Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité

DATE :                    Le 30 mai 2013                            HEURE : De 13 h 30 à 16 h

ENDROIT :            Salle de conférence du 8e étage au 395, avenue Terminal, salle 8070

MOT D’OUVERTURE

Monsieur Doug Mason, coprésident pour les employés du Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS), dirige la réunion et souhaite la bienvenue à tous les participants à la deuxième réunion de 2013.
Monsieur Mason mentionne qu’il s’attend à une réunion productive, alors que le Comité discute des questions d’intérêt en matière de santé et de sécurité au travail (SST) qui sont à l’ordre du jour.

Le coprésident pour l’employeur par intérim, Monsieur Claude Tremblay, profite de l’occasion pour mettre en évidence l’importance qui a été accordée à diverses initiatives de SST. Une campagne de communication réussie a été lancée en avril, avec la présentation de la nouvelle Politique sur la SST, la pierre angulaire du Programme de SST de l’Agence. De plus, certains progrès en matière de SST ont été soulignés, comme le nouveau produit d’apprentissage en ligne à l’intention des gestionnaires, la Stratégie en matière d’ergonomie, ainsi que le Rapport d’enquête de situation comportant des risques (T4009) en ligne. Monsieur Tremblay informe le CNOSS que pour la première fois, une bannière d’ouverture de session de SST a été utilisée pour annoncer la Semaine nord‑américaine de la sécurité et de la santé au travail (SNASST) qui s’est tenue du 5 au 11 mai 2013. Le thème principal abordé tout au long de la campagne de communication était que la santé et la sécurité au travail sont une priorité et chacun doit y contribuer.

Le CNOSS reconnaît l’intérêt marqué pour la SST et qu’il est important que les membres du Comité continuent de travailler ensemble pour le reste de l’année afin de traiter les questions et les préoccupations de nos employés en matière de santé et de sécurité. Après le mot d’ouverture, le CNOSS aborde l’ordre du jour.

1. PCV ET INSTRUCTIONS

Tel que convenu à la dernière réunion du CNOSS, les promesses de conformité volontaire (PCV) et les instructions seront un point permanent à l’ordre du jour. On informe le Comité que l’Agence n’a reçu aucune PCV ni instruction depuis la réunion du CNOSS qui s’est tenue le 28 mars 2013, et qu’un rapport néant a été envoyé au coprésident pour les employés aux fins de confirmation. De plus, les « Procédures de travail avec les agents de santé et de sécurité de Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) » ont été révisées afin de clarifier que les comités locaux en santé et sécurité (CLSS) seront tenus à jour relativement aux questions de suivi qui ont trait aux PCV et aux instructions. Une fois les modifications achevées, les procédures révisées seront distribuées de nouveau aux CLSS.

2. PROGRAMME DE SST DE L’ARC

Le CNOSS obtient une mise à jour sur les initiatives de SST suivantes.

Stratégie en matière d’ergonomie

L’objectif de cette initiative est d’aider les employés en leur présentant de l’information sur les principes de base d’ergonomie au bureau et sur les composantes réglables de leur mobilier de bureau. L’un des principaux aspects de cette stratégie porte sur des formateurs en ergonomie qui aideront les employés à procéder aux réglages de leur poste de travail afin d’améliorer au maximum leur installation et de rehausser leur niveau de confort. L’aide offerte par les formateurs en ergonomie ainsi que les outils d’auto‑réglage devraient aider à tenir compte de la plupart des préoccupations que peuvent avoir les employés lorsqu’ils s’adaptent à leur poste de travail. Les formateurs en ergonomie sont également en mesure de fournir de l’information aux employés relativement aux principes de posture adéquate, ainsi que d’offrir des mesures proactives comme des exercices d’étirement qui peuvent être effectués dans le milieu de travail en vue de réduire au minimum l’inconfort potentiel. Il est important de préciser que les formateurs en ergonomie ne remplacent pas les experts en évaluation ergonomique qui eux, s’occupent de problèmes ergonomiques plus complexes tels que ceux signalés par les médecins praticiens. La Section nationale de la SST travaille avec les régions dans le but d’établir un réseau de formateurs en ergonomie afin que tous les formateurs en ergonomie aient suivi leur formation d’ici l’automne 2013.

On informe le CNOSS que des procédures normales d’exploitation (PNE) pour l’ergonomie au bureau ont été rédigées afin de clarifier les rôles et responsabilités, ainsi que pour la mise en œuvre de la Stratégie en matière d’ergonomie.

Ballon d’exercice comme chaise

Le CNOSS discute de la question à savoir si l’on devrait permettre aux employés d’utiliser un ballon d’exercice au lieu d’une chaise à leur poste de travail. Le Comité convient que les services d’un ergonome agréé seraient requis pour l’élaboration du document de recherche qui décrit les considérations en matière de santé et de sécurité et qui répond aux questions du CNOSS. Un groupe de travail sera établi en vue de discuter de la question et de formuler des recommandations au CNOSS.

T4009

Le T4009 en ligne a été mis en application le 1er mai 2013, après avoir fait l’objet d’un projet pilote dans les régions. Toute la documentation à l’appui, comme les pages d’information, les graphiques, les organigrammes et la foire aux questions, a été publiée. De plus, les CLSS et les représentants de santé et de sécurité ont reçu un dossier de présentation qu’ils peuvent utiliser afin de présenter des exposés sur les changements à leurs collègues et aux équipes de gestion. La Section nationale de la SST a surveillé de près et réglé les problèmes techniques qui sont survenus avec le formulaire en ligne.

Le coprésident pour les employés demande une copie d’un rapport qui résume le résultat du projet pilote et suggère que les coprésidents du CNOSS envoient un communiqué pour mettre en évidence le T4009, puisqu’il craint qu’une partie des employés ne soit pas au courant du nouveau formulaire en ligne. De plus, les représentants des employés mentionnent que certains CLSS ont fait part de leur confusion en précisant que la communication visant la promotion de l’initiative n’était pas claire en ce qui concerne le moment auquel la conversion du formulaire papier au nouveau formulaire en ligne devait avoir lieu. Des renseignements additionnels à ce sujet seront publiés à l'automne 2013.

Autres sujets qui traitent de la SST

On informe le CNOSS qu’une ébauche de la Directive générale de SST sera achevée pendant l’exercice en cours et qu’elle documentera l’entente sur les refus de travailler dans le cadre de laquelle l’ARC « n’affecterait pas un autre employé pour utiliser ou faire fonctionner la machine ou l’objet ou travailler dans ce lieu pendant le règlement de la situation ».

On informe le Comité qu’une mise à jour sur le marché pour les premiers soins sera présentée à la prochaine réunion du CNOSS.

Monsieur Mason mentionne au CNOSS que des préoccupations ont été portées à son attention en ce qui a trait à la conception et à la mise en œuvre de Milieu de travail 2.0. Il ajoute qu’il a reçu de la rétroaction des comités locaux qui font allusion à un manque de communication avant le lancement d’un nouveau site Milieu de travail 2.0. Cette question sera inscrite à l’ordre du jour de la prochaine réunion du CNOSS. De plus, les représentants des employés expriment leur inquiétude relativement au fait que dans certains bureaux de l’ARC, le CLSS n’est pas consulté d’avance en ce qui concerne le nouveau mobilier commandé.

3. LES CIGARETTES ÉLECTRONIQUES

La question relative aux cigarettes électroniques a été soulevée au cours de la dernière réunion du CNOSS. On a alors confirmé que la Section nationale de la SST avait mené une recherche sur les études et les tests qui avaient été effectués. Les résultats de cette recherche ont révélé une insuffisance de données probantes sur les risques pour les employés qui utilisent ces dispositifs, de même que des préoccupations relatives aux incidences potentielles sur les autres employés dans le milieu de travail. On informe le Comité que Santé Canada n’approuve pas ces dispositifs pour fumer. Les cigarettes électroniques ne sont pas réglementés, ce qui entraîne un niveau de risque élevé. Par conséquent, d’autres tests sont nécessaires en vue de déterminer avec certitude les avantages et les risques liés à l’utilisation des cigarettes électroniques pour les employés qui seraient exposés à la vapeur de fumée (produits chimiques). Le CNOSS accepte qu’un groupe de travail prenne part à une réunion distincte pour discuter plus en profondeur de la question et qu’une recommandation soit présentée à la prochaine réunion du CNOSS.

4. OUTIL D’ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS DE l’incident et de L’URGENCE AMÉLIORÉ

Un représentant de la Division de la gestion des urgences et des incidents (DGUI) présente l’outil électronique d’établissement de rapports en cours de développement. L’outil normalisera et automatisera les processus de gestion des urgences, d’établissement de rapports d’incidents et de planification. Il renforcera le cadre de responsabilité, facilitera la communication rapide et fournira aux intervenants qui ne sont pas liés à la sécurité, comme les CLSS, un accès aux renseignements sur les situations d’urgence et les incidents de sécurité. À titre d’utilisateurs identifiés de l’application, les membres des CLSS auront accès aux plans d’intervention d’urgence, aux plans de sécurité‑incendie et aux rapports d’exercice d’évacuation, ainsi qu’aux détails sur les incidents de sécurité locaux qui comportent des aspects relatifs à la santé et à la sécurité. L’accès pourra être accordé aux coprésidents pour les employés et l’employeur des CLSS qui occupent le rôle de coordonnateur de SST pour faciliter l’envoi des avis.

5. EXIGENCES EN MATIÈRE D’EXERCICES D’URGENCE DE L’ARC

Les exigences améliorées en matière d’exercices d’urgence ont été présentées au Comité de la sécurité et de la gestion des urgences en avril 2013. On informe le CNOSS que des exercices seront menés pour la préparation en cas d’incendie, ainsi que pour d’autres genres d’événements à l’appui de la sécurité des employés. Un calendrier normalisé d’exercices d’urgence pour tous les immeubles de l’ARC sera élaboré et distribué afin d’accroître la sensibilisation des employés. Les exigences améliorées en matière d’exercices ont été décrites pour le Comité, ce qui assurera la normalisation (quatre exercices par année – deux doivent comprendre l’évacuation de l’immeuble), sans égard à la hauteur de l’immeuble et au statut de locataire de l’Agence. Bien que la hauteur de l’immeuble ne soit pas un facteur pour la détermination du nombre d’exercices, le CNOSS obtiendra la définition d’un immeuble de grande hauteur, puisque l’évacuation de ces immeubles entraîne des défis supplémentaires sur le plan logistique. De plus, le Comité recevra une liste des différents types d’exercices d’urgence (p. ex. en cas de séisme, d’alerte à la bombe et d’incendie, etc.).

Après la tenue des exercices d’urgence, le CLSS sera informé des résultats et des mesures correctives qui doivent être mises en œuvre. On continuera de consulter le CNOSS à mesure que les trousses d’exercices d’urgence sont mises au point, ainsi que le plan de mise en œuvre. De plus, un engagement a été formulé en vue de fournir au comité un rapport annuel des exercices d’urgence.

Les représentants des employés expriment leurs préoccupations au sujet de l’évacuation des employés à mobilité réduite qui composent avec des difficultés temporaires. On craint que les gestionnaires ne soient pas au courant de leurs responsabilités d’établissement de rapports à cet égard, en vue de s’assurer que leur agent de secours en chef de l’immeuble soit informé de la situation. Des demandes de renseignements seront formulées relativement à l’utilisation de l’outil de traitement des maladies et des blessures afin de renforcer cette exigence.

En réponse à une demande de renseignements présentée à la dernière réunion du CNOSS, on confirme que les équipes de détection de bombes ont été dissoutes.

6. INSPECTIONS DU MILIEU DE TRAVAIL

Le CNOSS confirme que le document des questions et réponses (Q et R) est presque achevé, étant donné que la rétroaction des représentants des employés fait l’objet d’un examen, et l’ébauche devrait être mise à jour en conséquence. La prochaine étape sera de fournir la nouvelle version aux représentants des employés afin de confirmer qu’aucun autre changement n’est requis. Il est prévu qu’à la prochaine réunion du CNOSS, un autre jalon sera atteint, puisque le document devrait être achevé. Il est prévu que le document des Q et R sera acheminé aux CLSS afin de leur fournir une orientation pour la tenue de leurs inspections du milieu de travail.

7. ANALYSES DU RISQUE PROFESSIONNEL (pour les employés sur place et les environnements multiples)

Analyse du risque professionnel (ARP) pour les employés sur place

On informe le CNOSS que tous les documents de formation sont consolidés pour la mise au point d’une trousse de formation qui accompagnera les « Procédures pour les employés sur place qui effectuent des visites hors site ». Le groupe de travail sur l’ARP examinera la documentation consolidée et la Direction de la formation et de l’apprentissage sera mobilisée afin de déterminer la conception de cette formation. Le travail se poursuit sur les outils connexes pour les employés sur place, comme les plans de voyage.

Analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM)

Le groupe de travail sur l’ARPEM a élaboré un rapport détaillé des mesures à prendre et attribué le travail lié aux différentes mesures de suivi. Le comité des ressources humaines (CRH) a demandé l’établissement d’un calendrier accéléré pour les points qui comportent un risque élevé et une confirmation en ce qui concerne le nombre d’employés touchés. Dans le cadre de ce mandat, le groupe de travail collaborera avec diverses directions générales en vue de revoir le calendrier et surveillera les progrès relatifs aux différentes mesures de suivi. Le CNOSS obtiendra une mise à jour de la situation à la prochaine réunion.

8. SANTÉ ET SÉCURITÉ PSYCHOLOGIQUES EN MILIEU DE TRAVAIL

Une réunion préliminaire s’est tenue le 26 avril 2013 avec les représentants des employés afin de discuter de la norme Z1003 de l’ Association canadienne de normalisation (CSA) : Santé et sécurité psychologiques en milieu de travail – Prévention, promotion et lignes directrices pour une mise en œuvre par étapesadoptée récemment. Des intervenants provenant de différents portefeuilles de l’ARC ont participé à cette réunion (p. ex. Programme d’aide aux employés, Santé et sécurité au travail, Résolution des conflits, Valeurs et éthique, Cadre d’intégrité et Gestion des limitations fonctionnelles) en vue de mettre en évidence ce qui les lie à ce sujet. Les participants à la réunion ont reconnu que l’Agence avait déjà pris de nombreuses mesures pour aborder le sujet de la santé mentale. Les représentants des employés recommandent que l’ARC adopte la norme et nomme un responsable de projet. Puisque la norme vient d’être publiée, on convient de prendre le temps d’examiner la norme plus en profondeur. Cet examen permettra de déterminer ce qui est déjà en place ce qui manque en ce qui concerne l’approche suggérée dans la norme. Les participants à la réunion acceptent de se réunir de nouveau une fois le processus d’examen terminé. Le CNOSS recevra des mises à jour sur les résultats du processus de consultation. Le coprésident pour les employés reconnaît qu’un grand nombre d’intervenants sont concernés, mais ajoute que la position des syndicats est qu’il s’agit d’une question de santé et de sécurité que le CNOSS doit aborder de front.  

9. EFFICACITÉ DU COMITÉ LOCAL en SantÉ et SÉCURITÉ

On informe le CNOSS que le numéro du printemps du bulletin [La santé et la sécurité : l’affaire de tous] a été publié le 18 avril 2013. Il met l’accent sur la série d’annonces faites en avril et en mai au sujet de la nouvelle Politique sur la SST, de la Stratégie en matière d’ergonomie, de la formation en SST à l’intention des gestionnaires, de la version en ligne du T4009 et de l’annonce de la SNASST. De plus, le bulletin offre aux comités des suggestions d’activités de sensibilisation et de promotion de la SST.

À la suite des commentaires formulés au cours de la dernière réunion du CNOSS, la Section nationale de la SST a publié une version accessible du gabarit du procès‑verbal des CLSS dans InfoZone.

Le CNOSS examine les résultats de la première fiche d’évaluation des CLSS. La fiche d’évaluation permet de vérifier si les comités locaux ont tenu leurs neuf réunions obligatoires, mené leurs 12 inspections et présenté leur mandat signé à la Section nationale de la SST. Dans l’ensemble, la fiche d’évaluation présente un résultat positif, puisque 97 % des réunions obligatoires ont eu lieu et 89 % des CLSS ont adopté leur mandat. Cependant, les comités doivent faire preuve d’une plus grande diligence et veiller à ce que toutes les inspections mensuelles soient effectuées. La fiche d’évaluation confirme que 71 % des inspections ont été effectuées. Les membres du CNOSS conviennent que le résultat est inacceptable, étant donné les avis envoyés à tous les CLSS en juillet et en octobre 2012 les informant de la PCV de la région du Québec et de l’exigence législative qui traite des inspections mensuelles.

Dans le cadre des différentes initiatives entreprises pour aborder cette question, un article figurera dans le prochain bulletin afin de mettre au clair les obligations législatives en matière d’inspection. De plus, la Section nationale de la SST rédigera une procédure normale d’exploitation (PNE) pour l’inspection du milieu de travail, ainsi qu’un guide d’inspection pour les CLSS. Cela comprendra une liste de vérification pour le bureau et d’autres listes de vérification seront élaborées à mesure que le travail progresse en ce qui concerne les mesures de suivi de l’ARPEM. Le coprésident pour les employés demande une copie électronique de la fiche d’évaluation afin de promouvoir et de soutenir les efforts d’amélioration continue.

10. bureaux partagés entre les employés de SPC ET DE L’ARC

Après la création de Services partagés Canada (SPC), l’ARC et SPC ont signé un protocole d’entente (PE) sur les questions relatives à la santé et la sécurité au travail (SST). L’ARC a fourni du soutien à SPC, lorsque les employés de SPC et de l’ARC partageaient des locaux dans les bureaux de l’ARC, jusqu’à ce que le PE prenne fin le 31 mars 2013. Dans les bureaux partagés de l’ARC, si un employé de SPC était membre du CLSS, il continuait d’assumer ce rôle et les responsabilités connexes pendant toute la durée du PE.

Le coprésident pour les employés confirme qu’il a reçu le communiqué envoyé par SPC à ses employés, le 2 avril 2013, selon lequel « [SPC met sur pied un réseau de comités et de représentants de la santé et de la sécurité au travail dans tous ses lieux de travail] ». De plus, on mentionne que le rôle et les responsabilités des CLSS de l’Agence ne changeront pas. L’expiration du PE a des incidences sur les employés de SPC uniquement. Cependant, les conseillers régionaux en relations de travail qui sont responsables de la SST sont prêts à répondre à toute demande de renseignements et à offrir leur soutien, le cas échéant.

Dans le cadre d’une discussion sur les scénarios de partage des bureaux, les représentants des employés ont remis en question la représentation en matière de santé et de sécurité pour les employés de la TI qui travaillent en permanence dans les bureaux de l’Agence des services frontaliers du Canada. Cette question sera inscrite à l’ordre du jour de la réunion de septembre et une mise à jour sera présentée à ce moment au CNOSS.

11. OUTIL LAMINÉ DE SIGNALEMENT DES INCIDENTS DE SÉCURITÉ

L’outil laminé de signalement des incidents de sécurité a d’abord été élaboré en tant qu’aide-mémoire pour la communauté de la sécurité. Il n’avait pas pour but de saisir l’exigence d’aviser chaque intervenant, puisque ces exigences dépendent du genre d’incident qui survient. L’automne dernier, les sous‑commissaires ont été mis au courant de l’aide‑mémoire et ont demandé qu’il soit accessible à tous les employés. Puisque l’outil existait déjà, il a été imprimé et distribué à l’échelle régionale.

Plutôt au cours de la réunion du CNOSS, on a présenté au Comité une démonstration de l’outil électronique de gestion des urgences et des incidents en cours de développement. Il s’agit d’un outil automatisé qui invite l’utilisateur à entrer les renseignements liés à l’événement en question et qui fait en sorte que les avis appropriés soient acheminés aux intervenants qui n’ont pas trait à la sécurité, tels que les CLSS. Le nouvel outil veillera à ce que les avis appropriés soient envoyés et comportera les pratiques courantes et les instruments de politique qui mettent l’accent sur le rôle important des CLSS dans le processus d’établissement des rapports d’incident de sécurité. Il ne sera pas nécessaire de mettre à jour et d’envoyer de nouveau l’outil laminé, puisqu’on le remplace par la version électronique.

MISES À JOUR ÉCRITES

Les mises à jour écrites suivantes sont présentées au Comité.

Rapport de formation

Le CNOSS convient que des renseignements supplémentaires sont requis afin de fournir le contexte lié aux chiffres sur la formation en SST qui sont signalés, ainsi que de confirmer les progrès qui sont accomplis. Par conséquent, un nouveau système d’établissement de rapports a été établi en vue de produire les données en provenance de deux sources qui découlent des Systèmes administratifs d’entreprise (SAE). La première source comprend les données relatives à la formation qui sont dorénavant consolidées de façon centrale par la Direction de la formation et de l’apprentissage et la deuxième source est le profil démographique mensuel qui est produit par la Section de la démographie et de l’analyse des effectifs. Les renseignements des deux sources ont été extraits le 1er mai 2013 pour ce rapport.

Cette consolidation des données aidera le CNOSS à examiner et à analyser la mise à jour sur la formation, puisqu’elle fournira des renseignements démographiques comme le statut de l’employé (c.‑à‑d. permanent, nommé pour une période déterminée, étudiant, saisonnier) par région. Les fluctuations de l’effectif (augmentations et diminutions) seront facilement confirmées et prises en considération lorsqu’il s’agira d’élaborer des stratégies de formation en vue d’améliorer les chiffres. Le profil démographique présente une répartition numérique qui, en comparaison au nombre d’employés non formés, fournira une mesure des progrès accomplis. Une analyse des tendances est également précisée afin de décrire les chiffres trimestriels relatifs à la formation et cela permettra au CNOSS d’assurer le suivi des résultats historiques pour les divers produits de formation en SST.

Statistiques pour la formation sur la santé et la sécurité
En date du 1er mai 2013, 510 gestionnaires et 3 414 employés ont besoin de formation en santé et sécurité. 

Formation sur la prévention de la violence en milieu de travail
En date du 1er mai 2013, les données confirment que 11 372 employés n’ont pas terminé cette formation.

Formation sur le Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT)
La Section nationale de la SST étudie diverses options de formation pour tenir compte de l’exigence de donner la formation sur le SIMDUT aux employés qui ont achevé la formation en SST en salle de classe avant le lancement du module d’apprentissage en ligne. Une réunion aura lieu avec le coprésident pour les employés quant à la tenue d’une consultation sur la stratégie de formation recommandée et le plan de déploiement. Les résultats de ces discussions seront présentés au CNOSS.

Plan de communication en matière de santé et de sécurité au travail

On présente au Comité une mise à jour relative au plan de communication en matière de SST pour 2013‑2014. Cette mise à jour décrit les nombreux produits qui ont été lancés en avril et en mai à l’appui de diverses initiatives de SST (p. ex. la nouvelle Politique sur la SST, le produit d’apprentissage en ligne à l’intention des gestionnaires, la Stratégie en matière d’ergonomie, ainsi que le Rapport d’enquête de situation comportant des risques en ligne). De plus, un communiqué a été diffusé pour le Jour de deuil national qui s’est tenu le 28 avril 2013. On convient que d’autres communications seront envoyées afin d’encourager l’achèvement de la formation en SST dont il est question ci‑dessus.

Rapports d’incidents de sécurité trimestriels

On présente au coprésident pour les employés les rapports d’incidents de sécurité trimestriels pour les mois de janvier à mars 2013. On mentionne au CNOSS que ce rapport comprend un résumé régional et qu’à l’avenir, ces rapports seront envoyés aux représentants régionaux de la SST et distribués aux CLSS aux fins de validation.

MOT DE LA FIN

Les coprésidents du CNOSS remercient tous les participants de leur précieuse collaboration pour le traitement des points importants à l’ordre du jour en matière de SST. On confirme que les membres du Comité se réuniront de nouveau le 19 septembre 2013 pour la prochaine réunion du CNOSS.