Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité

DATE : Le 28 mars 2013  HEURE : De 13 h 30 à 15 h 30

ENDROIT : Salle de conférence du 8e étage au 395, avenue Terminal, salle 8070

MOT D’OUVERTURE

Madame Lorenzato souhaite la bienvenue aux membres à la première réunion du Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS) de 2013. La coprésidente pour l’employeur indique qu’elle attend avec impatience d’aborder les questions présentées au Comité et de travailler ensemble tout au long de l’année afin de traiter des enjeux liés à la santé et la sécurité et des préoccupations de tous les employés.

Monsieur Mason profite de l’occasion pour souhaiter la bienvenue à  monsieur Simon Ferrand, qui appuiera les représentants des employés à l’aide des affaires du CNOSS. À ce moment, monsieur Mason indique que l’ordre du jour du CNOSS devra être élaboré conjointement et que les questions doivent être soulevées par les deux parties. Madame Lorenzato est d’accord et elle propose de faire préparer un ordre du jour des prochaines réunions de l’année à venir afin que le CNOSS puisse prévoir et établir les priorités des discussions de façon stratégique et aborder les questions de santé et sécurité au travail (SST) de façon plus efficace. Les membres du CNOSS sont d’accord qu’un ordre du jour des prochaines réunions contribuerait de façon positive au travail du Comité et assurerait des échanges productifs.

1. PROGRAMME DE SST DE L’ARC

On informe les membres du CNOSS que le Groupe de SST travaillait avec la Direction générale des affaires publiques afin d’élaborer un plan de communication pour de nombreux produits de SST qui seront officiellement lancés en avril 2013. 

La politique de SST mise à jour a été approuvée par le Conseil de direction  le 27 mars 2013 . La politique sera accordée une visibilité accrue, puisqu’elle sera présentée dans un communiqué national en tant que pierre angulaire du Programme de SST qui sera suivi par d’autres initiatives innovatrices. Tout au long d’avril, il y aura de nombreuses nouvelles qui présenteront les diverses initiatives en matière de SST, y compris le nouveau produit d’apprentissage en ligne pour la formation sur la SST pour les gestionnaires et le projet pilote de la Stratégie d’ergonomie de l’Agence.

Pour donner un peu de contexte, la Stratégie d’ergonomie de l’ARC a été présentée au Comité des ressources humaines le 28 janvier 2013 et a été approuvée aux fins d’un projet pilote national, qui serait réexaminé à la fin d’une période d’un an. Pour mettre en œuvre la stratégie, l’ARC entreprendra quatre grandes initiatives qui l’aideront à atteindre ses objectifs. Elle mettra en œuvre une approche à plusieurs niveaux dans les objectifs suivants :

• • • Élargir et améliorer les options d’auto-ajustement par les employés au moyen de la création de la page Web sur l’« Ergonomie » qui offrira des renseignements importants ainsi que la liste de contrôle d’auto-ajustement par les employés.
    • Faire participer les gestionnaires au soutien et à la promotion d’occasions pour mettre en œuvre le processus ergonomique.
    • Élargir et accroître l’utilisation de coachs formés en ergonomie à l’ARC ayant une connaissance claire de leurs rôles et responsabilités afin d’assurer que seuls les ergonomes professionnels achèvent les ajustements pour les employés ayant des conditions préexistantes.
    • Élaborer un processus afin de s’assurer que les évaluations ergonomiques complexes sont demandées auprès du fournisseur de services de santé de l’Agence.

La composante de sensibilisation des employés de cette stratégie a été lancée conjointement avec la diffusion des renseignements sur l’ergonomie aux employés, qui comprennent une liste de contrôle d’auto‑ajustement. Ces mesures de communication comprendront également un article sur la « Sensibilisation à l’ergonomie » dans le bulletin du Comité de santé et de sécurité au travail et une mise à jour de la page Web sur l’ergonomie qui se trouve sur le site Web de SST dans InfoZone. En outre, le Groupe de SST collabore avec la Direction de la formation et de l’apprentissage afin d’élaborer un produit de formation et de sensibilisation pour pouvoir ajuster soi‑même son poste de travail. D’autres renseignements seront communiqués aux employés sur la question de savoir quand se servir des coachs en ergonomie et quand ne pas s’en servir.

Le formulaire en ligne du Rapport d’enquête de situation comportant des risques (T4009) sera annoncé et le début de sa mise en œuvre est prévu pour le 1er mai 2013. Les membres du Groupe de SST élaborent des questions et des réponses (Q et R) afin d’aider les bureaux à comprendre l’utilisation du formulaire en ligne, ainsi qu’un dossier de présentation pour les gestionnaires ou les membres des Comités de santé et de sécurité en milieu de travail qui souhaitent examiner le nouveau formulaire avec leurs employés.

Le coprésident des employés se dit préoccupé par le fait que la politique de SST ne comprenait aucune référence aux refus de travail et ne comprenait pas l’entente selon laquelle l’ARC « ne demandera à aucun autre employé d’utiliser ou de faire fonctionner la machine ou la chose ou de travailler sur les lieux jusqu’à ce que la situation soit résolue ». Ce message se trouve sur le site Web de SST; toutefois, on se préoccupe du fait que cette formulation pourrait être enlevée à l’avenir lorsque le site Web sera actualisé. Madame Lorenzato propose d’inclure cet énoncé dans la directive générale de SST qui n’a pas encore été élaborée. Les membres du CNOSS conviennent que cela permettrait effectivement de consigner l’engagement.

2. PCV ET INSTRUCTIONS

On informe les membres du CNOSS que les nouvelles « Procédures de travail avec les agents de santé et de sécurité de Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) » ont été mises au point et distribuées aux représentants de SST régionaux et aux membres des Comités de santé et de sécurité en milieu de travail (CLSS). Les procédures fournissent d’autres renseignements qui assureront une approche normalisée et une réponse appropriée. On informe les membres du CNOSS que des copies des PCV et des instructions seraient fournies aux membres des CLSS ainsi que des mesures correctives résultantes. Ils conviennent que les procédures doivent être révisées afin de préciser que les membres des CLSS seront tenus au courant de toutes les mesures de suivi liées aux PCV et aux instructions. Il est important de noter que ces procédures ont été élaborées en conséquence du fait que l’Agence recevait deux Promesses de conformité volontaires (PCV). 

La première PCV a été reçue dans la région du Québec le 5 juillet 2012 et elle a abordé les exigences selon lesquelles les membres des CLSS doivent inspecter leurs lieux mensuellement. On confirme que, puisque ces cas de non‑conformité pourraient se présenter dans d’autres bureaux, un communiqué a été publié  le 20 juillet 2012 soulignant l’exigence selon laquelle les membres des CLSS doivent mener des inspections mensuelles, même au cours des mois d’été et dans les petits bureaux. Le sujet a également été discuté dans le bulletin du CLSS qui a été émis en automne 2012, renforçant le fait qu’il incombait aux membres des CLSS de mener leurs propres inspections mensuelles. Les responsables de la région du Québec ont assuré le Bureau national de SST qu’ils travaillaient étroitement avec leurs CLSS depuis la PCV, afin d’assurer que les inspections mensuelles sont menées et enregistrées.

La deuxième PCV a été émise dans la région de l’Ontario le 31 octobre 2012. Celle‑ci répondait à une plainte reçue du CLSS du bureau des services fiscaux de Sudbury. Les membres du Comité n’ont pas été avisés du dépistage de la maladie du légionnaire et, lorsqu’ils ont demandé les résultats du dépistage à plusieurs reprises, les résultats ne leur ont pas été communiqués. On informe les membres du CNOSS que tous les cas de non‑conformité ont été corrigés et qu’une réponse écrite a été fournie à RHDCC le 19 décembre 2012. Les membres du CLSS ont obtenu les résultats du dépistage le 11 décembre 2012. De plus, le 21 janvier 2013, une réunion a eu lieu entre les représentants du CLSS et de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à Sudbury, afin de discuter de la communication de tout dépistage mené à l’échelle de l’immeuble en matière de SST. 

Puisque de tels cas de non‑conformité pourraient également se présenter dans d’autres bureaux, cet enjeu a été discuté avec la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA). La DGFA a communiqué avec TPSGC afin d’assurer que, dans les immeubles appartenant à l’État, TPSGC informe les membres du personnel de l’ARC au niveau local lorsque des tests sont menés et que les résultats de tests sont fournis. Dans les immeubles loués, TPSGC n’a pas demandé aux locateurs d’effectuer des tests particuliers et de fournir les résultats, mais leur a demandé de confirmer qu’ils respectent les codes et les règlements pertinents et qu’ils mènent des programmes d’entretien adéquat afin de répondre aux normes et aux pratiques de l’industrie. La DGFA a communiqué ce message à son réseau régional, et le Groupe de SST a fourni les mêmes renseignements aux conseillers régionaux en relations de travail qui sont responsables de la SST.

3. PLAN D’ACTION NATIONAL – LEÇONS tirÉes DE L’INCIDENT AU CAMPUS FITZGERALD

L’incident au Campus Fitzgerald était un événement très important pour l’Agence, puisqu’il révélait que, bien que nous ayons un Programme de la gestion des mesures d’urgence solide, il faut prendre plus de mesures afin d’assurer que nos gestionnaires et nos employés sont prêts à répondre à tous les types d’urgence.

Afin de continuer d’assurer la santé et la sécurité de nos employés pendant des situations d’urgence, la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA) a rassemblé les leçons retenues de cet événement et a élaboré un plan d’action national afin d’intégrer ces leçons au programme actuel de l’Agence.

On fournit aux membres du Comité un aperçu du plan d’action national et des initiatives suivantes.

A – Initiatives de la planification et de l’intervention en cas d’urgence

• Examiner tous les plans d’intervention en cas d’urgence de l’Administration centrale (AC), puisqu’un examen approfondi de toutes les régions a été mené en 2011‑2012 et des écarts sont toujours présents dans la région de l’AC.
• Examiner les exigences en matière d’exercices d’urgence dans les immeubles de l’ARC.
• Réviser la directive et les procédures d’intervention en cas d’urgence.
• Améliorer les outils de l’Autorité responsable de l’immeuble (ARI) et des membres des Organismes de secours de l’immeuble (OSI), ainsi que les consultations avec les premiers intervenants.

B – Stratégie de communication

• Évaluer les options de prestation et de normalisation des outils de communication des OSI afin d’accroître la sensibilisation et de fournir des précisions.
• Examiner et communiquer la Directive sur les communications critiques de la direction afin de s’assurer que les protocoles internes et externes sont clairs et bien connus.
• Élaborer un plan exhaustif de sensibilisation et de communication sur l’intervention en cas d’urgence afin d’appuyer le Programme d’intervention en cas d’urgence.

C – Coordination des situations d’urgence

• Élaborer des outils afin d’aider les ARI à gérer efficacement la colocation qui abordera les implications législatives (municipales ou provinciales) et la diversité organisationnelle.

D – Soutien des employés de l’ARC

• Examiner les pratiques et les exigences actuelles relatives à l’utilisation des identificateurs par les membres des OSI et les ARI.

Les membres du CNOSS conviennent que les membres des CLSS doivent être inclus dans le processus consultatif, puisque celui‑ci se rapporte à la planification, aux protocoles et aux procédures des interventions en cas d’urgence.

Les représentants des employés signalent que, dans la région du Pacifique, il y a des équipes de détection de bombes qui comprennent des employés membres. La Division de la gestion des urgences et des incidents (DGUI) effectuera un suivi et fournira une mise à jour aux membres du CNOSS.

4. EXIGENCES EN MATIÈRE D’EXERCICES D’URGENCE DE L’arc

On informe les membres du CNOSS que la principale leçon retenue de l’incident au Campus Fitzgerald était que, bien que l’Agence soit très prête à répondre aux urgences d’incendie, une formation supplémentaire doit être fournie aux gestionnaires et aux employés en ce qui concerne les techniques et les processus permettant de répondre à diverses situations d’urgence de façon efficace. Par conséquent, la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA) examine actuellement les exigences et les pratiques en matière d’exercices d’urgence en vue d’assurer que les exercices sont menés non seulement en cas d’incendie, mais également en cas d’autres types d’incidents.

On fournit ensuite aux membres du CNOSS un survol des progrès de l’initiative du plan d’action national. En vertu du Plan d’action pour la réduction du déficit (PARD), RHDCC mettra fin au Programme fédéral de protection contre les incendies à compter d’avril 2014. En raison de la cessation du programme national de RHDCC, l’ARC sera tenue d’incorporer ces exigences dans son programme existant. L’Agence participe actuellement à des consultations au niveau fédéral afin d’examiner la façon dont les autres ministères planifient à assumer ces responsabilités. Dans les prochains mois, la DGFA mènera des consultations avec des intervenants clés et élaborera une stratégie afin d’assurer que l’Agence est prête à assumer ces nouvelles responsabilités à compter d’avril 2014. L’approche proposée comprendra des exigences normalisées en matière d’exercices d’urgence et une formation sur les extincteurs dans le cadre d’un calendrier d’exercice annuel de l’Agence. Le CNOSS sera un principal intervenant dans l’élaboration de cette stratégie et le Comité sera consulté en conséquence. Les représentants des employés signalent que les membres des CLSS doivent être consultés au moment de l’examen des exigences en matière d’exercices d’urgence.

En outre, les membres du CNOSS demandent une liste de tous les immeubles occupés par l’ARC afin qu’une liste de contrôle puisse être élaborée pour surveiller les exigences en matière d’exercices d’évacuation annuels. Afin de vérifier que tous les espaces occupés par l’ARC ont achevé leur exercice d’évacuation annuel, on propose que cette exigence soit ajoutée à l’annexe A du modèle du procès‑verbal des CLSS où sont notées toutes les exigences prescrites par la loi. Cette proposition sera examinée plus en profondeur au cours de la prochaine consultation avec la DGUI. Pendant l’automne, ces rapports seront présentés au CNOSS. Les membres du CNOSS examineront les résultats des exercices d’évacuation annuels et des interventions en cas d’urgence tous les ans afin de cerner les écarts et les pratiques exemplaires et de confirmer l’observation de la loi. 

5. Inspections Du lieu de travail

Les représentants de la Direction générale des ressources humaines (DGRH) et de la DGFA se sont réunis avec monsieur Doug Mason, le coprésident des employés du CNOSS, le 28 janvier 2013, afin de discuter des inspections des lieux de travail des parcs de stationnement et des zones d’accès restreints dans les immeubles occupés par l’ARC.

Au cours de cette réunion, la direction a réitéré que les parcs de stationnement des employés ne sont pas considérés comme des lieux de travail et l’ARC n’a aucune autorité opérationnelle sur eux. Par conséquent, les représentants de la direction de l’ARC ne sont pas tenus de remédier aux questions de santé et de sécurité qui peuvent être signalées. Les préoccupations des employés doivent être adressées au propriétaire ou à l’exploitant du parc de stationnement.

Les parties acceptent de collaborer sur l’élaboration d’un document de type « Questions et réponses (Q et R) » afin de fournir d’autres directives au sujet des inspections mensuelles et des messages uniformes aux employés, aux gestionnaires et aux représentants syndicaux. De plus, la direction accepte d’examiner toute situation étrange qui pourrait nécessiter une exception à l’approche normalisée pour les inspections mensuelles des CLSS.

Au cours des réunions du CNOSS de décembre et de janvier, il a été confirmé que madame Lorenzato avait communiqué avec la haute direction de RHDCC afin de solliciter des précisions à l’égard de la définition d’un lieu de travail. La réponse de RHDCC confirmait que la définition « s’interprète au sens large » afin d’offrir aux employeurs la flexibilité pour déterminer ce qui constitue le lieu de travail, en fonction de leurs propres circonstances. On fournit aux représentants des employés un document de Q et R provisoire, ainsi qu’une copie de la réponse de RHDCC afin de faciliter leur examen et la rédaction de leurs commentaires. Une rétroaction sera fournie en avril 2013 et sera suivie d’une consultation supplémentaire, au besoin. 

6. ANALYSES DU RISQUE PROFESSIONNEL (Pour les employés sur place et en environnements multiples)

On avise les membres du CNOSS que les points à l’ordre du jour sur l’Analyse du risque professionnel pour les employés sur place et l’Analyse du risque professionnel en environnements multiples ont été regroupés afin de faciliter les mises à jour sur ces initiatives.

On informe les membres du Comité que l’on mène des travaux liés à l’Analyse du risque professionnel pour les employés sur place afin de donner un aperçu des exigences en matière de formation qui accompagneront les Procédures pour les employés des bureaux locaux qui effectuent des visites à l’extérieur. En plus de la formation, on examine d’autres produits afin de déterminer leur applicabilité pour les employés sur place. Ces produits comprennent, sans toutefois s’y limiter, des plans de voyage et des trousses d’urgence normalisées.

Le 28 janvier 2013, le Rapport d’enquête sur l’Analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM) a été présenté au Comité des ressources humaines (CRH). Le CRH a demandé qu’un plan d’action détaillé soit élaboré afin de traiter des éléments à risque élevé, y compris les échéanciers, et présenté au CRH dans un délai de trois mois. 

Le groupe de travail sur l’ARPEM s’est réuni le 5 mars 2013 pour commencer l’élaboration d’un plan d’action détaillé et attribuer le travail associé aux mesures de suivi afin d’en faire rapport au CRH. Tous les commentaires des divers membres du groupe de travail ont été intégrés et seront communiqués au CNOSS lorsque cela sera possible. La Direction générale des ressources humaines continuera de surveiller et d’établir des rapports sur les progrès de la mise en œuvre des mesures de suivi de l’ARPEM pour le CNOSS et les différents comités de la haute direction.

MISES À JOUR ÉCRITES

Les mises à jour écrites suivantes sont présentées au Comité :

Rapport de formation

Statistiques de la Formation en santé et sécurité : La séance de formation d’apprentissage en ligne « Santé et sécurité à l’intention des employés » est offerte depuis le 20 octobre 2011. Le cours « Santé et sécurité à l’intention des gestionnaires » a été converti d’une présentation en classe à une séance de formation d’apprentissage en ligne. Le nouveau produit de formation en ligne sera lancé en avril 2013.

En date du 15 février 2013, 525 gestionnaires et 3 042 employés avaient encore besoin de formation en santé et sécurité.

Formation sur la prévention de la violence en milieu de travail : Le produit de formation en ligne sur la prévention de la violence en milieu de travail est offert depuis le 26 octobre 2011. En date du 15 février 2013, 13 942 employés (y compris les gestionnaires) n’ont pas suivi la séance de formation en ligne sur la prévention de la violence en milieu de travail. 

Les membres du CNOSS examinent les statistiques de formation et constatent un certain nombre d’écarts. Les représentants des employés demandent de faire vérifier les statistiques de la prévention de la violence de la région de l’Atlantique. Les membres du Comité indiquent que cela pourrait s’expliquer par des fluctuations de la population et des irrégularités des rapports dans les Systèmes administratifs d’entreprise (SAE). Toutefois, ils conviennent que la validation de ces statistiques serait facilitée si les statistiques des populations régionales étaient fournies aux fins de comparaison.

Les membres du CNOSS sont d’accord que les progrès de cette formation doivent être accélérés. À cette fin, les membres du comité demanderont qu’une liste de tous les employés et les gestionnaires qui n’ont pas suivi les cours de formation sur la SST obligatoires soit dressée et présentée à la haute direction afin de renforcer la conformité à la loi.

Formation sur le Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT) : Le comité discute de l’exigence pour la formation sur le SIMDUT à fournir aux employés qui ont terminé la formation en classe de SST avant le lancement du module d’apprentissage en ligne. Différentes options seront enquêtées afin de respecter cette exigence établie par la loi, et une réunion sera organisée avec le coprésident des employés afin de le consulter sur cette initiative de formation. Les résultats de ces discussions seront fournis au CNOSS.

Plan de communication sur la Santé et la sécurité au travail

Les membres du Comité examinent le Plan de communication mis à jour de 2012‑2013 et confirment qu’il aborde efficacement les sujets pertinents en matière de SST. Le plan proposé pour 2013‑2014 a été communiqué au coprésident des employés aux fins d’examen et de commentaire. Monsieur Mason profite de l’occasion pour approuver le communiqué qui a été préparé pour le Jour de deuil national qui aura lieu le 28 avril 2013.

Dépistage sur la maladie du légionnaire

On informe les membres du CNOSS que les responsables des Biens immobiliers et de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) se sont réunis afin de renforcer l’exigence de communiquer les rapports aux CLSS. En outre, un sondage a été mené à l’échelle des régions et on confirme que les voies de communication fonctionnent bien. S’il y a des questions ou des préoccupations, elles seront transmises au coprésident des employés et à la secrétaire de séance du CNOSS.

Efficacité du Comité de santé et de sécurité

Le dernier numéro du bulletin des CLSS a été publié le 15 février 2013. Le prochain bulletin sera publié en avril 2013.

Après de nouvelles consultations, le formulaire de recommandation a été mis à jour. La nouvelle version du modèle a remplacé l’ancienne version dans InfoZone.

Pour donner suite aux commentaires soulevés au cours de la dernière réunion, le modèle du procès‑verbal a été mis à jour afin de le rendre plus accessible pour la technologie adaptée.

On a commencé le travail sur les autres pièces à l’appui de l’efficacité des comités de santé et de sécurité au travail. On continue à mener des travaux sur les outils et les processus pour les CLSS en vue de déterminer les buts et les objectifs. Toutefois, l’amélioration des outils et des processus pour les inspections des lieux de travail a pris le pas. Tous les intervenants seront consultés tout au long du processus d’élaboration.

Enfin, lorsque le modèle de mandat et le guide ont été publiés le 4 mai 2012, les membres des CLSS étaient tenus de fournir au Bureau national de SST le nouveau mandat ou le mandat actuellement valide d’ici le 31 mars 2013. On a envoyé un rappel aux régions le 6 février 2013 et on surveille la situation.

Les représentants des employés ont d’autres commentaires au sujet du mandat. On accepte que ces commentaires soient considérés au moment de l’examen de la formation des membres des CLSS en automne 2013.

Les représentants des employés demandent que des efforts soient déployés afin de continuer à fournir un moyen qui permet aux membres des CLSS d’accéder aux rapports de WINFAST.

Deux questions régionales et locales ont été transmises au CNOSS aux fins d’orientation. Les questions concernent l’utilisation de cigarettes électroniques en milieu de travail et de ballons d’exercices plutôt que des chaises aux postes de travail. Les membres du CNOSS examineront la recherche sur ces deux sujets et décideront le type de directives à donner.

Rapports d’incident de sécurité trimestriels

On fournit au coprésident des employés les rapports d’incident de sécurité trimestriels de 2012. Monsieur Mason indique qu’il serait bien de comprendre un sommaire régional, afin que ce sommaire puisse être communiqué aux CLSS aux fins de validation. 

MOT DE LA FIN

Les coprésidents expriment leur appréciation aux membres du Comité pour leur précieuse contribution au traitement des points à l’ordre du jour. Afin d’assurer le succès continu des réunions du CNOSS, madame Lorenzato propose que le Comité planifie d’avance en vue de l’année à venir en préparant un ordre du jour des prochaines réunions. Cet ordre du jour donnerait un aperçu des sujets dont le CNOSS peut discuter afin d’assurer une approche stratégique, proactive et productive. Les membres du Comité approuvent cette suggestion et établissent un engagement à l’égard de la préparation de l’ordre du jour des prochaines réunions et de sa communication au CNOSS aux fins d’examen et de commentaire, avant la prochaine réunion. De plus, il est décidé que le Comité examinera le rapport sur les mesures de suivi du CNOSS, puisqu’il sera un point permanent à l’ordre du jour de chaque réunion avant de passer aux points de l’ordre du jour officiel. Cela permettra au CNOSS d’assurer le suivi des progrès, des réalisations et des résultats attendus pour les divers points à l’ordre du jour.

Madame Lorenzato rappelle à tous que la Semaine nord‑américaine de la sécurité et de la santé au travail de 2013 aura lieu du 5 au 11 mai. Conformément aux pratiques antérieures, une note de service conjointement signée sera communiquée aux régions afin de leur fournir des documents de référence. Les coprésidents conviennent d’examiner et de diffuser cette note de service.

Les deux coprésidents remercient tous les participants de leur précieuse contribution au traitement des points à l’ordre du jour et souhaitent aux membres de joyeuses Pâques.