Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité

DATE :                   Le 20 février 2014                        HEURE : De 13 h 30 à 16 h

ENDROIT :           Salle de conférence du 8e étage au 395, avenue Terminal, salle 8070

MOT D’OUVERTURE

Monsieur Dan Couture, en tant que remplaçant de la coprésidente pour l’employeur, souhaite la bienvenue à tous à la première réunion du Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS) de 2014. Avant de procéder à l’ordre du jour, monsieur Couture transmet un message d’adieu de madame Josée Tremblay à titre de représentante sortante pour l’employeur. Madame Tremblay exprime aux membres du CNOSS sa reconnaissance à l'égard de leur collaboration fructueuse et offre ses meilleurs vœux dans leurs projets d’avenir.

Monsieur Doug Mason félicite le Comité, puisqu’il y a eu de nombreuses réalisations en matière de santé et de sécurité au travail (SST) en 2013. Il a profité de l’occasion pour souligner les contributions de monsieur Pierre Mulvihill pour son soutien comme conseiller technique et indique qu’il sera remplacé par madame Andrea Holmes. Une fois que les coprésidents ont communiqué leurs commentaires, le Comité procède à l’ordre du jour de la réunion.

1. PCV ET DIRECTIVES

On informe le CNOSS que l’Agence n’a pas reçu de promesse de conformité volontaire (PCV) ou de directive depuis la dernière réunion en décembre. Ce résultat positif confirme que l’ARC satisfait à ses exigences prévues par la loi. Cependant, les intervenants locaux continueront d’assumer leurs rôles et leurs responsabilités avec prudence afin d’assurer l’observation continue.

On informe le Comité que les Procédures de travail avec Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) – Agents de santé et de sécurité (lien à un site Web InfoZone) sont mises à jour alors que RHDCC est maintenant connu sous le nom d’Emploi et Développement social Canada (EDSC). Une fois que les changements sont mis au point et approuvés, les procédures seront communiquées au CNOSS ainsi qu’aux comités locaux de santé et de sécurité (CLSS).

2. CHANGEMENTS À LA PARTIE ii DU Code canadien du travail

On informe le CNOSS que le projet de loi C‑4 a reçu la sanction royale. À ce stade‑ci, l’Agence attend toujours des directives du Secrétariat du Conseil du Trésor et du Programme du travail quant à savoir de quelle façon et à quel moment les changements à la Partie II du Code canadien du travail (CCT) seront mis en œuvre. Un document de présentation qui met en évidence les changements principaux à la Partie II du CCT et le processus de mise en œuvre seront préparés et communiqués au Comité. Tel qu’il a été discuté précédemment, le CNOSS sera consulté avant la mise en œuvre de tout changement. On confirme que la santé et la sécurité des employés de l’ARC seront une priorité lorsque les modifications requises seront apportées.

3. PROGRAMME DE SST DE L’ARC

Le CNOSS obtient une mise à jour sur les initiatives de SST suivantes :

Examen du programme de SST
En vue de l’examen du programme de SST par la Direction générale de la vérification, de l’évaluation et des risques, un mandat a été préparé qui décrit la justification et la portée ainsi que les diverses activités qui seront entreprises. Ce document a été communiqué au CNOSS ainsi que la liste des trois visites de sites, soit le centre fiscal et l’entrepôt de la rue Weston à Winnipeg, au 875, chemin Heron à Ottawa et à Summerside, à l’Île-du-Prince-Édouard.

Dans le cadre de l’examen du programme de SST, madame Diane Lorenzato, monsieur Claude Tremblay, monsieur Mason et monsieur Doug Gaetz participeront à un processus d’entrevue. En tant que membres du Comité du CNOSS , ils offriront des renseignements utiles.

Stratégie en matière d’ergonomie
Les procédures normales d’exploitation pour l’ergonomie au bureau sont achevées et la consultation a lieu actuellement avec le CNOSS et les régions. Les rôles et les responsabilités des coaches en ergonomie ont été clairement indiqués et les conditions lorsqu’un praticien doit effectuer une évaluation ergonomique sont bien étayées. 

La section nationale de SST continue de travailler avec les représentants du « Savoir‑faire » afin de rendre les messages relatifs à l’ergonomie plus accessibles aux employés de l’ARC. On prévoit que ces renseignements seront publiés dans le « Savoir‑faire » en mars 2014.

On informe le Comité qu’il y a 469 coaches en ergonomie dans l’ensemble de l’Agence qui sont formés afin d’achever les ajustements ergonomiques. À l’avenir, il sera important de saisir leurs activités au moyen des mécanismes d’établissement de rapports qui ont été élaborés. Afin d’assurer un établissement de rapports exacts, un communiqué sera envoyé aux coaches en ergonomie pour leur rappeler d’enregistrer leurs séances d’ajustements ergonomiques dans l’outil de suivi ergonomique et de surveiller leur temps au moyen du code d’activité et du numéro d’ordre interne.

T4009
À la suite des discussions du CNOSS à la dernière réunion, les messages de courriel automatiques ont été mis à jour ainsi qu’une partie du contenu du formulaire T4009 en ligne. En outre, les courriels automatisés programmés pour les comités et les représentants ont été modifiés. Le formulaire en ligne sera officiellement lancé le 3 février 2014 ainsi qu’un message aux employés au nom du Comité. La section nationale de SST continuera de surveiller l’utilisation du formulaire T4009 et consultera le CNOSS au sujet de toute modification au système.

Instruments de politique
Une réunion du groupe de travail a eu lieu le 19 février 2014 afin de discuter de l’examen des instruments de politique. Pendant cette réunion, le groupe a discuté des politiques sur l’électricité, l’utilisation et l’occupation des bâtiments. Les recommandations qui en découlent seront présentées au CNOSS pour examen en plus d’une justification.

Établissement de rapports virtuel
À la réunion du CNOSS en décembre, le Comité a discuté des défis liés à l’établissement de rapports virtuel relativement à la protection de la santé et de la sécurité des employés dans ces types d’arrangements. Le Comité recommande de conclure une entente afin de s’assurer que les rôles et les responsabilités liés à la SST entre les bureaux d’attache et d’accueil sont consignés. L’entente de services de SST provisoire a été communiquée aux représentants pour les employés en plus d’un bulletin d’information qui soutient l’entente et qui fournit des détails supplémentaires. Lorsque ces documents seront mis au point, la section nationale de SST prendra des dispositions afin d’obtenir les signatures de la haute direction et confirmera le plan de communication.

4. Exigences en matière d’exercices d’urgence

On informe le CNOSS que le programme d’intervention en cas d’urgence établit et surveille les exigences fédérales en matière de procédures d’urgence dans tous les immeubles de l’ARC où l’Agence est le représentant le plus important. Le calendrier d’exercices d’urgence obligatoires comprend au minimum deux exercices qui comprennent une évacuation complète, et il doit être souple afin de tenir compte des contextes de menace variés dans l’ensemble de l’organisme. 

À partir de l’année 2014‑2015, il y aura une approche progressive de trois ans qui permettra de renforcer les exigences en matière de procédures d’urgence dans tous les immeubles de l’ARC à quatre exercices d’évacuation d’urgence et à six réunions de l’Organisme de secours de l’immeuble (OSI) par année. Pendant la première année, la mise en œuvre sera limitée aux immeubles de grande hauteur où l’Agence est un locataire important ou unique. (Remarque : Un immeuble de grande hauteur est catégorisé comme étant 36 mètres de haut ou environ 12 étages.)

Le calendrier d’exercices d’urgences, les trousses d’exercice d’urgence et la liste des immeubles ciblés pour 2014‑2015 seront communiqués au CNOSS au cours des prochaines semaines. Au cours de la prochaine année, les résultats seront présentés et une rétroaction sera demandée du CNOSS et des CLSS. À la fin de la première année, la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA) examinera les incidences sur les ressources ainsi que les défis et les possibilités d’améliorations. Les constatations de la DGFA seront présentées au Comité de la sécurité et de la gestion des urgences (CSGU) et, en fonction des commentaires reçus, l’initiative sera réévaluée et les cibles de mise en œuvre pour la deuxième et la troisième année seront confirmées.

5. ANALYSES DU RISQUE PROFESSIONNEL (pour les employés sur place et les environnements multiples)

Analyse du risque professionnel (ARP) pour les employés sur place
La formation en ligne pour les employés sur place progresse. L’outil d’apprentissage en ligne a été communiqué au CNOSS et lorsque cette rétroaction sera reçue, un projet pilote de ce cours sera lancé en mars 2014. On prévoit que le produit sera offert d’ici juillet 2014.

La section nationale de SST continue de travailler avec la Direction générale des programmes d’observation (DGPO) sur l’intégration de la SST et du système Integras – Cas pour les vérificateurs sur place. Cela fera en sorte que les risques et les dangers qui y sont liés sont correctement pris en compte avant d’entreprendre le travail. La DGPO examinera les renseignements recueillis afin de créer divers scénarios, et la prochaine étape sera d’organiser une réunion pour le groupe de travail.

Analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM)
L’analyse environnementale pour la Direction générale des affaires publiques (DGAP), la Direction générale des services de cotisation et de prestations (DGSCP), la Direction générale de l’informatique (DGI) et la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances (DGSCGC) a été achevée et, une fois validée, elle sera présentée au groupe de travail de l’ARPEM.

Les travaux sont en cours avec la DGFA afin de recueillir les renseignements existants en vue de préparer et de mettre en œuvre des instruments de politique. Les activités d’examen de l’Analyse du risque lié à la tâche (ART) ont été entreprises par la DGFA et sont toujours en cours.

À la prochaine réunion du groupe de travail, les membres prépareront un plan d’action afin d’attribuer des procédures normales d’exploitation (PNE) précises à être élaborées par les directions générales qui aborderont les secteurs à risque élevé comme les entrepôts et les salles du courrier. La Direction générale des ressources humaines (DGRH) continuera d’aider et de soutenir les directions générales relativement à l’élaboration des PNE afin de fournir des procédures et des lignes directrices uniformes.

La DGRH a quelques employés qui travaillent dans un environnement d’entrepôt et qui doivent utiliser une fourche. Afin d’assurer la santé et la sécurité de ces employés, la section nationale de SST a entrepris l’élaboration d’une PNE relative aux fourches. Ce document sera communiqué au groupe de travail pour examen ainsi que la PNE pour la voie de circulation de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC).

6. AGRESSIVITÉ VERBALE ENVERS LES PRÉPOSÉS AUX SERVICES ÉLECTRONIQUES

Le sujet de l’agression verbale envers les préposés aux services téléphoniques a été soulevé antérieurement à la réunion du CNOSS le 12 décembre 2013. Les représentants des employés ont demandé à l’ARC de prolonger le message de transfert dans le système de réponse vocale interactive (RVI) afin d’inclure un avertissement concernant l’abus verbal. On fournit une explication au CNOSS concernant l’approche que la Direction des services aux contribuables (DSC) a utilisée afin d’aborder cette question. La DSC avait effectué une vaste consultation auprès des intervenants de l’ARC ainsi qu’auprès d’autres administrations fiscales, et les commentaires confirment que la majorité des appelants sont courtois. Il est important de noter qu’on se souciait du fait que le message d’avertissement irriterait davantage les appelants, ce qui rend la tâche de gérer l’appel plus difficile pour l’agent. Les experts de l’industrie indiquent que ce type de message « négatif » pourrait diminuer l’attente de l’appelant quant à son expérience de service à la clientèle alors qu’on dirige son appel à une file d’attente téléphonique en lui faisant croire que les interactions avec l’ARC sont « habituellement » conflictuelles et/ou agressives.

La DSC croit que la formation et le soutien constituent la meilleure approche pour gérer efficacement diverses situations, d’un appelant frustré jusqu’à un appelant verbalement agressif, et, par conséquent, elle a investi considérablement dans le produit de formation sur l’excellence en matière de service qui est offert à tous les agents avant qu’ils assument leurs tâches. Cette formation est fondée sur la recherche sur l’industrie et aborde les éléments comme les types d’appelants difficiles, la façon de les déterminer et les méthodes et les stratégies sur la façon de les traiter. Les agents sont aussi formés pour pouvoir établir des frontières de communication et informer l’appelant qu’ils mettront fin à l’appel en cas d’abus verbal. On informe le CNOSS que les agents peuvent aussi profiter du soutien du superviseur en tout temps afin de fournir une orientation dans les situations où un appelant devient agressif.

On informe le CNOSS que M. Rick Adams et M. Massimo Testa continueront de surveiller et de mener des recherches sur ce sujet qui comprendraient de communiquer avec Citoyenneté et Immigration Canada, puisque ce ministère a un message d’avertissement dans son système de messagerie automatisé. M. Adams et M. Testa fourniront au CNOSS une mise à jour une fois qu’ils auront consolidé une rétroaction supplémentaire et déterminé des améliorations au processus qui peuvent aborder les préoccupations notées de façon proactive.

7. NORME PSYCHOLOGIQUE

On informe le CNOSS que la première réunion du groupe de travail a eu lieu le 11 février 2014. À ce moment‑là, les membres ont discuté du plan de projet pour l’analyse des écarts, laquelle confirmera ce qui est actuellement en place et ce qui doit être fait advenant la mise en œuvre de la norme par l’ARC. Le mandat du groupe sera de consigner toute activité, tout programme et toute formation dont dispose l’Agence actuellement qui répondent aux exigences déterminées dans la norme psychologique, ou les dépassent.

On informe le Comité que de vastes consultations et recherches devront être menées. Par conséquent, un rapport d’étape sur l’analyse des écarts sera fourni au CNOSS à la réunion de ce dernier ayant lieu le 11 septembre 2014.

8. EFFICACITÉ DU COMITÉ DE SANTÉ ET DE SÉCURITÉ AU TRAVAIL

Bulletin du Comité
Le numéro d’hiver du bulletin a été publié le 13 février 2014 et aborde un certain nombre de questions, la plus importante étant l’exigence pour les CLSS de se réunir au moins neuf fois par année et, pour les comités et les représentants, d’inspecter au moins une partie du milieu de travail tous les mois et la totalité du milieu de travail au cours de l’année.

Procédure et guide d’inspection
Les Procédures et le Guide d’inspection du milieu de travail ont été distribués aux représentants des employés et leur rétroaction sera consolidée ainsi que les commentaires des autres intervenants. Lorsque les versions définitives seront prêtes, elles seront communiquées au CNOSS et aux CLSS pour assurer une approche normalisée aux inspections du milieu de travail. Ces documents seront aussi affichés dans InfoZone afin d’être facilement accessibles.

Fiche d’évaluation du Comité
On informe le CNOSS qu’un autre message a été fourni au bulletin des CLSS afin de renforcer l’importance des réunions du comité local (au moins neuf fois par année) et de l’achèvement des inspections mensuelles. En outre, le premier message de rappel mensuel des CLSS a été envoyé le 24 janvier afin de réaliser un engagement qui a été pris lors de la réunion du CNOSS afin de s’assurer que les CLSS sont au courant de leurs obligations prévues par la loi. En outre, les Procédures et le Guide d’inspection du milieu de travail fourniront une orientation claire et précise et énonceront les directives à suivre.

Une nouvelle fiche d’évaluation sera consolidée au moyen des rapports annuels des comités en milieu de travail et sera prête pour examen à la prochaine réunion du CNOSS. De plus, lorsque l’« annexe A » sera automatisée en mars ou avril, on prévoit qu’il sera possible de confirmer l’observation prévue par la loi tous les mois.  

Formation du Comité en milieu de travail
Une séance de formation des formateurs en anglais a été organisée pour les participants de la région de la capitale nationale entre les 11 et 13 mars, et une séance en français est prévue du 18 au 26 mars.

En ce qui concerne l’examen du contenu du cours, le groupe de travail se réunira pour un certain nombre de jours ce mois‑ci afin d’achever une « analyse des besoins en matière d’apprentissage ». Une mise à jour sur l’état d’avancement sera fournie au CNOSS à la réunion du 29 mai 2014.

MISES À JOUR ÉCRITES

Les mises à jour écrites suivantes sont présentées au Comité.

Rapport de formation

Le CNOSS convient que les nombres liés à la formation sur la SST seraient consolidés au moyen d’un nouveau système d’établissement de rapports. Les données sur la formation sont recueillies de façon centrale par la Direction de l’intégration stratégique d’affaires et le profil démographique mensuel est produit par la Section de la démographie et de l’analyse des effectifs. Les renseignements des deux sources ont été extraits pour ce rapport le 24 janvier 2014.

On fournit une analyse des tendances afin d’illustrer les chiffres trimestriels relatifs à la formation et permettre au CNOSS d’assurer le suivi des résultats historiques pour les divers produits de formation en SST.
Le CNOSS examine plusieurs approches de communication et plans d’action afin de cibler les régions précises qui renforceraient l’exigence prévue par la loi concernant la formation sur la SST. 

Statistiques pour la formation sur la santé et la sécurité
En date du 24 janvier 2014, 667 gestionnaires et 2 038 employés ont besoin de formation en santé et sécurité. Les dernières statistiques relatives à la formation indiquent que le nombre d’employés qui ont reçu une formation sur la SST a considérablement augmenté (de 95 %) au cours de la dernière année et qu’à l’échelle nationale, 5 % des employés nécessitent une formation.

Les résultats de janvier 2014 concernant la formation des gestionnaires indiquent que la tendance générale est plutôt stable pour les gestionnaires qui n’ont pas reçu de formation. À l’échelle nationale, 14 % des gestionnaires ne sont pas formés. On informe le CNOSS qu’il sera peut‑être difficile d’améliorer ce résultat en raison du roulement des postes de gestion.  

Formation sur la prévention de la violence en milieu de travail
En date du 24 janvier 2014, les données confirment que 6 948 employés n’ont pas terminé cette formation. Le nombre d’employés qui n’ont pas reçu de formation sur la prévention de la violence en milieu de travail continue de baisser. Depuis mai 2013, le nombre d’employés non formés a connu une diminution de plus de 4 000. Cela indique une importante amélioration et confirme l’efficacité de la promotion de ce produit de formation. Toutefois, nous continuerons de déployer des efforts afin d’assurer une tendance positive.

Plan de communication en matière de santé et de sécurité au travail

On présente au Comité une dernière mise à jour relative au plan de communication en matière de SST pour 2013‑2014. Le numéro d’hiver du bulletin du CLSS a été publié et abordait des sujets tels que les responsabilités prévues par la loi (inspections et réunions), le nouveau contrat relatif aux premiers soins, le certificat d’intervenants en premiers soins et en défibrillateurs externes automatisés (DEA), les chaussures de sécurité et la conservation de documents de SST. De plus, un communiqué national a été publié en février 2014 afin de souligner le Mois du cœur et de renforcer l’importance d’un style de vie sain ainsi que sensibiliser les gens à l’initiative et au programme de DEA de l’Agence. On informe le CNOSS qu’un plan de communication pour 2014‑2015 serait rédigé et communiqué aux fins de rétroaction.

Rapports d’incidents de sécurité trimestriels

On présente au coprésident pour les employés les rapports d’incidents de sécurité trimestriels pour les mois d’octobre à décembre 2013. Ces rapports ont été envoyés aux représentants régionaux de la SST et distribués aux CLSS aux fins de validation. 

MOT DE LA FIN

À la fin de la réunion, les membres du CNOSS soulignent l’approche collaborative qui a entraîné des progrès importants sur divers points à l’ordre du jour. On remercie les participants de leurs précieuses contributions durant les discussions de la réunion. La prochaine réunion du CNOSS se tiendra le 29 mai 2014.