Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS)

Cette réunion est présidée par la coprésidente pour l’employeur, Sonia Côté.

MOT D’OUVERTURE

La coprésidente représentant l’employeur commence par se présenter au Comité en tant que nouvelle sous-commissaire de la Direction générale des ressources humaines et dirigeante principale des ressources humaines. M^me Côté prend un moment pour souhaiter la bienvenue aux membres, aux invités et aux observateurs et pour reconnaître le leadership de Dan Couture au sein du comité. Elle souhaite également la bienvenue à Deirdra Finn et à Philippe Blanchette en tant que nouveaux membres du Comité.

Le coprésident des employés, Doug Gaetz, souhaite la bienvenue à la nouvelle coprésidente représentant l’employeur au Comité et remercie les membres pour leur contribution au cours des dernières années, en particulier pendant la pandémie. M. Gaetz remercie également Dan Couture pour ses efforts et souhaite la bienvenue aux nouveaux membres du Comité.

Les membres ont été informés de l’horaire des premières étapes du plan de transition de l’Agence et ont reçu un aperçu des dernières lignes directrices du Programme de santé au travail de la fonction publique (PSOHP) à la suite de la suspension des mandats de vaccins pour la fonction publique fédérale à compter du 20 juin 2022. M. Gaetz profite de l’occasion pour souligner que les membres conviennent de réduire la fréquence des déclarations de cas confirmés par la COVID-19 au cours des mois d’été et qu’ils examineront l’approche globale en septembre.

EXAMEN DES DOCUMENTS

Procès-verbal de la réunion du CNOSS du 24 mars 2022

Les membres approuvent le procès-verbal de la réunion du 24 mars 2022.

Rapport sur les mesures de suivi

Aucune nouvelle mesure de suivi n’a été relevée lors de la dernière réunion en mars 2022, ce qui a donné lieu à un rapport nul pour la réunion de juillet 2022.

Ordre du jour des prochaines réunions

L’ébauche de l’ordre du jour des prochaines réunions pour 2022 est examinée et approuvée par les membres.

Plan de communication en matière de santé et de sécurité au travail (SST)

Le coprésident représentant les employés demande que les correspondances futures liée au Jour de deuil national soit envoyée par les coprésidents du CNOSS comme un message à l’intention de tout le personnel afin de reconnaître l’importance de cette journée. La direction accepte d’examiner l’approche à l’avenir.

Le coprésident représentant les employés demande une mise à jour sur les dates de publication du bulletin de la SST. Il a été confirmé que la prochaine édition est prévue pour l’automne.

MISE À JOUR DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES RESSOURCES HUMAINES (DGRH) — PROGRAMME DE SST

Pandémie COVID-19 et la politique de vaccination de l’Agence

Les membres reçoivent une mise à jour sur la suspension de la politique sur la vaccination contre la COVID-19 ainsi que sur l’avis de santé au travail révisé publié le 16 mai 2022 par le Programme de santé au travail de la fonction publique. Selon les plus récentes directives qui ont été mises en œuvre par l’Agence, les employés sont autorisés à retirer leur masque médical si l’éloignement physique peut être maintenu dans un environnement stationnaire, par exemple, lorsqu’ils sont assis ou debout dans un espace de travail ou lors d’une réunion. Les employés doivent également continuer à porter un masque médical en tout temps pendant 14 jours après avoir été en contact étroit avec un cas de COVID-19 ou lorsqu’ils travaillent avec des clients, des contribuables, des visiteurs ou des membres du public. Il a été noté que tous les détails sur les procédures mises à jour pour les masques, les périodes d’isolement et d’autres directives ont été affichés dans InfoZone.

Le coprésident représentant les employés soulève des préoccupations des bureaux locaux concernant le moment et la clarté des communications liées aux changements apportés aux protocoles relatifs à la COVID-19, ce qui a entraîné une certaine confusion. Il souligne le besoin de messages clairs et uniformes à l’avenir. La direction reconnaît les préoccupations et note que des précisions ont été fournies, au besoin, et que le contenu existant dans InfoZone a été mis à jour. Il a également été noté qu’une communication nationale était en cours d’élaboration pour mettre en évidence les changements.

Prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail

Les membres reçoivent un aperçu du travail effectué depuis la dernière réunion par les groupes de travail sur la prévention de la violence et du harcèlement en milieu de travail. En avril 2022, le groupe de travail du CNOSS a examiné les redressements proposés à l’évaluation du milieu de travail ainsi que le processus de communication de la sélection d’un enquêteur à partir de la liste établie conjointement. Il a été convenu que les parties auraient également la possibilité de recevoir un résumé des qualifications de l’enquêteur sur demande.

Les membres sont également informés que le nouveau module de formation sur le harcèlement et la violence a été lancé le 25 mars 2022. Les employés sont tenus de terminer le cours d’ici le 1^er juillet 2022. Il a également été noté que l’élaboration de la nouvelle formation interne de l’Agence a commencé.

À la suite de la discussion lors de la réunion du CNOSS du 22 mars 2022, la direction convient que le Comité recevra des données non supprimées liées au processus de résolution du harcèlement et de la violence décrit dans les Procédures de prévention et de résolution du harcèlement et de la violence en milieu de travail. Il est convenu que les données non supprimées seront communiquées aux membres du CNOSS aux fins liées à la section 134.1(5) dans le cadre de la mise à jour écrite. Les membres du Comité sont tenus de garder ces renseignements confidentiels et de ne pas les utiliser à d’autres fins.

À la suite d’un examen des données, les représentants des employés se sont demandé si le respect des échéanciers pour l’achèvement des cas était un problème. La direction confirme qu’elle continuera de surveiller les tendances à mesure que les cas évoluent et qu’elle communiquera toutes les tendances pertinentes au Comité.

Santé et sécurité psychologiques

On informe les membres de la réunion du groupe de travail sur la santé et la sécurité psychologiques du CNOSS du 12 mai 2022. Lors de cette réunion, la Section nationale de la santé et de la sécurité au travail a présenté un examen du plan d’action précédent et des résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, ainsi qu’un modèle qu’elle aimerait utiliser à l’avenir. Le modèle serait axé sur les divers facteurs ayant une incidence sur la santé et la sécurité psychologiques des employés, ainsi que sur les activités et les résultats liés à ces facteurs. L’objectif est d’examiner la façon dont les programmes de l’Agence travaillent en collaboration pour gérer la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail.

Les membres sont informés que le groupe de travail sur l’apprentissage et le mieux-être a terminé leur examen des outils et ressources clés visant à appuyer les employés qui continueront à travailler virtuellement ou selon un modèle hybride à l’avenir. Une ébauche du produit sera transmise au Comité consultatif national sur le mieux-être (CCN-ME) à l’automne. Le coprésident représentant les employés demande que le produit soit également transmis au CNOSS.

MISE À JOUR DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES FINANCES ET DE L’ADMINISTRATION (DGFA)

Plan de transition de l’Agence

Le Comité reçoit un aperçu des progrès réalisés du plan de transition de l’Agence. La direction confirme que les préparatifs sont en cours pour l’Agence afin de passer à la phase préliminaire le 18 juillet 2022 et à la phase 1 le 12 septembre 2022, comme il a été annoncé. La direction mentionne que l’Agence continuerait d’évaluer la situation de la COVID-19 à mesure qu’elle évolue et de consulter les syndicats nationaux à l’avenir.

MISES À JOUR ÉCRITES

Les membres ont reçu les mises à jour écrites suivantes avant la réunion.

Programme de SST

Groupe de travail sur l’analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM)

Aucune nouvelle mesure n’a été entreprise par l’ARPEM au cours de cette période.

Groupe de travail sur l’analyse du risque professionnel (ARP) pour les employés des bureaux locaux

Le travail sur le terrain n’a pas encore repris, sauf dans des situations critiques.

Programme de protection des voies respiratoires

Les documents du programme de protection des voies respiratoires, y compris les procédures normales d’exploitation pour la protection des voies respiratoires et les procédures de travail sécuritaires applicables, sont en cours de publication.

L’équipe de l’approvisionnement met au point un contrat dirigé d’un an afin de fournir de l’équipement, de la formation et des essais d’ajustement pour le programme.

Programme d’ergonomie

Le déploiement de la nouvelle formation d’appoint des conseillers en ergonomie, qui comprend une composante sur la réalisation d’évaluations virtuelles, a commencé au cours de la semaine du 16 mai. Jusqu’à présent, 11 séances ont été offertes et environ 85 % des coachs se sont inscrits et ont participé à une séance. Les séances reprendront à l’automne.

Les membres du Comité reçoivent également une mise à jour sur le nombre de séances de sensibilisation et d’ajustements ergonomiques virtuelles effectuées du 1^er mars 2022 au 31 mai 2022.

Emploi et développement social Canada — Promesses de conformité volontaire et directives

Les membres sont informés que depuis la dernière réunion en mars 2022, il n’y a eu aucune visite d’Emploi et Développement social Canada aux emplacements de l’Agence.

Rapport de formation sur la SST

En mai 2022, le pourcentage d’employés non formés a diminué de 3 % et le pourcentage de gestionnaires non formés a diminué de 14 %. Quatre-vingt-treize pour cent des employés de l’Agence ont suivi la formation sur la santé et la sécurité en milieu de travail sur la COVID-19. Quatre-vingt-six pour cent des employés ont suivi la formation obligatoire sur la prévention de l’harcèlement et la violence. Les statistiques liées à la nouvelle formation supplémentaire sur la prévention de l’harcèlement et la violence seront présentées à la prochaine réunion, car un problème a été signalé avec la saisie de données.

Efficacité du Comité de santé et de sécurité (CSS)

Formation des CSS

Une séance d’information a eu lieu le 7 avril 2022 avec les formateurs actuels et les agents de SST. Des séances pilotes auront lieu du 20 au 23 juin 2022 dans la région de l’Ouest du 5 au 8 juillet 2022 dans la région de l’Ontario. Des séances pilotes sont également prévues pour les régions de l’Administration centrale et de l’Atlantique. Les formateurs des représentants des employés n’étaient pas disponibles pour la séance de l’Ontario et ont choisi d’être observateurs dans la région de l’Ouest. Une formation complète est prévue pour l’automne.

Cartes d’évaluation des membres des CSS et des représentants en santé et sécurité (RSS)

Les membres reçoivent les statistiques sur les enquêtes et les exigences en matière de réunions mensuelles pour le premier trimestre. Une communication a été envoyée en mai pour informer les comités et les représentants qu’ils devaient tenir leurs réunions mensuelles même si leur lieu de travail est inoccupé, comme l’exige la loi, et que des inspections mensuelles doivent être effectuées si leur immeuble est occupé par des employés de l’Agence.

Système de signalement des incidents et de la gestion de l’invalidité (SSIGI)

En fonction de la rétroaction reçue des utilisateurs et des agents, le Programme national de la SST, en collaboration avec l’équipe des relations de travail et d’intervention précoce/retour au travail, a mis à jour les questions de sélection de scénarios initiales dans le SSIGI. Ces questions sont essentielles pour s’assurer que les cas du SSIGI sont dirigés et déclarés correctement. Les utilisateurs ont éprouvé de la confusion avec les questions actuelles. Des précisions ont été apportées et une ébauche des changements proposés a été présentée au réseau des MG afin de les mettre à l’essai et de fournir des commentaires. Des commentaires ont été reçus de la part de 48 testeurs le 27 mai 2022. Les suggestions du réseau des MG seront examinées et intégrées aux changements finaux. Les versions finales des questions mises à jour devraient être achevées, traduites et envoyées à la technologie de l’information d’ici la fin du mois de juin.

D’autres améliorations au SSIGI sont relevées et des changements sont apportés au système afin d’en améliorer l’utilisation. La version 1.04 a été lancée le 17 mars 2022. La version 1.05 a été lancée le 25 mai 2022.

Premiers soins et défibrillateurs externes automatisés (DEA)

L’équipe des opérations de santé et de sécurité au travail a envoyé une communication en juin aux coordonnateurs des premiers soins et des DEA pour le remplacement des piles et des plaquettes expirant le 15 juin 2022. Les composantes expirées seront remplacées au cours des prochains mois et devraient être achevées d’ici le début de l’automne 2022.

Harcèlement et violence en milieu de travail

Les membres reçoivent un résumé des avis d’incident reçus en vertu du Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail, ainsi que des incidents de violence en milieu de travail reçus en vertu de la partie XX.

DGFA

Contrôle de détection des fibres d’amiante en suspension dans l’air

Les membres reçoivent une mise à jour sur la liste des sites de l’Agence qui contiennent des matériaux contenant de l’amiante et sur l’initiative nationale de détection des fibres d’amiante en suspension dans l’air. Les représentants de la DGFA ont indiqué qu’un examen des résultats du cycle de mise à l’essai le plus récent n’a révélé aucun sujet de préoccupation. À la suite de consultations avec les représentants des employés sur l’approche future en matière de mise à l’essai, le Comité a accepté d’appuyer une recommandation visant à tester le tiers des sites connus pour contenir des matériaux contenant de l’amiante chaque année à l’avenir.

Protocole national relativement à la COVID-19 sur les lieux de travail de l’Agence

On fournit aux membres une mise à jour sur le nombre de sites occupés. La direction fait remarquer que, puisque l’occupation des sites peut varier d’une journée à l’autre, les rapports sur le nombre de sites occupés et inoccupés peuvent varier en fonction de la journée où les données sont recueillies.

À la suite du message du commissaire le 9 mai 2022, introduisant une nouvelle phase préliminaire, les deux documents d’orientation nationaux, le protocole national sur les lieux de travail et le plan des lieux de travail ont été mis à jour en consultation avec les membres du syndicat afin de les harmoniser avec le plan de transition. La direction a confirmé que le protocole national sur les lieux de travail et les plans des lieux de travail continueront d’être mis à jour au fur et à mesure que l’Agence progresse dans le cadre du plan de transition. Les plans des lieux de travail et les listes de contrôle de l’état de préparation pour les phases subséquentes du plan de transition de l’Agence continueront d’être élaborés en consultation avec les intervenants, y compris le CNOSS.

Les représentants des employés ont demandé des renseignements liés au plan national des biens immobiliers de l’Agence. Il a été convenu que la conversation se poursuivrait à l’extérieur du CNOSS.

SÉCURITÉ

Rapport d’incident trimestriel

Les membres examinent le rapport sur les menaces et les agressions visant les employés de l’Agence pour la période de janvier à mars 2022 (quatrième trimestre). Les membres discutent du rôle des services de police lorsque des menaces sont reçues, ainsi que des mesures prises relativement aux cas individuels inclus dans le rapport. Les représentants des employés ont également suggéré que l’approche pour l’établissement de rapports sur les démonstrations soit examinée afin de s’assurer que l’incidence sur les activités de l’Agence est prise en compte avec exactitude.

Les représentants des employés demandent également qu’un résumé du nombre d’indicateurs de menace soit fourni au Comité à intervalles réguliers. La direction accepte d’examiner la demande.

Exercices d’incendie et d’urgence

Les membres reçoivent un résumé de l’observation des exigences en matière d’exercice d’urgence de l’Agence du revenu du Canada pour les immeubles occupés par l’Agence pour 2021-2022.

Les résultats de l’exercice 2021 à 2022 ont été touchés en raison de la pandémie et de la réduction du nombre d’employés qui relèvent du milieu de travail. En fonction des directives du Conseil du Trésor, et compte tenu de l’incidence de la pandémie, la direction locale et les intervenants ont eu la souplesse nécessaire pour utiliser une approche axée sur les risques au moment de décider du nombre et du moment des exercices à effectuer. De plus, les gestionnaires immobiliers et les cadres supérieurs responsables des urgences et des évacuations de nombreux immeubles ont décidé de reporter l’exercice annuel d’évacuation en cas d’incendie en raison des lignes directrices en matière de santé publique mises en place à la suite de la pandémie.

Dans l’ensemble, 100 % des immeubles occupés par l’Agence ont un plan d’intervention en cas d’urgence et un plan de sécurité en cas d’incendie approuvé, et 100 % des immeubles comptant plus de 50 employés sur place ont effectué leur exercice d’évacuation en cas d’incendie.

Le coprésident représentant les employés soulève son opposition à ce que les gestionnaires représentés soient invités à assumer les responsabilités de gestionnaire principal responsable des urgences et des évacuations dans les bureaux locaux. La direction exprime un besoin de souplesse pour s’assurer qu’une couverture appropriée existe avec moins d’employés et de gestionnaires présentement sur place. Les deux parties conviennent que la consultation continue sera importante à mesure que le plan de transition progresse et que plus d’employés sont intégrés. Le coprésident représentant les employés remet également en question la capacité de l’Agence à répondre à ses exigences en matière de couverture des premiers soins. La direction convient qu’il sera important de surveiller la question de près à l’avenir. Il a également été noté qu’une communication nationale est prévue pour solliciter des bénévoles.

Tour de table

Le coprésident représentant les employés recommande le retrait de la table ronde des prochaines réunions. Les membres acceptent la recommandation.

MOT DE LA FIN

M. Gaetz remercie tout le monde pour leur participation et leur travail acharné sur le dossier de la santé et de la sécurité. Il mentionne qu’il apprécie l’approche collaborative du Comité et accueille favorablement la possibilité de se réunir en personne dans un avenir rapproché.

M^me Côté termine la réunion en remerciant les membres pour leur travail sur les diverses initiatives en cours et souhaite un été reposant aux membres.

La prochaine réunion du CNOSS est prévue le 12 septembre 2022.

Sonia Côté Coprésidente représentant l’employeur Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité		Doug Gaetz Coprésident représentant les employés Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité
Date : 14 novembre 2022		Date : 15 novembre 2022