les inspections soient menées au besoin. De plus, ils vérifient que les nouveaux membres terminent leur formation en ligne au cours du premier mois suivant leur arrivée au Comité.

Séances de sensibilisation et de formation

Depuis la dernière réunion, les agents de SST ont animé des séances de sensibilisation sur les sujets suivant :

Entre le 1er octobre et le 31 décembre 2023, plus de 3 600 employés, gestionnaires et membres du CSS ont participé aux séances susmentionnées.

Centre de prévention du harcèlement et de la violence

Les prochaines séances de sensibilisation au Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail et au processus connexe seront offertes en avril 2024.

Mises à jour de la DGFA

Test de fibre d’amiante en suspension dans l’air

Le rapport sur le test de fibre d’amiante est présenté au Comité sans que des questions soient soulevées.

Mise à jour de la DGS

Rapport d’incident trimestriel

Le représentant du groupe VFS remercie le représentant de la DGS d’avoir continué l’amélioration du rapport d’incident trimestriel fourni au Comité.

MOT DE LA FIN

Mme Waples remercie tous les participants pour leur travail et leur participation à la rencontre.

M. Gaetz exprime sa reconnaissance pour le travail et la participation du Comité et lève la séance à 14 h 23 (HNE). La prochaine réunion du CNOSS est prévue le 11 juin 2024.                     

Image		Image
Natalie Waples pour Sonia Côté Coprésidente pour l’employeur  Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité		Doug Gaetz Coprésident pour les employés  Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité
Date : 2024/05/13		Date : 2024/05/14