Procès-verbal de la réunion du Comité national d'orientation en matière de santé et sécurité

MOT D’OUVERTURE

Madame Ann Marie Hume ouvre la réunion en souhaitant à tout le monde un bon retour des vacances d’été. Elle offre ses félicitations à monsieur Marc Brière pour sa nomination au poste de président national du Syndicat des employé(e)s de l’impôt (SEI) et à monsieur Doug Gaetz pour sa nomination au poste de premier vice-président national du SEI. On souligne que monsieur Doug Mason quitte son poste de coprésident des représentants des employés du Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS), mais qu’il restera membre du comité. On reconnaît le dévouement dont il a fait preuve quant à l’amélioration de la santé et de la sécurité pour tous les employés. En raison de ce changement, monsieur Gaetz est accueilli à titre de prochain coprésident officiel des représentants des employés.

Monsieur Mason remercie Madame Debbie Ferguson pour son travail au sein du CNOSS, puisqu’il s’agit de sa dernière réunion. On confirme aussi que Monsieur Brière quittera le CNOSS. Monsieur Gaetz informera la Section nationale de la santé et de la sécurité au travail (SST) une fois que le nom des nouveaux représentants du SEI sera confirmé.

1.  RAPPORT SUR LES MESURES DE SUIVI

Le rapport sur les mesures de suivi est examiné et plusieurs points sont soulevés aux fins de discussion. Afin de donner suite aux discussions tenues lors de la dernière réunion du CNOSS, les représentants de l’employeur ont eu recours à un animateur pour la réunion sur la tenue de consultations constructives. On souligne toutefois que le processus est peut-être allé trop vite. Les membres discutent à savoir si la tenue d’une discussion animée est toujours nécessaire. On recommande de retenir le nom de trois animateurs figurant dans l’offre à commandes et que les membres examinent chaque candidature pour choisir un animateur. On décide qu’il sera utile de tenir une séance de discussion en groupe animée, mais que le comité attendra que le nom des membres du SEI soit confirmé avant de tenir la discussion en question.

On discute de la date de mise en œuvre du projet T4009. Étant donné qu’il s’agit d’une mise à jour considérable, la Direction générale des ressources humaines (DGRH) travaille avec diligence en collaboration avec la Direction générale de l’informatique afin de finaliser le projet. La Section nationale de la SST fournira une mise à jour plus détaillée lors de la prochaine réunion.

Le groupe de travail a finalisé le cadre d’atténuation des risques de menace et de violence contre les employés. Il a été transmis au sous-commissaire et à la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA), et sera présenté au Comité de gestion de l’Agence (CGA) au mois de septembre. La prochaine étape consiste à mettre en œuvre le cadre. Ce point sera ajouté à l’ordre du jour de la prochaine réunion du CNOSS.

Les membres examinent la feuille de renseignements sur les dommages à la voix et n’ont aucun autre commentaire. La Section nationale de la SST procédera à la mise en œuvre en consultation avec les représentants des employés.

Les membres discutent de la possibilité de modifier le modèle du mandat pour y inclure les incidents dans lesquels les comités de santé et de sécurité (CSS) locaux devraient être impliqués, et pour accroître le réseautage entre les bureaux locaux et les bureaux de sécurité.

Le rapport sur les mesures de suivi sera examiné afin d’en faciliter la lecture et la compréhension.

2.  Promesses de conformité volontaire (PCV) et directives

Aucune nouvelle promesse de conformité volontaire n’a été formulée depuis la dernière réunion. Les membres affirment que les plaintes liées aux décisions d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) devraient être communiquées au CNOSS. On note que l’appel d’une décision d’EDSC indiquant qu’il n’y avait aucune infraction à la partie II du Code canadien du travail a été déposé pour l’enjeu relatif à la salle de bain de l’immeuble Billings Bridge. Aucune autre discussion ne s’ensuit puisque l’appel est actuellement présenté devant les tribunaux.

3.  AMIANTE

L’ARC continue de maintenir sa liste InfoZone à jour en fonction des plus récentes données fournies par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). La liste contient maintenant les noms de 45 sites connus où se trouvent des matériaux contenant de l’amiante (MCA). Une adresse a été ajoutée depuis la dernière réunion : 290, avenue Empire, St. John’s (Terre-Neuve-et-Labrador). Par conséquent, on a communiqué les dernières données sur les MCA à la direction et au CSS locaux; les résultats des tests visant la détection de fibres d’amiante en suspension dans l’air sont bien en deçà des limites applicables.

L’initiative nationale sur les tests a pris fin l’an dernier. On a communiqué les résultats à l’échelle locale. InfoZone sera mis à jour pour tenir compte de ces résultats. La prochaine série de tests pour 2017-2018 est entamée et les tests annuels sont planifiés. Comme il a été mentionné précédemment, le personnel de première ligne a reçu la formation nécessaire; l’enregistrement de la formation sera publié sur InfoZone. Les Procédures de communication sur l’amiante ont également été examinées en raison des changements apportés à la Procédure interne de SPAC et de la mise à jour des dispositions sur l’amiante dans le Code canadien du travail, lesquelles sont entrées en vigueur en juin 2017. Puisque les Procédures de communication sur l’amiante ont été établies en étroite collaboration avec SPAC, aucune modification notable n’est nécessaire.

4.  SURVEILLANCE DU PROGRAMME DE SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL

À la fin de l’exercice 2016-2017, les agents de SST ont assuré la surveillance dans 51 immeubles pendant la première année du cycle de surveillance de deux ans. Ils ont constaté que des problèmes de conformité devaient être réglés dans tous les bureaux. Les prochaines étapes comprennent l’envoi d’un message au CGA pour régler les problèmes à l’échelle locale. Les taux de conformité des régions de l’Administration centrale (AC) et des Prairies ont été désignés comme faibles. Les représentants des employés communiqueront les résultats de la surveillance aux membres lors de la prochaine réunion des vice-présidents régionaux. La Section nationale de la SST, ainsi que les représentants des employés, choisiront trois secteurs d’intérêt à présenter au CNOSS et détermineront la façon dont ces secteurs seront abordés.

5.  prÉvention de la violence en milieu de travail

Le Comité s’entend pour attendre que le Programme du travail d’EDSC ait fait une présentation sur la prévention de la violence en milieu de travail à la fin septembre ou au début octobre avant de mettre en œuvre les Procédures en réponse à la violence en milieu de travail. Lors de la demande de présentation, il sera clair qu’elle sera donnée à titre d’information seulement, et non aux fins de médiation.

Le Groupe de travail sur la prévention de la violence en milieu de travail s’est réuni pour discuter du formulaire de consentement, de la lettre d’appel de la personne compétente et des exigences relatives à la personne compétente. De bons progrès ont été réalisés relativement à la mise au point de ces documents.

6.  efficacité du comité de santé et sécurité

La fiche d’évaluation de l’efficacité en matière de SST permet de déterminer si un CSS a tenu le nombre requis de réunions pendant l’année civile et si une inspection a été effectuée chaque mois. Les résultats suivants se rapportent aux six premiers mois de l’année en cours. Il convient de noter que les statistiques relatives à la formation du CSS sont une nouveauté cette année.

Selon les résultats, trois comités devraient se réunir chaque mois pour le reste de l’année afin de respecter l’exigence de tenir neuf réunions par année. On indique que des améliorations doivent être apportées en lien avec l’AC et la région des Prairies. Les régions qui n’ont pas mené le nombre d’inspections exigé se verront attribuer un échec sur la fiche d’évaluation de fin d’exercice.

Certains emplacements de l’Agence des services frontaliers du Canada ont connu de légères améliorations en passant de 22 % dans la fiche d’évaluation de 2016 à 42 % pour leurs inspections mensuelles. Pour aider les représentants en matière de santé et sécurité, une conférence téléphonique a eu lieu en juin 2017 et une ébauche de la liste de contrôle d’inspection a été communiquée afin d’être utilisée. On croit que certains résultats obtenus sont attribuables aux utilisateurs qui ne saisissent pas uniformément et au bon moment leurs renseignements dans l’application des Rapports SST.

Suivant la recommandation du CNOSS, la Section nationale de la SST est en train d’apporter des changements à l’application des Rapports SST et un rappel sera envoyé aux CSS qui n’ont pas terminé leurs rapports avant le 10^e jour de chaque mois. De plus, les rapports mensuels ne seront pas rouverts si les renseignements n’ont pas été saisis dans le système avant la date limite. Ces changements seront communiqués à tous les intervenants quand la Section nationale de la SST sera prête à lancer la mise à jour.

Les résultats sont aussi surveillés lors de la mise en œuvre continue de la formation des CSS. En date du mois d’août 2017, 48 % de tous les représentants et membres des comités avaient suivi la formation. Les agents de SST continueront à surveiller les activités de chaque comité et de chaque représentant, en plus d’offrir leur soutien et d’aborder des secteurs de préoccupation précis. Ils s’assureront également que les comités et les représentants ont établi des plans pour garantir une couverture pendant les principales périodes de congé, de sorte que les inspections et les réunions puissent avoir lieu, au besoin.

La séance de formation des formateurs prévue du 27 au 29 juin 2017 a été reportée, soit du 22 au 24 août 2017. Deux autres séances auront lieu du 6 au 8 septembre et du 7 au 9 novembre.

Le numéro d’été du bulletin a été publié le 24 août et renfermait des articles sur les rôles du CSS, les unités de rayonnage mobiles, les petits appareils, les rapports T4009 et la préparation en vue d’une urgence médicale. Le prochain numéro sera publié en octobre 2017. Les anciens bulletins seront dorénavant mis à la disposition de tous les employés sur la page Wiki de l’ARC. Ces renseignements peuvent être consultés sur la page de la SST dans InfoZone.

7.  PROGRAMME DE SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL

Groupe de travail de l’Analyse du risque professionnel en environnements multiples (ARPEM)

La Section nationale de la SST est en train de finaliser les approbations pour les procédures normales d’exploitation (PNE) révisées relatives à l’ARPEM. Une fois approuvées, les PNE seront publiées dans InfoZone et communiquées au groupe de travail de l’ARPEM.

Groupe de travail de l’analyse du risque professionnel (ARP) pour les employés sur place

Une lettre d’appel a été envoyée afin de solliciter des représentants pour le groupe de travail de l’ARP pour les employés sur place. Les noms des représentants ont été reçus et une première réunion du groupe de travail est prévue pour le 15 septembre 2017.

Stratégie en matière d’ergonomie

La Section nationale de la SST travaille à harmoniser les produits ergonomiques avant le lancement du nouveau site Web sur l’ergonomie et de la PNE pour l’ergonomie au bureau révisée. Un communiqué sera envoyé au CGA pour annoncer les changements apportés à la PNE et faire la promotion du nouveau site Web. De plus, des messages seront envoyés aux CSS et aux coaches en ergonomie pour promouvoir la sensibilisation dans leurs bureaux locaux. Au cours des prochains mois, des webinaires auront lieu pour la communauté de coaches en ergonomie et des dîners-conférences seront organisés pour les gestionnaires et les employés. Le site Web sur l’ergonomie, disponible dans InfoZone, contient maintenant des renseignements pour aider les gestionnaires à choisir et à mettre en œuvre les bonnes solutions ergonomiques pour leurs employés. Un schéma du processus de prévention en ergonomie a été élaboré afin d’aider les gestionnaires à cibler les ressources internes nécessaires pour traiter les problèmes d’ergonomie de leurs employés. Les changements apportés au but d’une évaluation ergonomique externe permettent une meilleure harmonisation avec le Centre d’expertise des relations de travail et le nouveau Centre d’intervention précoce et de retour au travail.  

On suggère que les instruments de politique de la DGFA soient transmis au CNOSS aux fins d’examen. La DGFA attend la directive du Secrétariat du Conseil du Trésor pour mettre à jour ses instruments; cependant, elle les examinera afin de déterminer quels sont ceux qui pourraient faire l’objet d’un examen par le CNOSS.

8.  Norme psychologique

Le comité technique du Groupe de travail mixte sur la santé mentale sollicite la rétroaction des ministères et des organismes, d’ici le 8 septembre 2017, en ce qui a trait au contenu de son troisième rapport – un guide de mise en œuvre, étape par étape, de la Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail. Le groupe de travail de l’Agence sur la sécurité psychologique s’est réuni le 6 septembre 2017. Durant la rencontre, les membres du groupe de travail ont échangé des idées sur le rôle des CSS à l’égard de la santé mentale et sur la façon de leur fournir des renseignements sur les ressources disponibles à l’Agence pour gérer les problèmes de santé mentale. Les membres ont également discuté du fait que la formation devrait être mise à jour afin d’inclure la santé psychologique, une feuille de renseignements sur le formulaire T4009 et l’avis de l’employeur de lésion ou de maladie.

Les centres d’appels se penchent actuellement sur le mieux-être des employés, mais certaines préoccupations sont soulevées puisque les CSS et le CNOSS n’ont pas été sollicités. Les résultats des sondages éclair seront présentés à la prochaine réunion du CNOSS.

9.  MISES A JOUR ÉCRITES

Rapport de formation

Statistiques sur la formation en santé et sécurité

Le taux d’employés non formés a diminué de 2 % pour juillet 2017, alors que le taux de gestionnaires non formés a augmenté de 18 %. Cela pourrait être attribuable aux affectations intérimaires d’employés pour remplacer certains gestionnaires durant les vacances d’été. Une préoccupation est aussi soulevée quant aux faibles taux d’achèvement de la formation chez les étudiants.

La Section nationale de la SST examinera la possibilité d’ajouter un énoncé relatif à la formation obligatoire en SST dans les messages de l’ARC qui concernent l’intégration des étudiants.

Formation sur la prévention de la violence en milieu de travail

Le taux d’employés et de gestionnaires non formés demeure à 2 % à l’échelle nationale.

Calendrier des communications relatives à la SST (2017-2018)

Le comité n’a aucun commentaire à formuler sur ce point à l’ordre du jour.

Rapports d’incidents de sécurité trimestriels

Le CNOSS discute des protocoles de suivi pour les incidents nécessitant l’intervention de la police. Il peut s’agir d’incidents pour lesquels l’ARC n’a reçu aucune réponse de suivi de la part de la police et pour lesquels, donc, elle ne dispose d’aucun renseignement supplémentaire. On suggère d’ajouter au rapport la mention « L’ARC ne dispose d’aucun renseignement supplémentaire ». On précise aussi que les incidents internes sont la responsabilité de la DGRH et que les menaces externes sont la responsabilité de la DGFA. Le dernier rapport d’incidents de sécurité trimestriels sera transmis aux CSS.

mot de la fin

Madame Hume remercie chacun pour sa participation et est persuadée que nous continuerons à travailler efficacement ensemble pour aborder les enjeux nationaux qui amélioreront le Programme de SST de l’Agence. Monsieur Mason indique qu’il a aimé le temps qu’il a passé à titre de coprésident pour les employés au CNOSS et espère continuer le travail positif visant à résoudre les enjeux liés à la santé et à la sécurité. La prochaine réunion du CNOSS aura lieu le 29 novembre 2017.