Rapport du Comité des finances

Marc Brière

Le Comité des finances s’est réuni les 19 et 20 novembre 2012 au Bureau national du SEI.  

ÉTAIENT PRÉSENTS : Marc Brière – Président et 1er Vice-président national, Doug Gaetz – Co-président et VPR-Atlantique, Gary Esslinger – Co-président et VPR-Prairies, Robert Hume – Représentant des présidentes et des présidents – Vancouver – Local 20027, Stéphanie Wolff - Conseillère technique et Monique Desrosiers – Membre du personnel.

Le Comité a discuté et révisé la structure des subventions de déplacement distribuées aux sections locales, le contenu du Règlement 13 du SEI – Remboursement des dépenses, le renvoi du Conseil exécutif de septembre 2012 sur les Lignes directrices pour l’utilisation du poste budgétaire « Action politique / Campagnes », les défis auxquels font face les sections locales concernant l’accès au système de courriel du SEI à partir des prémisses de l’ARC, les états financiers du SEI en date du 30 septembre 2012 ainsi que les dépassements de dépenses. Le Comité a également discuté et révisé la mise en œuvre de l’augmentation de cotisations prévue pour le 1er janvier 2013 ainsi que le contenu du Règlement 30 du SEI - le Fonds d’appréciation pour les membres.

Suite à cette réunion, le comité a treize recommandations :

Recommandation no 1 :

Il est résolu de modifier le Règlement 13.5.1 pour qu’il se lise :

1. Les subventions de déplacement pour les déléguées et délégués et/ou les observatrices et observateurs rémunérés, que le Bureau national verse pour les Conférences et les Congrès, le sont par l’entremise de la section locale, qui est chargée de les administrer et d’en rendre compte.

2. Les subventions de déplacement pour les sections locales sont normalement égales à 1,5 2 fois le coût d’un passage aérien classe Latitude Tango Plus, sans reçu. La raison d’être du tarif aérien de 1,5 2 fois le tarif aérien Tango Plus est d’assurer la participation de la déléguée ou du délégué et d’aider les sections locales à envoyer d’autres participantes ou participants. Tout tarif aérien autre que celui mentionné ici doit être approuvé au préalable par la présidente ou le président ou, en son absence, la 1^re vice-présidente ou le 1^er  vice-président.

3. À la demande des organisateurs de la conférence, le Conseil peut approuver des subventions de déplacement pour les sections locales, au montant d’un maximum de deux fois le tarif aérien de la classe Tango plus (à la date des avances), sans reçu.  Tout tarif aérien autre que celui décrit ici doit faire l’objet de l’approbation préalable de la présidente ou du président ou, en son absence, de la 1^re vice-présidente ou du 1^er  vice-président.

4. (3). La section locale qui reçoit une subvention de déplacement et n’envoie pas de participantes ou participants doit en retourner la totalité au bureau national. (Le no 4 est devenu le no 3).

Recommandation no 2 :

Il est résolu de modifier les Per Diems mentionnés au Règlement 13 comme suit :
95,00 $ en semaine et 120,00 $ en fin de semaine, selon la répartition suivante :

		Semaine	Fin de semaine
a)	Petit déjeuner	23,00 $	29,00 $
b)	Déjeuner	30,00 $	38,00 $
c)	Dîner	42,00 $	53,00 $

Recommandation no 3 :

Il est résolu de modifier le Règlement 13.4 (1) – Temps de déplacement comme suit :
Le SEI rembourse la perte raisonnable de salaire encourue dans le cadre des affaires syndicales autorisées par le SEI.  Dans le cas des déplacements par avion, la perte raisonnable de salaire dépend de la proximité de l'aéroport, de la fréquence des envolées et de toute correspondance. Ce temps varie de rien du tout à une journée. une journée étant l’exception.

Recommandation no 4 :

Il est résolu de modifier le Règlement 13.6 (4) – Autorisation comme suit :
Les réclamations de dépenses sont soumises à la présidente ou au président pour fin d’autorisation. La présidente ou le président  peut déléguer à l’adjointe exécutive ou à l’adjoint exécutif de la présidente nationale ou du président national, à la 1^re vice-présidente ou au 1^er  vice-président ou à l’agent principal des relations de travail l’autorisation d’approuver les réclamations de dépenses. ou à la 1^re vice-présidente ou au 1^er  vice-président.

Recommandation no 5 :

Il est résolu de modifier le Règlement 13.7 – Jour de repos comme suit :

Les membres du Conseil exécutif ont droit au remboursement d’une journée supplémentaire pour toute perte de salaire éventuellement subie, à concurrence de six (6) jours par an lorsqu’ils :

1. assistent au Conseil exécutif, suivi d’une Conférence des présidentes et présidents; ou
2. assistent à une réunion de comité national avant ou après une réunion du Conseil exécutif; ou
3. assistent à une réunion de comité national avant ou après une réunion du Conseil exécutif et une Conférence des présidentes et présidents; ou
4. assistent à une réunion d’un comité national avant ou après une conférence ou un congrès qui dure plus de six (6) jours consécutifs; ou
5. assistent à une réunion du Conseil exécutif du SEI avant ou après une conférence ou un congrès.

Recommandation no 6 :

Il est résolu de modifier le Règlement 13.8.2 – Indemnité de faux frais comme suit :

Le membre utilisant un moyen d’hébergement commercial ou institutionnel (p. ex., Rigaud, Nav Can, une université) qui fournit tous les repas a droit à une indemnité de faux frais de dix-sept dollars (17 $) vingt dollars (20 $) par jour, sans les jours de voyage. L’indemnité quotidienne complète s’applique aux jours de voyagee.

Recommandation no 7 :

Pour référence, le texte du Règlement 13.9 actuel est joint à la fin du présent rapport.

Il est résolu de modifier le Règlement 13.9 – Lignes directrices sur les dépenses comme suit :

13.9 LIGNES DIRECTRICES SUR LES DÉPENSES
L’objet des Lignes directrices ci‑après est de préciser les Statuts et Règlements du SEI pour ce qui est du remboursement des dépenses.

Les présentes Lignes directrices concernent les dépenses des personness’occupant d’affaires syndicales autorisées. Ces personnes sont définies comme la présidente ou le président, la 1^re vice-présidente ou le 1^er  vice-président, la 2^e  vice-présidente ou le 2^e  vice-président, les vice-présidentes régionales ou vice-présidents régionaux, les substituts aux vice-présidentes régionales ou aux vice-présidents régionaux, les membres de comité, le personnel et tout autre membre s’occupant d’affaires syndicales autorisées.

1. Subventions de déplacement : Subvention accordée par le SEI aux sections locales pour couvrir le transport aérien, mais pas le transport au sol, comme les taxis, le kilométrage à destination et au départ de l’aéroport et/ou le stationnement.

2. (Était no 3) Transport au sol : Cela comprendrait les frais de taxi de chez vous à l’aéroport, à la gare routière ou ferroviaire et l’inverse. Cela comprendrait aussi le kilométrage et/ou le stationnement à destination et au retour du point de départ si un véhicule personnel est utilisé. Au point de destination, le transport au sol comprendrait les taxis à destination et au départ de l’aéroport ainsi que le stationnement si un véhicule personnel est utilisé. Les frais supplémentaires doivent être approuvés au préalable par la présidente ou le président ou la 1^re vice-présidente ou le 1^er  vice-président.

3. (Était no 4) Déplacements en automobile : La présidente ou le président ou la 1^re vice-présidente ou le 1^er  vice-président doit approuver l’utilisation d’un véhicule personnel. L’exception est le cas des membres qui assistent à un événement du SEI lorsqu’une subvention de déplacement a été accordée. L’utilisation d’un véhicule personnel donne droit au remboursement des frais au taux de kilométrage du SEI ou au tarif aérien Tango Plus sans reçu, selon le moindre des deux. L’utilisation de voitures de location doit être approuvée au préalable pour que les frais en soient remboursés, et elle doit être justifiée par des considérations pratiques et économiques.

4. (Était no 5) Stationnement :  Voir Transport au sol ci‑dessus.

5. (Était no 7) Déplacements : Tous les déplacements doivent être approuvés au préalable par la présidente ou le président ou, en leur absence, par la 1^re vice-présidente ou le 1^er  vice-président. Le coût effectif est remboursé selon les Statuts et les Règlements.

6. (Était no 2) Indemnité quotidienne : Selon les Règlements.

7. (Était no 1) Hébergement : Il faut choisir les chambres d’hôtel les plus pratiques et les plus économiques disponibles applicables dans la région du pays.

8. (Était no 6) Garde familiale : Les frais de garde familiale sont remboursés selon les Règlements.

9. (Était no 8) Divers – Généralités : Toutes les dépenses diverses, sauf les pourboires, doivent être justifiées d’un reçu.

   1. Appels téléphoniques : Un montant raisonnable est remboursé pour les appels téléphoniques.
   2. Maladie/vacances : Pendant que vous vous occupez des affaires syndicales autorisées, si vous travaillez moins de soixante-quinze (75) heures pour l’ARC dans un mois donné, ce qui vous fait perdre des vacances et des crédits de congés de maladie, le SEI vous rembourse cette perte sur présentation d’une demande de salaire pour la période, avec indication de la perte de crédits.
   3. Pourboires : Un montant raisonnable de pourboires est remboursé (les exemples comprennent les chasseurs d’hôtel; sont exclus les pourboires dans les restaurants).

10. (Était no 9) Conseil exécutif – Divers :

    1. Blanchissage : Les montants raisonnables sont admis pour les frais de blanchissage pour les séjours prolongés sept (7) jours ou lorsque les délais entre voyages sont courts ou si les dépenses ont été approuvées au préalable dans les situations exceptionnelles.
    2. Attaché-case : Les officiers du Conseil exécutif ont droit à un attaché-case et à un remplacement si nécessaire (environ cent cinquante dollars (150 $).
    3. Bagages : Le Conseil exécutif a droit à un ensemble approprié de valises d’un prix raisonnable préapprouvé, qui peut être remplacé si nécessaire.
    4. Accessoires téléphoniques : Comme chaque officier du Conseil a l’utilisation d’un téléphone cellulaire, le SEI rembourse les frais pour les accessoires approuvés de téléphone cellulaire (p. ex., étui, mains libres, etc.).
    5. Accessoires d’ordinateur : Comme chaque officier du Conseil a l’utilisation d’un ordinateur portatif, le SEI rembourse les accessoires d’ordinateur approuvés. (p. ex., encre pour imprimante, souris, etc.).
    6. Fournitures générales de bureau : Vu que cela est jugé couvert par l’indemnité de résidence des membres du Conseil, seuls les articles exceptionnels pré approuvés sont remboursés.
    7. Frais de poste : La dépense pour les timbres ordinaires fait partie de l’indemnité de résidence des membres du Conseil. Les gros articles d’affranchissement, comme pour les colis, etc., peuvent être remboursés, sur présentation des reçus avec les demandes de remboursement des dépenses (p. ex., dossiers de griefs).
    8. Congé : Selon les Règlements.
    9. Journée administrative : Les officiers du Conseil exécutif (excluant la présidente ou le président et la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président) peuvent utiliser une journée d’administration pour effectuer leur travail syndical, avec l’approbation de la présidente ou du président ou de la 1^re vice-présidente ou du 1^er  vice-président.
    10. Indemnité de résidence : Les officiers du Conseil exécutif (excluant la présidente ou le président et la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président) reçoivent deux (2) fois l’an une indemnité de résidence d’un montant de cent dollars (100 $) par mois à verser en juin et en décembre.
    11. Cachet mensuel : Les officiers du Conseil exécutif (excluant la présidente ou le président et la 1^re vice-présidente ou le 1^er vice-président) reçoivent deux (2) fois l’an un cachet mensuel d’un montant de cent cinquante dollars (150 $) par mois à verser en mars et en septembre.

Recommandation no 8 :

Il est résolu de reporter d’une année à l’autre jusqu’en 2014 la partie inutilisée du poste budgétaire « Action / campagnes politiques ».

Recommandation no 9 :

Il est résolu que  le Conseil exécutif adopte les lignes directrices proposées.

NOUVEAU : Lignes directrices pour le financement de l’action des campagnes politiques

Les lignes directrices s’appliquent aux demandes d’action ou de campagnes politiques qui sont soumises par une section locale, une région, le Conseil exécutif ou le Bureau national du SEI.

LIGNES DIRECTRICES :

1. Une section locale, une région, le Conseil exécutif ou le Bureau national peut demander du financement pour une action ou une campagne politique.

2. Pour demander du financement, il faut soumettre une « proposition de financement ». La proposition doit indiquer :

   1. le type d’événement ou de campagne;
   2. l’objectif de l’événement ou de la campagne;
   3. la date/l’échéancier de l’événement ou de la campagne;
   4. le lieu de l’événement ou de la campagne;
   5. une estimation du nombre de membres présents, s’il y a lieu;
   6. le budget de l’événement ou de la campagne;
   7. le montant demandé.

3. La proposition est transmise à la présidente nationale ou au président national et à la 1^re vice-présidente nationale ou au 1^er vice-président national du SEI. Si elle provient d’une section locale, la demande est transmise à son VPR, qui la transmet à la présidente nationale ou au président nationale et à la 1^re vice-présidente nationale ou au 1^er vice-président national.

4. Toutes les propositions doivent avoir l’approbation préalable de la présidente nationale ou du président national ainsi que de la 1^re vice-présidente nationale ou du 1^er vice-président national avant la tenue de l’événement.

5. L’organisme qui présente la demande peut demander une avance avant la tenue de l’événement. Ces demandes sont soumises à l’approbation de la présidente nationale ou du président national ainsi que de la 1^re vice-présidente nationale ou du 1^er vice-président national.

6. Dans les trente jours de l’événement ou de la campagne, il faut remettre un rapport à la présidente nationale ou au président national sur la façon dont l’événement ou la campagne s’est déroulé, avec une comptabilité de tous les fonds dépensés, y compris les reçus pour les remboursements.

7. Le budget de l’événement ou de la campagne devrait comprendre, sans limitation, les déplacements, la traduction, la perte de salaire, les indemnités quotidiennes, les locations, les matériaux, etc.

Recommandation no 10 :

Il est résolu que le SEI accorde une subvention au montant de 600 $ à chaque section locale pour l’achat d’une tablette et d’un plan de données complémentaire de 12 mois afin de faciliter l’accès au système de courriel du SEI.

Il est en outre résolu que les sections locales doivent acheter ledit matériel et ledit plan de données dans les 45 jours de la réception de la subvention. Une fois l’achat effectué, les sections locales doivent remettre les reçus au Bureau national dans les 30 jours; autrement, le Bureau national recouvre la subvention.

Recommandation no 11 :

Il est résolu de modifier le Règlement 30.3 (6) – Fonds d’appréciation des membres – Lignes directrices, comme suit :

Dans les trente jours de l’activité, la section locale adresse un rapport à la présidente ou au président sur la façon dont l’activité s’est déroulée, avec une comptabilité de tous les fonds dépensés, y compris des copies des reçus. La subvention est alors envoyée à la section locale.

Recommandation no 12 :

Il est résolu d’approuver un dépassement des postes budgétaires suivants :

Recommandation no 13 :

Il est résolu de transférer un montant de 20 000 $ du poste budgétaire « Dépenses informatiques » au poste budgétaire « Achats de mobilier et de matériel » dans le budget de 2012 afin de permettre l’achat et le paiement d’un nouveau système téléphonique au Bureau national du SEI.

POUR RÉFÉRENCE SEULEMENT (Recommandation no. 7)

13.9  LIGNES DIRECTRICES SUR LES DÉPENSES

L’objet des Lignes directrices ci‑après est de préciser les Statuts et Règlements du SEI pour ce qui est du remboursement des dépenses.

Les présentes Lignes directrices concernent les dépenses des personness’occupant d’affaires syndicales autorisées. Ces personnes sont définies comme la présidente ou le président, la 1re vice-présidente ou le 1er vice-président, la 2e vice-présidente ou le 2e vice-président, les vice-présidentes régionales ou vice-présidents régionaux, les substituts aux vice-présidentes régionales ou aux vice-présidents régionaux, les membres de comité, le personnel et tout autre membre s’occupant d’affaires syndicales autorisées.

(1) Hébergement : Il faut choisir les chambres d’hôtel les plus pratiques et les plus économiques disponibles applicables dans la région du pays.

(2) Indemnité quotidienne : Selon les Règlements.

(3) Transport au sol : Pour les voyages par avion, par train ou par autocar, les frais sont remboursés au coût du service normal de taxi. (D’autres moyens de transport sont permis, s’ils coûtent moins cher ou pas plus cher que le taxi.) Les frais supplémentaires doivent être approuvés au préalable par la présidente ou le président ou la 1re vice-présidente ou le 1er vice-président.

(4) Déplacements en automobile : La présidente ou le président ou la 1re vice-présidente ou le 1er vice-président doit approuver l’utilisation d’un véhicule personnel. L’utilisation d’un véhicule personnel donne droit au remboursement des frais selon les Règlements.

L’utilisation de voitures de location doit être approuvée au préalable pour que les frais en soient remboursés, et elle doit être justifiée par des considérations pratiques et économiques.

(5) Stationnement : Les frais de stationnement ne sont remboursés que si l’utilisation d’une automobile a été approuvée au préalable.

(6) Garde familiale : Les frais de garde familiale sont remboursés selon les Règlements.

(7) Déplacements : Tous les déplacements doivent être approuvés au préalable et le coût effectif est remboursé selon les Statuts et les Règlements.

(8) Divers – Généralités : Toutes les dépenses diverses, sauf les pourboires, doivent être justifiées d’un reçu.

(a) Appels téléphoniques : Un montant raisonnable est remboursé pour les appels téléphoniques.

(b) Maladie/vacances : Pendant que vous vous occupez des affaires syndicales autorisées, si vous travaillez moins de soixante-quinze (75) heures pour l’ARC dans un mois donné, ce qui vous fait perdre des vacances et des crédits de congés de maladie, le SEI vous rembourse cette perte sur présentation d’une demande de salaire pour la période, avec indication de la perte de crédits.

(c)  Pourboires : Un montant raisonnable de pourboires est remboursé (les exemples comprennent les chasseurs d’hôtel; sont exclus les pourboires dans les restaurants).

(9) Conseil exécutif – Divers :

(a) Blanchissage : Les montants raisonnables sont admis pour les frais de blanchissage pour les séjours prolongés sept (7) jours ou lorsque les délais entre voyages sont courts ou si les dépenses ont été approuvées au préalable dans les situations exceptionnelles.

(b) Attaché-case : Les officiers du Conseil exécutif ont droit à un attaché-case et à un remplacement si nécessaire (environ cent cinquante dollars (150 $).

(c)  Bagages : Le Conseil exécutif a droit à un ensemble approprié de valises d’un prix raisonnable préapprouvé, qui peut être remplacé si nécessaire.

(d) Accessoires téléphoniques : Comme chaque officier du Conseil a l’utilisation d’un téléphone cellulaire, le SEI rembourse les frais pour les accessoires approuvés de téléphone cellulaire (p. ex., étui, mains libres, etc.).

(e) Accessoires d’ordinateur : Comme chaque officier du Conseil a l’utilisation d’un ordinateur portatif, le SEI rembourse les accessoires d’ordinateur approuvés. (p. ex., encre pour imprimante, souris, etc.).

(f)  Fournitures générales de bureau : Vu que cela est jugé couvert par l’indemnité de résidence des membres du Conseil, seuls les articles exceptionnels préapprouvés sont remboursés.

(g) Frais de poste : La dépense pour les timbres ordinaires fait partie de l’indemnité de résidence des membres du Conseil.
  Les gros articles d’affranchissement, comme pour les colis, etc., peuvent être remboursés, sur présentation des reçus avec les demandes de remboursement des dépenses (p. ex., dossiers de griefs).

(h) Congé : Selon les Règlements.

(i) Journée administrative : Les officiers du Conseil exécutif (excluant la présidente ou le président et la 1re vice-présidente ou le 1er vice-président) peuvent utiliser une journée d’administration pour effectuer leur travail syndical, avec l’approbation de la présidente ou du président ou de la 1re vice-présidente ou du 1er vice-président.

(j) Indemnité de résidence : Les officiers du Conseil exécutif (excluant la présidente ou le président et la 1re vice-présidente ou le 1er vice-président) reçoivent deux (2) fois l’an une indemnité de résidence d’un montant de cent dollars (100 $) par mois à verser en juin et en décembre.

(k)  Cachet mensuel : Les officiers du Conseil exécutif (excluant la présidente ou le président et la 1re vice-présidente ou le 1er vice-président) reçoivent deux (2) fois l’an un cachet mensuel d’un montant de cent cinquante dollars (150 $) par mois à verser en mars et en septembre.

Soumis respectueusement,

Marc Brière
Président  du comité