Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS)

Cette réunion était présidée par Sonia Côté, coprésidente représentant l’employeur. 

MOT D’OUVERTURE

La coprésidente représentant l’employeur ouvre la réunion et souhaite la bienvenue aux participants à la réunion du 12 décembre 2023.

Doug Gaetz, coprésident représentant les employés, prononce le mot d’ouverture. Il annonce que Mathieu Juneau, conseiller technique de longue date de santé et sécurité au travail (SST) du Syndicat des employé-e-s de l’impôt (SEI), s’est vu confier un nouveau rôle à titre de conseiller technique en matière de SST auprès du Syndicat d’Agriculture, en tant que représentant des salariés. Doug remercie Mathieu pour ses nombreuses années de service et son engagement à l’égard du programme de SST au sein de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Les représentants des employés et de l’employeur ont fait écho aux remarques et ont remercié le conseiller technique en matière de SST pour ses années de service et ses contributions importantes. Le rôle de conseiller en matière de SST du SEI n’a pas encore été pourvu.

EXAMEN DES DOCUMENTS

Procès-verbal de la réunion du CNOSS – 26 septembre 2023

Le procès-verbal est signé et envoyé aux fins de publication.   

Rapport sur les mesures de suivi 

Le rapport sur les mesures de suivi de la réunion du 26 septembre est examiné et accepté. Les éléments traités sont fermés.

Ordre du jour des prochaines réunions

L’ordre du jour des prochaines réunions est examiné et approuvé par les membres. 

Plan de communication en matière de SST    

On note qu’un certain nombre de produits de communication des coprésidents du CNOSS ont été publiés, y compris la dernière édition du bulletin sur la SST.

MISE À JOUR VERBALE DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES RESSOURCES HUMAINES – PROGRAMME NATIONAL DE SST 

Prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail

Les membres reçoivent un aperçu du travail effectué depuis la dernière réunion, qui comprenait la réunion du groupe de travail en septembre pour entamer l’examen triennal des Procédures de prévention et de règlement du harcèlement et de la violence en milieu de travail. Le premier examen des mises à jour est fourni au groupe le 10 novembre et sera abordé au début de 2024. La date de mise en œuvre prévue est juin 2024.

Le nouveau module de formation autonome sur la prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail de l’ARC sera lancé au cours des prochains mois. Le membre du groupe VFS demande si des consultations auront lieu, si un engagement est pris pour examiner les consultations qui ont déjà été effectuées, et si un examen supplémentaire est nécessaire. Ces renseignements seront communiqués au Comité.  

Mieux-être en milieu de travail et santé et sécurité psychologiques

La Semaine de sensibilisation aux maladies mentales a eu lieu du 1er au 7 octobre. Pour coïncider avec cette semaine, la nouvelle approche de l’ARC en matière de mieux-être en milieu de travail et de la santé et de la sécurité psychologiques a été communiquée dans InfoZone le 5 octobre 2023. Cela a été suivi par l’envoi d’un courriel à tous les employés le 6 octobre.  

Le groupe de travail sur la santé et la sécurité psychologiques s’est réuni le 5 octobre. Lors de la réunion, les membres examinent une ébauche de ressources en cours d’élaboration pour accroître la sensibilisation aux 13 facteurs de risque psychosociaux en milieu de travail. Une ressource sera mise à la disposition de tous les employés. Une deuxième ressource, à l’intention des comités et des représentants en matière de santé et de sécurité, contiendra des outils supplémentaires qui tiennent compte des facteurs de risque psychologiques dans le cadre des enquêtes sur les incidents.

Le groupe de travail examine l’outil de visualisation de l’analyse des données du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) du Secrétariat du Conseil du Trésor, qui permet aux utilisateurs de configurer les données du sondage afin d’explorer les résultats au sein des organisations et entre elles, par direction générale, par question ou par répartition démographique. Cela permet d’analyser le rendement de l’ARC par rapport à chacun des 13 facteurs de risque psychosociaux dans son ensemble, et à l’échelle de la direction générale par rapport aux autres ministères du gouvernement.

La directrice de la SST, Deirdra Finn, mentionne les occasions qu’elle a eues de présenter la nouvelle approche en matière de mieux-être en milieu de travail et de santé et sécurité psychologiques à l’ARC, aux côtés de Mme Kyla McGuire, directrice adjointe du mieux-être. Cela comprend une présentation à la Conférence nationale sur la santé mentale du SEI en octobre, une activité de mobilisation des dirigeants de la Direction générale de cotisation, de prestation et de service, et une assemblée générale de la Direction générale des appels, le 24 novembre.

Le coprésident représentant les employés remercie Mme Finn et Mme McGuire d’avoir pris la parole lors de la conférence du SEI et souligne que la présentation a été bien faite et bien accueillie. 

MISE À JOUR VERBALE DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES FINANCES ET DE L’ADMINISTRATION (DGFA)

Fourniture de produits menstruels en milieu de travail 

Le Comité reçoit une mise à jour verbale sur l’état de l’équipement de tous les lieux de travail de l’ARC avec des produits menstruels gratuits et des bacs à déchets appropriés, afin de respecter la nouvelle loi du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail, dont la date limite est fixée au 15 décembre 2023.

Une nouvelle de l’ARC dans InfoZone est transmise le 14 décembre afin d’aviser tous les employés de la nouvelle loi et de les informer des étapes à suivre en cas de problème d’accès aux produits.

Punaises de lit

Une mise à jour sur les nouvelles lignes directrices écrites est fournie lors de la réunion. Ces lignes directrices ont pour objectif de veiller à ce qu’une réponse rapide et uniforme soit fournie dans les milieux de travail de l’ARC. Les conseils sont fournis aux représentants syndicaux aux fins d’examen et de rétroaction. Le coprésident représentant les employés confirme qu’il soumettra les commentaires et la rétroaction à la DGFA, comme il a été demandé, d’ici le 15 décembre.

MISES À JOUR ÉCRITES

Les membres ont reçu les mises à jour écrites suivantes avant la réunion.

Mise à jour du Programme national de SST

Tableau de bord national de la SST – deuxième trimestre de 2023-2024 

Parallèlement à la mise à jour écrite, le Comité a reçu le tableau de bord national de la SST du deuxième trimestre de 2023-2024, représentant les mesures du programme en ce qui concerne :

• Les promesses de conformité volontaire (PCV) et directives d’Emploi et développement social Canada (EDSC);
• Les taux d’achèvement de la formation obligatoire en SST;
• Les taux d’efficacité du CSS et des RSS;
• La prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail;
• Le Programme des premiers soins et d’utilisation d’un défibrillateur externe automatisé (DEA);
• Le Programme d’ergonomie;
• Les blessures et les maladies professionnelles;
• Les dangers et les plaintes en matière de sécurité.

Plusieurs commentaires sont formulés au sujet des renseignements sur le tableau de bord. 

Les statistiques sur la formation d’entreprise obligatoire sur la SST des employés et des gestionnaires communiquées dans le tableau de bord de la SST n’ont pas changé de façon importante au cours de ce trimestre. Au moment de la publication de ce tableau de bord, les statistiques sur l’achèvement de la formation tenaient compte de la période de grâce dont disposent les employés et les gestionnaires pour suivre la formation. 

Le représentant des employés du groupe VFS demande si le tableau de bord, plus précisément les chiffres sur les blessures, pourrait être communiqué aux régions en dehors de cette réunion. Le Programme national de la SST indique que le tableau de bord de la SST est protégé et qu’il ne doit pas être communiqué. Il confirmera si une copie avec la suppression des données peut être rendue disponible. 

Les représentants discutent du défi permanent de s’assurer que les inspections mensuelles sont effectuées, comme l’exige la loi. Une discussion s’ensuit sur le type de stratégie qui pourrait ou devrait être utilisé pour améliorer les chiffres de l’observation. Cette question sera renvoyée au Programme national de SST afin d’enquêter sur les stratégies et de formuler des recommandations au CNOSS.

Groupe de travail de l’Analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM)

Depuis la réunion de septembre 2023 du CNOSS, on a communiqué avec les membres du groupe de travail afin de fournir au Programme national de SST la mise à jour annuelle pour déterminer s’il y avait eu des changements aux pratiques de travail ou à l’équipement qui pourraient nécessiter un examen des procédures normales d’exploitation actuelles et des procédures de travail sécuritaires. De plus, on a demandé au groupe de travail de sonder, dans son secteur de responsabilité, quels types de chaussures de sécurité sont couramment portées par les employés dans le cadre de leurs tâches liées à la sécurité. Ces renseignements seront examinés en fonction des conditions actuelles du marché afin de déterminer si un changement devrait être apporté à l’indemnité pour chaussures de sécurité actuelle.

Enfin, le groupe de travail discute et convient que l’examen annuel prévu des procédures normales d’exploitation et des procédures de travail sécuritaires devrait passer d’un an à tous les trois ans, à moins que des examens ponctuels ne soient requis pour une raison pertinente.

Groupe de travail de l’analyse du risque professionnel (ARP) pour les employés sur place

Le groupe de travail s’est réuni le 16 novembre 2023. La discussion a principalement porté sur les préoccupations en matière de santé et de sécurité qui ont été soulevées au sujet des protocoles de sécurité actuellement mis en place pour les employés de l’ARC lorsqu’ils exécutent un mandat de perquisition à un emplacement du contribuable, ainsi que pour déterminer si les procédures actuelles étaient suffisantes.

Le 16 novembre 2023, le groupe de travail a discuté des procédures mises en place pour les employés de la Division des enquêtes criminelles qui effectuent une perquisition à la résidence ou à l’entreprise d’un contribuable. La tâche spécifique qui soulève des préoccupations est l’approche initiale de l’employé de l’ARC pour exécuter le mandat de perquisition et le niveau de risque que cela présentait. Il est convenu que la procédure normale d’exploitation actuelle pour les employés sur place sera examinée en même temps que les procédures de perquisition actuelles de la Division des enquêtes criminelles, afin de s’assurer qu’elles atténuent suffisamment le niveau de risque qui pourrait être présent à cette étape d’une perquisition.

Le représentant pour les employés du groupe VFS a demandé que le groupe VFS ait une plus grande représentation syndicale aux réunions du groupe de travail sur l’analyse du risque professionnel afin de s’assurer que les réalités opérationnelles actuelles sont prises en compte. La directrice de la Division du mieux-être et de la SST informe le Comité qu’un examen du mandat serait nécessaire. Elle rappelle également aux membres que la Division des enquêtes criminelles a une autorité fonctionnelle de l’expert en matière de gestion au sein du groupe de travail sur l’analyse du risque professionnel.

Enfin, le groupe de travail discute et convient que l’examen prévu de la procédure normale d’exploitation et des procédures de travail sécuritaires sera mis à jour à une période d’examen de trois ans, à moins que des examens ponctuels ne soient requis pour une raison pertinente.

Comité de santé et de sécurité (CSS)/Programme des représentants en matière de santé et de sécurité (RSS)

Depuis la réunion du CNOSS de septembre, le guide et l’outil du mandat mis à jour ont été transmis aux représentants syndicaux aux fins d’examen et de rétroaction. Les mises à jour seront achevées et publiées dans InfoZone au cours de la nouvelle année.

Le matériel de formation du CSS et des RSS a également fait l’objet d’un examen de l’accessibilité et est prêt à être utilisé pour la formation coanimée, qu’elle ait lieu en personne ou virtuellement. Le coprésident représentant les employés réitère qu’il est reconnaissant envers les agents de la SST d’avoir offert la formation aux membres du Comité entre-temps, mais qu’il est important que la formation revienne au format précédent de coanimation avec un formateur pour les employés et un formateur pour les employeurs. Les représentants pour les employés expriment une préférence pour la formation en personne pour la formation du Comité et des représentants. Le Programme national de SST analysera les options pour la formation du Comité et des représentants, ainsi que pour le cours de formation des formateurs. Les recommandations seront redirigées au coprésident du CNOSS aux fins de discussion.

Les instruments de politique d’entreprise (IPE) et les outils connexes du CSS et des RSS font également l’objet d’un examen de l’accessibilité. L’ébauche des IPE et les outils seront communiqués aux syndicats aux fins d’examen et de rétroaction au cours de la nouvelle année.

Mise à jour sur le programme de surveillance

On informe le Comité que la surveillance est sur la bonne voie pour reprendre en 2024-2025.

Cours de formation sur la SST

La formation actuelle sur la SST pour les employés et les gestionnaires est en cours de révision et de mise à jour.

• Le document FP1599-001, Santé et sécurité à l’intention des employés, est mis à jour et l’ébauche est acheminée aux représentants pour les employés aux fins d’examen et de rétroaction.
• Le document FP1599-003, Santé et sécurité à l’intention des gestionnaires, fait l’objet d’un examen auprès de la Direction du leadership et de l’apprentissage afin de s’assurer qu’il répond aux exigences en matière d’accessibilité. Si les exigences en matière d’accessibilité sont respectées, le projet pilote devrait être en cours d’ici le prochain exercice.

Prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail

Le Comité reçoit les statistiques relatives aux cas de harcèlement et de violence en milieu de travail signalés à l’ARC au cours du dernier trimestre (deuxième trimestre de 2023 à 2024). Le représentant du groupe VFS demande une confirmation de l’une des statistiques. Cette question sera renvoyée au Programme national de SST et une réponse sera fournie aux membres du Comité.

Opérations de santé et de sécurité au travail

Le Comité reçoit une mise à jour sur le fonctionnement et la visibilité du Centre de prévention et de conformité en matière de SST et du Centre de prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail.

Ils continuent de travailler avec leurs clients en offrant de nombreuses séances de sensibilisation sur les différentes composantes du Programme de SST, en plus de fournir une orientation et des conseils continus à leurs clients.

Mises à jour de la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA)

Contrôle de détection des fibres d’amiante en suspension dans l’air

Le rapport des tests de détection des fibres d’amiante est présenté au Comité. Une question est posée afin de clarifier la raison pour laquelle le rapport « Sites occupés par l’ARC où la présence de matériaux contenant de l’amiante a été confirmée » sur InfoZone est différent du rapport « Services publics et Approvisionnement Canada - Inventaire national de l’amiante » des sites loués de l’ARC. Plus précisément, pourquoi des sites ont-ils été identifiés dans le rapport de SPAC comme ayant des matériaux contenant de l’amiante, mais ils n’ont pas été énumérés dans le rapport interne de l’ARC.

Il est expliqué que lorsqu’il y a des immeubles dans lesquels l’ARC est locataire, qui sont connus pour avoir des matériaux contenant de l’amiante, et que, par conséquent, ils font partie du rapport de SPAC « Inventaire national de l’amiante ». L’emplacement des matériaux contenant de l’amiante est à l’extérieur de l’utilisation et de l’occupation des locaux de l’ARC et l’ARC n’est pas informée de la présence d’amiante et le site n’est pas inclus dans l’inventaire interne.

Le représentant pour les employeurs de la DGFA s’est engagé à examiner les sites qui n’ont pas été inclus dans le rapport interne « Sites occupés par l’ARC où la présence de matériaux contenant de l’amiante a été confirmée », afin de confirmer que tout espace loué ou occupé par l’ARC est distinct des secteurs de l’immeuble dont les matériaux contenant de l’amiante sont connus. Les renseignements seront fournis aux membres du Comité.

Mise à jour de la Direction générale de la sécurité (DGS)

Rapport d’incident trimestriel  

Le représentant du groupe VFS remercie le représentant de la DGS d’avoir fourni des éléments supplémentaires au rapport. Le représentant pour les employés demande des précisions sur les indicateurs de menace et s’il y a différents niveaux attribués à des niveaux de risque croissants. Le représentant de la DGS confirme que le cadre d’atténuation des menaces comporte divers degrés de risque et que les mesures appropriées doivent être prises pour chaque niveau. Ces mesures pourraient comprendre la participation des services policiers pour des réunions futures, ou une rencontre avec un contribuable donné dont le dossier est marqué avec un indicateur de menace, si une rencontre en personne est jugée nécessaire.

Le Comité examine le rapport et fournit des précisions, au besoin.

Le représentant de la DGS termine en abordant un point soulevé lors de la dernière réunion du CNOSS concernant la fréquence des évaluations de la menace et des risques. Il précise que les évaluations officielles de la menace et des risques n’étaient pas effectuées automatiquement pour les milieux de travail de l’ARC sur une base annuelle. Au lieu de cela, les bureaux de sécurité locaux remplissaient des questionnaires d’évaluation des sites annuellement afin d’assurer le respect des exigences en matière de sécurité matérielle, et les questionnaires pouvaient suggérer qu’une évaluation de la menace et des risques soit examinée si les conditions locales le justifiaient.

MOT DE LA FIN

M. Gaetz remercie tous les participants pour leur travail et leur participation à la rencontre.

Mme Côté met fin à la réunion en remerciant les membres pour leur travail. La prochaine réunion du CNOSS est prévue le 5 mars 2024.

La séance est levée à 14 h 55 (heure normale de l’Est).

Image Sonia Côté Coprésidente représentant l’employeur  Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité		Image Doug Gaetz Coprésident représentant les employés  Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité
Date : 2024-02-13		Date : 2024-02-14